PRF - Corregedoria
Serviços em andamento
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 4 | Baixo nível de divulgação e aplicação de advertência gerencial. Houve uma divulgação a respeito do procedimento, todavia ainda se faz necessário maiores divulgações para a devida aplicação por parte das chefias imediatas. | Falta de clareza nas providências a serem tomadas em casos de descumprimento de advertência gerencial. Possibilidade de não cumprimento a devida penalidade. Possibilidade de sensação de impunidade por parte do empregado advertido. | •C2.N07.M04.PAI0055 - Triar denúncias recebidas pelos canais oficiais internos e externos |
| 5 | Ausência de alertas em relação ao esgotamento do prazo para retorno do empregado em relação ao TAC oferecido. Atualmente é necessário que a PRF realize um controle manual através de planilha de controle interna. | Possibilidade de perda de prazos. Possibilidade de invalidação do TAC. Necessidade de gasto de tempo e recursos humanos com o controle de prazos. | •C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado •C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC •C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC |
| 6 | Ausência de alertas em relação a demandas recebidas da CCMC em relação ao resultado da mediação/conciliação. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Possibilidade de perda de prazos. Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de perda da informação. | •C2.N07.M04.PAI0060 - Providenciar solicitações da CCMC relacionadas ao processo de denúncia |
| 7 | Ausência de alertas em relação a demandas recebidas da CECC em relação as providências adotadas para as questões de ética. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Possibilidade de perda de prazos. Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de perda da informação. | •C2.N07.M04.PAI0058 - Providenciar solicitações da CECC relacionadas ao processo de denúncia referente a questão de ética •C2.N07.M04.PAI0059 - Tratar solicitações diversas da CECC |
| 8 | Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, relacionado ao afastamento do empregado cuja conciliação/mediação foi infrutífera. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Possibilidade de perda de prazos. Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de perda da informação. | •C2.N07.M04.PAI0060 - Providenciar solicitações da CCMC relacionadas ao processo de denúncia |
| 9 | Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, sobre autorização para instauração de PAD. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de desprendimento de tempo de recursos humanos com tarefas que poderiam ser automatizadas. | •C2.N07.M04.PAI0048 - Realizar providências necessárias à efetivação do PAD •C2.N07.M04.PAI0052 - Acompanhar PAD e Sindicância •C2.N07.M04.PAI0053 - Realizar demais diligências em relação ao PAD |
| 10 | Ausência de alertas em relação a assinatura do TAC pelo empregado e/ou pelo superior do empregado. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de perda da informação. Possibilidade de maior desprendimento de tempo da equipe da PRF com desdobramentos do processo que poderiam ser evitados | •C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado •C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC •C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC |
| 11 | Ausência de alertas em relação ao final da validade do TAC (2 anos). Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Possibilidade de perda de prazos. Possibilidade de morosidade na execução do processo. Possibilidade de perda da informação. Possibilidade de prejuízos para a imagem da Companhia | •C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado •C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC •C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC |
| 1 | Ausência de ferramenta que auxilie no registro e controle em relação ao recebimento e andamento das denúncias. Atualmente, é necessário que a área realize o controle manual dessas demandas, através de planilha interna de controle. | Perda de tempo com atividades que não são a finalidade da área. Possibilidade de falhas manuais. Dificuldade de controle das informações. Dificuldade de repasse das informações e do conhecimento. Possibilidade de perda das informações. Possibilidade de atrasos na realização da investigação preliminar. Demanda de mais tempo e esforço da equipe. Possibilidade de impacto para a imagem da Caesb. Possibilidade de insatisfação dos envolvidos na investigação preliminar. Aumento do risco de erros e retrabalho. | • C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado • C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC • C2.N07.M04.PAI0048 - Realizar providências necessárias à efetivação do PAD • C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC • C2.N07.M04.PAI0050 - Atender Demandas de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0051 - Atender Orientações de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0052 - Acompanhar