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Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | O processo “Gestão de Demandas” aborda tanto o tema de inicialização dos projetos como o tem de planejamento de Ordens de Serviço, entrando em conflito com o objetivo do processo de “Planejamento da Execução de OS”. | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Gestão de Demandas; e, Planejamento da Execução de OS. |
| 2 | Em nenhum dos processos “Gestão de Demandas” e “Planejamento de O.S.” as etapas de definição de “UST prevista” e de “UST aprovada” não estão representadas e são de suma importância para a mensuração dos indicadores disponíveis no painel de BI da PRTP. | Ausência de informações sobre as previsibilidades e aprovações de UST, etapa obrigatória para inicialização de qualquer serviço. | Gestão de Demandas; e, Planejamento da Execução de OS. |
| 3 | O Nome do processo “Planejamento da Execução de OS” não está aderente ao conjunto de atividades composta no processo. O processo trata, em sua maior parte, sobre subprocessos de execução dos serviços do escritório, bem como a liberação de acessos, carecendo em atividades de planejamento, ou seja, previsibilidade de utilização de UST, serviços e quantitativos e processos que deverão compor a execução das ordens de serviço. | Dificuldade no entendimento sobre as etapas de Planejamento / Execução. | Planejamento da Execução de OS. |
| 4 | A atividade de delimitação de quais os processos devem compor a Ordem de Serviço não é abordada no planejamento da execução de O.S.. | A representação do processo não detalha as informações essenciais da O.S., podendo dificultar o seu entendimento e execução. | Planejamento da Execução de OS. |
| 5 | Os projetos eram atrelados a criação de estruturas no SVN, conforme representado no processo, no entanto, essa prática foi descontinuada e atualmente eles são diretamente atrelados ao macroprocesso de sua competência, disposto na Cadeia de Valor da Companhia. | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Gestão de Demandas |
| 6 | O Documento de Checklist de inicialização de projeto não é representado em nenhum processo analisado. | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Gestão de Demandas; e, Planejamento da Execução de OS. |
| 7 | O registro da documentação no sistema GDOC não é retratado na maioria dos processos analisados. | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Gestão de Demandas; e, Planejamento da Execução de OS. |
| 8 | As necessidades dos pedidos de alteração de O.S., bem como os devidos procedimentos de justificativas no REDMINE, não estão representados no processo. | Carência de informações no Painel de BI da PRTP.Tais procedimentos deveriam ser contabilizados principalmente para mensurar, no painel de BI da PRTP, o quantitativo de necessidade de ajustes. | Formalizar Ordem de Serviço. |
| 9 | O processo “Finalização da Frente de Trabalho” representa apenas as etapas de entrega final do projeto, carecendo a representação das atividades inerentes sobre as entregas dos serviços (entregas intermediárias) ao longo do desenvolvimento do projeto. | Processo com informações mais genéricas, pois não ficou claro se as atividades tratam apenas da finalização no âmbito de projeto ou na da finalização de Ordens de Serviço. | Finalização da frente de trabalho. |
| 10 | No processo “Finalização da Frente de Trabalho” não está sendo representado a homologação realizada pelo cliente, etapa obrigatória para a finalização de qualquer serviço. | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Finalização da frente de trabalho. |
| 11 | Na maioria dos processos as atividades de atuação no REDMINE não estão contempladas | Documentação com a disposição de informações que dificultam o repasse de conhecimento sobre a execução dos processos. | Gestão de Demandas; Planejamento da Execução de OS; Formalizar Ordem de Serviço; e , Finalização da frente de trabalho. |
| 12 | A geração dos termos TRP e TRD não estão sendo feitas de forma automática, conforme pensado inicialmente (Integração entre REDMINE e GEPRO). | O Fiscal deve procurar os termos de forma manual, dentre vários termos gerados no GEPRO, para depois proceder a sua emissão no GDOC. A automação pode evitar o trabalho de busca manual, bem como evitar risco de emissão de termos desnecessariamente. | Finalizar demandas do escritório de processos no sistema de apoio. |
| 13 | A apresentação final de entrega do projeto é inserida apenas no GDOC, carecendo a disponibilidade do arquivo no repositório SVN da PRTP. | Ausência da salvaguarda de arquivos de suma importância para o desenvolvimento das atividades da PRTP. | Aplicar pesquisa de Satisfação do Cliente sobre os projetos atendidos pelo escritório. |
| 14 | Existência de vários campos para preenchimento no sistema REDMINE. | Dificuldade na identificação sobre obrigatoriedade de informações. | Gestão de Demandas; Planejamento da Execução de OS; Formalizar Ordem de Serviço; e , Finalização da frente de trabalho; e. Finalizar demandas do escritório de processos no sistema de apoio. |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 2 | 11% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 0 | 0% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 0 | 0% |
