PROR - Gerencia de Controle e Recursos
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Atividades referentes a notificação sendo executadas diretamente pela PROR - Gerência de Controle de Recursos. | Desalinhamento das atividades de notificação em relação a estrutura organizacional e a cadeia de valor da Companhia. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. P0108 - Notificar usuário em relação ao processo de autuação. |
| 2 | Ausência de indicadores específicos diretamente ligados a execução das atividades da área. | Dificuldade em medir a performance/resultados das atividades pertinentes a PROR. Ausência de informações mais sólidas para apoiar as tomadas de decisões e auxiliar o atingimento dos objetivos da área. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. P0108 - Notificar usuário em relação ao processo de autuação. P0109 - Acompanhar o processo de autuação. |
| 3 | Alta dependência de agentes externos (Correios e Adasa - Agência Reguladora de águas, Energia e Saneamento do Distrito Federal) para execução do processo. | Morosidade na efetivação da notificação ao usuário. Ausência de controle sobre os prazos e sobre as atividades que passam pela intervenção externa. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. P0108 - Notificar usuário em relação ao processo de autuação. P0109 - Acompanhar o processo de autuação. |
| 4 | Ausência de padronização dos dossiês e relatórios técnicos de autuação referentes a água e esgoto. | Morosidade devido a necessidade de análises diferenciadas dos documentos. Despadronização dos dossiês de autuação referente a irregularidade cometida pelo usuário. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. |
| 5 | Demora no envio dos TOIs - Termo de Ocorrência de Irregularidade, por parte das áreas fiscalizadoras da Caesb - Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal. | Dificuldade em atender ao objetivo primordial da autuação, que é a conscientização do usuário. Dificuldade de verificações necessárias sobre a notificação, devido a janela de tempo existente entre o recebimento do referido documento e a data de ocorrência do fato gerador da notificação. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. |
| 6 | Realização do controle de recebimento e envio de dossiês realizados de forma manual pela PROR, mediante a utilização de planilhas em Excel. | Possibilidade de perda de informações a respeito do recebimento e envio de dossiês. Distorção do direcionamento e da distribuição de tempo da equipe desnecessariamente com atividades de suporte. Morosidade na realização das atividades. Possibilidade de erros devido a necessidade de intervenção humana. | P0106 - Realizar recebimento e controle de Dossiê de autuação. |
| 7 | Desatualização dos dados cadastrais do usuário externo no sistema Gcom. | Necessidade de constantes verificações dos endereços dos usuários a serem notificados, por parte da PROR. Possibilidade do aumento de custos referentes aos reenvios das AR - Aviso de Recebimento. Possibilidade de retrabalho por parte da PROR para reenvios das ARs. | P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. P0108 - Notificar usuário em relação ao processo de autuação. |
| 8 | Movimentação de documentos referentes aos dossiês de autuação e relatórios técnicos de forma física. | Possibilidade de perda, desvio ou dano dos documentos movimentados. Possibilidade de divergência entre as informações físicas e digitais. Demanda por espaços físicos destinados aos documentos na área da PROR. Possibilidade de erros devido a necessidade de intervenção humana. | P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. P0108 - Notificar usuário em relação ao processo de autuação. |
| 9 | Impossibilidade de edição da NI - Notificação inicial, via sistema. | Morosidade no envio da NI. Distorção do foco da equipe da PROR em atividades de menor relevância. Possibilidade de erros devido a necessidade de intervenção humana. | P0107 - Preparar notificação de autuação inicial. |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 3 | 10% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 6 | 20% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 2 | 7% |
| Regras de Negócio | 4 | 13% |
| Comunicação/Articulação | 5 | 17% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 7 | 23% |
| Burocracia | 2 | 7% |
| Financeiro | 1 | 3% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 0 | 0% |
| Total | 30 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Atividades referentes a notificação sendo executadas diretamente pela PROR - Gerência de Controle de Recursos. | Verificar a possibilidade de reposicionamento dos processos P0106, P0107 e P0108 na estrutura organizacional e na cadeia de valor da Caesb - Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal. | Gestão |
| Ausência de indicadores específicos diretamente ligados a execução das atividades da área. | Definir indicadores de desempenho que meçam os resultados e que reflitam a realidade e necessidades das atividades executadas pela PROR. | Gestão |
| Alta dependência de agentes externos (Correios e Adasa - Agência Reguladora de águas, Energia e Saneamento do Distrito Federal) para execução do processo. | Verificar, com a Adasa, a possibilidade de inserção de mecanismo mais ágil para realização da notificação do usuário. | Processo |
| Ausência de padronização dos dossiês e relatórios técnicos de autuação referentes a água e esgoto. | Verificar com as áreas fiscalizadoras a padronização dos relatórios técnicos e dossiês de autuação referentes a água e esgoto. | Gestão |
| Demora no envio dos TOIs - Termo de Ocorrência de Irregularidade, por parte das áreas fiscalizadoras da Caesb - Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal. | Realizar interlocuções de alinhamentos entre a PROR e as áreas fiscalizadoras no intuito de corroborar a importância do envio do TOI o mais próximo possível da data de autuação do usuário. | Gestão |
| Demora no envio dos TOIs - Termo de Ocorrência de Irregularidade, por parte das áreas fiscalizadoras da Caesb - Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal. | Propor arquivamento dos TOIs que não forem enviados à PROR no prazo máximo de 30 dias, conforme determinado no item 8.5 da NR06/2022- PR. | Processo |
| Realização do controle de recebimento e envio de dossiês realizados de forma manual pela PROR, mediante a utilização de planilhas em Excel. | Verificar com a PRTD - Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas, a possibilidade de inserir campos com as referidas informações no sistema Gcom - Gestão Comercial, bem como gerar relatórios para extração das datas de recebimento e envio dos dossiês dos processos de autuação por parte da PROR. | Sistema |
| Desatualização dos dados cadastrais do usuário externo no sistema Gcom. | Verificar com as áreas responsáveis pela manutenção dos dados a possibilidade de atualização dos dados cadastrais. | Gestão |
| Movimentação de documentos referentes aos dossiês de autuação e relatórios técnicos de forma física. | Alinhar com a RRE - Superintendência de Regulação, a possibilidade de movimentação de documentos referentes aos dossiês de autuação de forma eletrônica, conforme embasamento na Res. 03 da Adasa, Cap. IV, Art. 7o, Parágrafo 1o | Gestão |
| Impossibilidade de edição da NI - Notificação inicial, via sistema. | Verificar com a CACF - Gerência de Faturamento, e com a PRTD a possibilidade de inserção do valor (numérico e por extenso) referente ao consumo evadido diretamente no sistema Gcom. | Sistema |
| Impossibilidade de edição da NI - Notificação inicial, via sistema. | Verificar com a PRTD a possibilidade de disponibilizar uma primeira versão da NI no sistema Gcom em formato editável, a fim de propiciar ajustes que se fizerem necessários por parte da PROR, e posteriormente criar o arquivo em formato PDF. | Sistema |