PAD e Sindicância • C2.N07.M04.PAI0053 - Realizar demais diligências em relação ao PAD • C2.N07.M04.PAI0054 - Triar reclamações recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0055 - Triar denúncias recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0056 - Tratar recomendação de arquivamento de denúncia sobre infrações diversas • C2.N07.M04.PAI0057 - Assessorar a PR, DC, Conselho de Administração e Conselho Fiscal em processos sobre transgressões disciplinares • C2.N07.M04.PAI0058 - Providenciar solicitações da CECC relacionadas ao processo de denúncia referente a questão de ética • C2.N07.M04.PAI0059 - Tratar solicitações diversas da CECC • C2.N07.M04.PAI0060 - Providenciar solicitações da CCMC relacionadas ao processo de denúncia • C2.N07.M04.PAI0061 - Realizar tratativas para instauração de TCE • C2.N07.M04.PAI0062 - Analisar vícios de formalidade da TCE • C2.N07.M04.PAI0063 - Tratar ritos da TCE |
| 2 | Ausência de indicadores para monitorar os processos em andamento na PRF. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem os processos tratados pela área. | Dificuldade em medir a eficiência e a eficácia dos processos, o que impede a identificação das melhorias. Possibilidade em prejudicar a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados, tornando a gestão mais reativa do que proativa. | • C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado • C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC • C2.N07.M04.PAI0048 - Realizar providências necessárias à efetivação do PAD • C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC • C2.N07.M04.PAI0050 - Atender Demandas de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0051 - Atender Orientações de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0052 - Acompanhar PAD e Sindicância • C2.N07.M04.PAI0053 - Realizar demais diligências em relação ao PAD • C2.N07.M04.PAI0054 - Triar reclamações recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0055 - Triar denúncias recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0056 - Tratar recomendação de arquivamento de denúncia sobre infrações diversas • C2.N07.M04.PAI0057 - Assessorar a PR, DC, Conselho de Administração e Conselho Fiscal em processos sobre transgressões disciplinares • C2.N07.M04.PAI0058 - Providenciar solicitações da CECC relacionadas ao processo de denúncia referente a questão de ética • C2.N07.M04.PAI0059 - Tratar solicitações diversas da CECC • C2.N07.M04.PAI0060 - Providenciar solicitações da CCMC relacionadas ao processo de denúncia • C2.N07.M04.PAI0061 - Realizar tratativas para instauração de TCE • C2.N07.M04.PAI0062 - Analisar vícios de formalidade da TCE • C2.N07.M04.PAI0063 - Tratar ritos da TCE |
| 3 | O tempo e a capacidade de execução dos processos não são satisfatórios. Atualmente a área executa seus processos dentro das suas possibilidade considerando o número de recursos humanos disponíveis, utilizando um tempo acima do esperado e atendendo a quantidade de demandas possíveis dentro do referido cenário. | Necessidade de priorização de demandas em detrimento de outras. Existência de demandas represadas. Possibilidade de não cumprimento dos prazos instituídos na IN 02.2021, o que pode resultar prejuízos para a imagem da Companhia. | • C2.N07.M04.PAI0046 - Ofertar TAC para o empregado • C2.N07.M04.PAI0047 - Monitorar resposta do empregado ao TAC • C2.N07.M04.PAI0048 - Realizar providências necessárias à efetivação do PAD • C2.N07.M04.PAI0049 - Implementar medidas para efetividade do TAC • C2.N07.M04.PAI0050 - Atender Demandas de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0051 - Atender Orientações de Órgãos Externos • C2.N07.M04.PAI0052 - Acompanhar PAD e Sindicância • C2.N07.M04.PAI0053 - Realizar demais diligências em relação ao PAD • C2.N07.M04.PAI0054 - Triar reclamações recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0055 - Triar denúncias recebidas pelos canais oficiais internos e externos • C2.N07.M04.PAI0056 - Tratar recomendação de arquivamento de denúncia sobre infrações diversas • C2.N07.M04.PAI0057 - Assessorar a PR, DC, Conselho de Administração e Conselho Fiscal em processos sobre transgressões disciplinares • C2.N07.M04.PAI0058 - Providenciar solicitações da CECC relacionadas ao processo de denúncia referente a questão de ética • C2.N07.M04.PAI0059 - Tratar solicitações diversas da CECC • C2.N07.M04.PAI0060 - Providenciar solicitações da CCMC relacionadas ao processo de denúncia • C2.N07.M04.PAI0061 - Realizar tratativas para instauração de TCE • C2.N07.M04.PAI0062 - Analisar vícios de formalidade da TCE • C2.N07.M04.PAI0063 - Tratar ritos da TCE |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 8 | 27% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 1 | 3% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 3% |
| Regras de Negócio | 7 | 23% |
| Comunicação/Articulação | 1 | 3% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 2 | 7% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 1 | 3% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 1 | 3% |