| Regras de Negócio | 3 | 17% |
| Comunicação/Articulação | 0 | 0% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 12 | 67% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 1 | 6% |
| Total | 18 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| O processo “Gestão de Demandas” aborda tanto o tema de inicialização dos projetos como o tem de planejamento de Ordens de Serviço, entrando em conflito com o objetivo do processo de “Planejamento da Execução de OS”. | Rever o recorte e interface de cada processo, ajustando as atividades de execução conforme o objetivo do processo. | Processo |
| Em nenhum dos processos “Gestão de Demandas” e “Planejamento de O.S.” as etapas de definição de “UST prevista” e de “UST aprovada” não estão representadas e são de suma importância para a mensuração dos indicadores disponíveis no painel de BI da PRTP. | Prever a etapa de detalhamento sobre USTs no redesenho dos processos. | Processo |
| O Nome do processo “Planejamento da Execução de OS” não está aderente ao conjunto de atividades composta no processo. O processo trata, em sua maior parte, sobre subprocessos de execução dos serviços do escritório, bem como a liberação de acessos, carecendo em atividades de planejamento, ou seja, previsibilidade de utilização de UST, serviços e quantitativos e processos que deverão compor a execução das ordens de serviço. | Rever o recorte e interface de cada processo, ajustando as atividades de execução conforme o objetivo do processo. | Processo |
| A atividade de delimitação de quais os processos devem compor a Ordem de Serviço não é abordada no planejamento da execução de O.S.. | Prever a etapa de detalhamento do quantitativo e nomenclatura de processos no redesenho dos processos. | Processo |
| Os projetos eram atrelados a criação de estruturas no SVN, conforme representado no processo, no entanto, essa prática foi descontinuada e atualmente eles são diretamente atrelados ao macroprocesso de sua competência, disposto na Cadeia de Valor da Companhia. | Redesenhar os processos de modo que reflitam a realidade e tragam maior fluidez e controle sobre a gestão das demandas do escritório de processos da Companhia. | Processo |
| O Documento de Checklist de inicialização de projeto não é representado em nenhum processo analisado. | Prever a elaboração do documento de Checklist de inicialização de projeto no processo onde é tratado as etapas de inicialização de projetos. | Processo |
| O registro da documentação no sistema GDOC não é retratado na maioria dos processos analisados. | Redesenhar os processos de modo que reflitam a realidade e tragam maior fluidez e controle sobre a gestão das demandas do escritório de processos da Companhia. | Processo |
| As necessidades dos pedidos de alteração de O.S., bem como os devidos procedimentos de justificativas no REDMINE, não estão representados no processo. | Reestruturar o processo para que ele represente as necessidades de alteração de O.S. ao longo do desenvolvimento dos produtos. | Processo |
| O processo “Finalização da Frente de Trabalho” representa apenas as etapas de entrega final do projeto, carecendo a representação das atividades inerentes sobre as entregas dos serviços (entregas intermediárias) ao longo do desenvolvimento do projeto. | Delimitar melhor as atividades de finalização de projeto no redesenho do processo. | Processo |
| No processo “Finalização da Frente de Trabalho” não está sendo representado a homologação realizada pelo cliente, etapa obrigatória para a finalização de qualquer serviço. | Prever a etapa de homologação, realizada pelo cliente demandante, no redesenho do processo de Finalização de frente de trabalho. | Processo |
| Na maioria dos processos as atividades de atuação no REDMINE não estão contempladas | Redesenhar os processos de modo que reflitam a realidade e tragam maior fluidez e controle sobre a gestão das demandas do escritório de processos da Companhia. | Processo |
| A geração dos termos TRP e TRD não estão sendo feitas de forma automática, conforme pensado inicialmente (Integração entre REDMINE e GEPRO). | Automatizar a geração dos termos conforme a mudança de status no REDMINE. Quando o status for alterado para “Homologado” o termo TRP deverá ser gerado automaticamente via GEPRO e inserido no GDOC para assinaturas. Quando o status for alterado para “Validada” o termo TRD deverá ser gerado automaticamente via GEPRO e inserido no GDOC para assinaturas. Verificar a possibilidade de apoio da PRTD para finalizar o desenvolvimento já iniciado pela PRTP. | Automação |
| A apresentação final de entrega do projeto é inserida apenas no GDOC, carecendo a disponibilidade do arquivo no repositório SVN da PRTP. | Redesenhar o processo prevendo a adoção da inserção da apresentação final no repositório SVN da PRTP. | Processo |
| Existência de vários campos para preenchimento no sistema REDMINE. | Na etapa de redesenho, além de se pensar em evolução da execução das atividades, será apontado quais os campos são essenciais para a gestão das demandas da PRTP. | Processo |