PPA - Superintendência de Produção de Agua
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Alto índice de horas extras geradas mensalmente em decorrência da redução do quadro de pessoal da operação das estações de tratamento. | Crescente valor gasto com horas extras. | C1.N01.PAI0025 - Avaliar relatório de horas extras das unidades da PPA |
| 2 | Ausência de ferramenta automatizada de pagamento para compras via fundo rotativo. | Necessidade de deslocamento até a sede para buscar o cheque do fundo rotativo. | C1.N01.PAI0023 - Gerir fundo rotativo da PPA |
| 3 | Não há parâmetros formais para priorização das demandas de resposta por informação. | Maior dificuldade na busca de informações para elaboração de respostas às demandas. | - C1.N01.PAI0026 - Responder às demandas externas de informações da PPA - C1.N01.PAI0027 - Responder às demandas internas por informações sobre produção de água |
| 4 | Movimentação de itens sem registros levando a necessidade de rastreamento dos itens em outras áreas e sistemas. | Identificação de itens em outras áreas / unidades sem a devida formalização da movimentação. | C1.N01.PAI0028 - Gerenciar patrimônio da PPA |
| 5 | Eventual atraso no envio dos dados relativos às escalas de sobreaviso. | Necessidade de cobrança para envio das informações. | C1.N01.PAI0024 - Avaliar escalas de sobreaviso das gerências da PPA |
| 6 | Não há obrigatoriedade de registro de movimentação de itens no SIMAN, por parte da área de manutenção, quando a movimentação é realizada para manutenção preventiva. | - Ausência de registro dos itens no SIMAN; - Maior tempo desprendido para localização dos itens. | C1.N01.PAI0028 - Gerenciar patrimônio da PPA |
| 7 | Não há padronização na distribuição da carga patrimonial entre as áreas. | - Sobrecarga patrimonial entre os colaboradores. | C1.N01.PAI0028 - Gerenciar patrimônio da PPA |
| 8 | Solicitação de levantamento patrimonial com pouco tempo hábil para o levantamento dos itens. | - O tamanho das unidades e o volume de itens a serem identificados demanda um grande esforço do responsável e da equipe para identificar todos os itens em tempo hábil. | C1.N01.PAI0028 - Gerenciar patrimônio da PPA |
| 9 | Dificuldade para acompanhamento das atividades planejadas em decorrência do baixo efetivo disponível e elevada área de cobertura das unidades de tratamento. | Necessidade de cessar uma atividade para acompanhar a realização das ações planejadas para o apoio a operação. | C1.N01.PAI0029 - Coordenar os recursos de apoio a operação da unidades da PPA |
| 10 | Não há padrão definido para estruturação das respostas, o que eventualmente pode incorrer em retrabalho. | Retrabalho para padronizar e unificar a informação disponibilizada pelas gerências. | C1.N01.PAI0026 - Responder às demandas externas de informações da PPA |
| 11 | A dispersão geográfica das unidades em comparação com a área geográfica sob responsabilidade dos colaboradores eleva substancialmente a quantidade de tempo e esforço para a execução das atividades. | Tempo demandado para cobrir toda a área sob responsabilidade dos empregados. | - C1.N01.PAI0023 - Gerir fundo rotativo da PPA - C1.N01.PAI0028 - Gerenciar patrimônio da PPA - C1.N01.PAI0029 - Coordenar os recursos de apoio a operação da unidades da PPA - C1.N01.PAI0030 - Realizar avaliação prévia para o planejamento orçamentário da PPA |
| 12 | O planejamento de aquisição de equipamento industrial não é de responsabilidade da PPA, mas por ter conhecimento aprofundado do negócio e das necessidades e possibilidade de melhoria a área propõe a aquisição de equipamentos que entende serem importantes para a produção de água. | - Risco de não aprovação dos itens solicitados no planejamento prévio. | C1.N01.PAI0030 - Realizar avaliação prévia para o planejamento orçamentário da PPA |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 2 | 9% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 2 | 9% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 5 | 22% |
| Regras de Negócio | 3 | 13% |
| Comunicação/Articulação | 1 | 4% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 5 | 22% |
| Burocracia | 1 | 4% |
| Financeiro | 1 | 4% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 3 | 13% |
| Integração | 0 | 0% |
| Total | 23 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Alto índice de horas extras geradas mensalmente em decorrência da redução do quadro de pessoal da operação das estações de tratamento. | Analisar a disponibilidade de pessoal versos o volume de trabalho das estações de tratamento. | Gestão |
| Ausência de ferramenta automatizada de pagamento para compras via fundo rotativo. | Avaliar a possibilidade de disponibilização de novos métodos de pagamento para compras via fundo rotativo. | Automação |
| Não há parâmetros formais para priorização das demandas de resposta por informação. | Definir prazos e parâmetros para priorização das atividades de respostas às demandas por informação. | Gestão |
| Movimentação de itens sem registros levando a necessidade de rastreamento dos itens em outras áreas e sistemas. | Rever a distribuição da carga patrimonial entre os empregados. | Gestão |
| Eventual atraso no envio dos dados relativos às escalas de sobreaviso. | Alinhar com as gerências a relevância de envio das informações em tempo hábil. | Gestão |
| Não há obrigatoriedade de registro de movimentação de itens no SIMAN, por parte da área de manutenção, quando a movimentação é realizada para manutenção preventiva. | Definir método de acompanhamento mais assertivo da manutenção de equipamentos a fim de reduzir a incidência de movimentações não resgistradas. | Gestão |
| Não há padronização na distribuição da carga patrimonial entre as áreas. | Rever os critérios de distribuição de carga patrimonial entre os empregados. | Gestão |
| Solicitação de levantamento patrimonial com pouco tempo hábil para o levantamento dos itens. | Rever a distribuição da carga patrimonial entre os empregados. | Gestão |
| Dificuldade para acompanhamento das atividades planejadas em decorrência do baixo efetivo disponível e elevada área de cobertura das unidades de tratamento. | Analisar a disponibilidade de pessoal versos o volume de trabalho das estações de tratamento. | Gestão |
| Não há padrão definido para estruturação das respostas, o que eventualmente pode incorrer em retrabalho. | Elaborar modelos de respostas e disponibilizar para as gerências. | Gestão |
| A dispersão geográfica das unidades em comparação com a área geográfica sob responsabilidade dos colaboradores eleva substancialmente a quantidade de tempo e esforço para a execução das atividades. | Analisar a disponibilidade de pessoal versos o volume de trabalho das estações de tratamento. | Gestão |
| O planejamento de aquisição de equipamento industrial não é de responsabilidade da PPA, mas por ter conhecimento aprofundado do negócio e das necessidades e possibilidade de melhoria a área propõe a aquisição de equipamentos que entende serem importantes para a produção de água. | Definir método de acompanhamento mais assertivo da manutenção de equipamentos a fim de reduzir a incidência de movimentações não resgistradas. | Gestão |