| Integração | 8 | 27% |
| Total | 30 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Baixo nível de divulgação e aplicação de advertência gerencial. Houve uma divulgação a respeito do procedimento, todavia ainda se faz necessário maiores divulgações para a devida aplicação por parte das chefias imediatas. | Divulgar procedimento para os casos em que houver descumprimento de advertência gerencial, fomentando sobretudo com os gerentes da Companhia. Tal fomentação pode ser realizada através de divulgações no Comunicados Caesb ou demais meios que se fizerem adequados. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação ao esgotamento do prazo para retorno do empregado em relação ao TAC oferecido. Atualmente é necessário que a PRF realize um controle manual através de planilha de controle interna. | Criar regra de negócio na ferramenta para emissão do alerta após esgotamento do prazo do TAC oferecido para o empregado. | Sistema |
| Ausência de alertas em relação ao esgotamento do prazo para retorno do empregado em relação ao TAC oferecido. Atualmente é necessário que a PRF realize um controle manual através de planilha de controle interna. | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação a demandas recebidas da CCMC em relação ao resultado da mediação/conciliação. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Realizar alinhamentos com os membros da CCMC para enviarem algum tipo de alerta/comunicado em reelação a finalização da mediação/conciliação. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação a demandas recebidas da CECC em relação as providências adotadas para as questões de ética. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Realizar alinhamentos com os membros da CECC para enviarem algum tipo de alerta/comunicado em reelação as providências adotadas nos casos de ética. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, relacionado ao afastamento do empregado cuja conciliação/mediação foi infrutífera. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, relacionado ao afastamento do empregado cuja conciliação/mediação foi infrutífera. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Criar regra de negócio na ferramenta para emissão do alerta após o retorno da PR sobre o afastamento do empregado cuja conciliação/mediação foi infrutífera. | Sistema |
| Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, sobre autorização para instauração de PAD. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Criar regra de negócio na ferramenta para emissão do alerta após retorno da PR sobre autorização de instauração de PAD. | Sistema |
| Ausência de alertas em relação ao retorno recebido da PR, sobre autorização para instauração de PAD. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle. | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação a assinatura do TAC pelo empregado e/ou pelo superior do empregado. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Criar regra de negócio na ferramenta para emissão do alerta após assinatura do empregado no TAC. | Sistema |
| Ausência de alertas em relação a assinatura do TAC pelo empregado e/ou pelo superior do empregado. Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação ao final da validade do TAC (2 anos). Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de alertas em relação ao final da validade do TAC (2 anos). Atualmente é necessário acompanhamento ativo da PRF, sobretudo por meio de planilha interna de controle | Criar regra de negócio na ferramenta para emissão do alerta após o vencimento do TAC. | Sistema |
| Ausência de ferramenta que auxilie no registro e controle em relação ao recebimento e andamento das denúncias. Atualmente, é necessário que a área realize o controle manual dessas demandas, através de planilha interna de controle. | Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de ferramenta que auxilie no registro e controle em relação ao recebimento e andamento das denúncias. Atualmente, é necessário que a área realize o controle manual dessas demandas, através de planilha interna de controle. | Elaborar procedimento interno de trabalho para definição de meio oficial para registro e controle de demandas a serem atendidas pela PRF e suas Coordenadorias. | Gestão |
| Ausência de indicadores para monitorar os processos em andamento na PRF. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem os processos tratados pela área. | Criar e implementar indicadores para medição dos processos tratados pela PRF. | Gestão |
| O tempo e a capacidade de execução dos processos não são satisfatórios. Atualmente a área executa seus processos dentro das suas possibilidade considerando o número de recursos humanos disponíveis, utilizando um tempo acima do esperado e atendendo a quantidade de demandas possíveis dentro do referido cenário. | Realizar, com o auxílio do Escritório de Processos da Caesb, o serviço de "Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio (análise de alocação de recursos) -S4". | Gestão |