POEGL - Unidade de Gerenciamento de Lodo
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 21 | Falta de um padrão institucional para o acompanhamento efetivo da evolução das ações do PE em todas as áreas da CAESB. Atualmente, cada área da companhia utiliza critérios particulares para informar a evolução de cada ação. | Dificuldade em avaliar o progresso das ações. Possibilidade de inconsistências no resultado; Dificuldade na comparação; e, Possibilidade de falha no monitoramento das ações. | C1.N02.PAI0079 - Gerir as ações estratégicas da POE |
| 22 | Falta de um plano de gestão de riscos institucional, devidamente estruturado para atender às necessidades específicas das áreas operacionais | Possibilidade de desconhecimento de todo sos riscos que envolvem as atividas das unidades operacionais; Possibilidade de desconhecimento em relação as ações e respostas necessárias para cada risco; Possibilidade de ausência de monitoramentos dos riscos não expressamente claros no plano de gestão de riscos. | C1.N02.PAI0080 - Gerir os riscos das unidades de tratamento de esgoto |
| 23 | O sistema ERP - Recursos Humanos não está suficientemente adaptado para atender às necessidades específicas e dinâmicas das unidades operacionais. Além disso, há resistência por parte da área gestora em promover mudanças no sistema. | Registro de frequência ocorrendo sem especificações determinadas; Possibilidade de sobra ou falta indevida de horas trabalhadas por parte dos empregados; Ausência de abatimento entre horas excedentes e horas devidas; Pagamento de horas extras indevidas. | C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE |
| 24 | Dificuldades na gestão da escala de trabalho devido ao elevado índice de absenteísmo entre os operadores, resultando em desafios para o cumprimento adequado da escala nas unidades operacionais da POE. | Essa frequência elevada de ausências prejudica a eficiência e a capacidade de operação das unidades, podendo resultar em sobrecarga de trabalho para os colaboradores presentes e impactar negativamente na qualidade dos serviços prestados. Aumento dos custos com horas extras. | C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE |
| 25 | Falta de uma norma ou procedimento específico ou diretrizes claras em relação aos assuntos de recursos humanos, destinado a atender as especificidades das unidades operacionais. | Possibilidade de "confusão" entre as equipes, Indefinição clara em relação a escalas, Indefinição clara entre as delimitações entre os papeis de coordenador e gerente; Ausencia de definições claras entre Possibilidade de indefinição em relação as escalas das equipes; Ausência de definição clara em relação as delimitações entre os papéis de coordenador e gerente; Ausência de clareza em relação a ações a serem tomadas de acordo com as ocorrências e condutas dentro das unidades operacionais. | C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE |
| 26 | Falta de uma ferramenta para auxiliar na elaboração e controle das escalas de sobreaviso das unidades operacionais da POE | Dificuldade na organização e gestão eficiente das equipes de plantão, podendo resultar em falhas na cobertura de emergências e na distribuição equitativa das responsabilidades entre os funcionários. | C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE |
| 27 | Falta de mão de obra especializada para a execução das atividades relacionadas às estações de tratamento de esgoto. Atualmente, o serviço é desempenhado por um contingente reduzido de empregados. | Possibilidade de sobrecarga da equipe; Dificuldade no planejamento e priorização das demandas; e, Execução de atividades sem a devida atenção, devido à escassez de tempo. | • C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE; • C1.N02.PAI0063 - Alinhar internamento a alteração e o cumprimento de procedimentos operacionais e de normas corporativas; • C1.N02.PAI0012 - Manter os procedimentos operacionais e instruções de trabalho das unidades operacionais da POE; • C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE; • C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE; • C1.N02.PAI0078 - Gerir o desempenho operacional do tratamento de esgoto; • C1.N02.PAI0079 - Gerir as ações estratégicas da POE; • C1.N02.PAI0080 - Gerir os riscos das unidades de tratamento de esgoto; • C1.N02.PAI0081 - Realizar o planejamento das unidades operacionais da POE; e, • C1.N02.PAI0082 - Realizar a gestão das demandas das unidades operacionais da POE. |
| 28 | Os coordenadores estão atualmente sobrecarregados com tarefas administrativas, como a gestão do ponto, plantões e trocas de turno. É importante ressaltar que esses profissionais deveriam estar dedicados às questões operacionais das unidades de tratamento de esgoto. | Sobrecarga de trabalho por parte dos coordenadores. Dificuldade na priorização das responsabilidades dos coordenadores. Possibilidade de falhas na execução das atividades que de fato são de responsabilidade dos coordenadores. Insatisfação por parte dos coordenadores. Possibilidade de não execução de atividades excenciais por parte dos coordenadores. | C1.N02.PAI0065 - Tratar assuntos relacionados a escala dos empregados da POE |
| 1 | A ausência de integração entre os dados dos sistemas Unilims e ERP - Dados Operacionais dificulta a validação das informações laboratoriais das unidades operacionais da POE | Dificuldade em fornecer insumos dentro do prazo necessário para o projeto avançar conforme o planejado. Dificuldade em realizar a análise da situação atual das unidades operacionais. Dificuldade em realizar a análise da situação atual das unidades operacionais | • C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE; • C1.N02.PAI0086 - Realizar curadoria dos dados operacionais da POE; • C1.N02.PAI0087 - Realizar curadoria dos dados financeiros da POE; • C1.N02.PAI0088 - Oferecer suporte técnico e orientação sobre os sistemas e ferramentas da POE; e, • C1.N02.PAI0089 - Tratar das demandas da equipe técnica da POE |
| 2 | Dificuldade em manter todas as informações das unidades operacionais da POE atualizadas dentro do prazo necessário está prejudicando a curadoria dos dados. | Dificuldade em fornecer insumos dentro do prazo necessário para o projeto avançar conforme o planejado. Dificuldade em realizar a análise da situação atual das unidades operacionais. | • C1.N02.PAI0086 - Realizar curadoria dos dados operacionais da POE; e, • C1.N02.PAI0087 - Realizar curadoria dos dados financeiros da POE |
| 3 | A gestão dos dados das unidades operacionais está sendo realizada por meio de planilhas, o que está dificultando a rastreabilidade dos dados. | Dificuldade em fornecer insumos dentro do prazo necessário para o projeto avançar conforme o planejado. Dificuldade em realizar a análise da situação atual das unidades operacionais. | • C1.N02.PAI0086 - Realizar curadoria dos dados operacionais da POE; • C1.N02.PAI0087 - Realizar curadoria dos dados financeiros da POE; e,C1.N02.PAI0089 - Tratar das demandas da equipe técnica da POE. |
| 4 | A falta de documentação que abranja instruções de trabalho ou procedimentos operacionais necessários para a gestão de dados, incluindo desde a coleta, aprovação, análise, periodicidade e garantia de qualidade. | Possibilidade de tomadas de decisões menos assertivas; Demora na identificação de possiveis problemas; e, Aumento do potencial para interpretações equivocadas. | • C1.N02.PAI0086 - Realizar curadoria dos dados operacionais da POE; • C1.N02.PAI0087 - Realizar curadoria dos dados financeiros da POE; e, • C1.N02.PAI0088 - Oferecer suporte técnico e orientação sobre os sistemas e ferramentas da POE. |
| 5 | A ausência de um controle patrimonial efetivo dos equipamentos e bens sob posse da POE. Atualmente, os bens são movimentados sem que o responsável seja devidamente informado e o sistema ERP - Inventário Patrimonial não é devidamente atualizado. | Desafio em identificar a localização precisa ddos bens Possibilidade de bem registrados em cargas patrimoniais indevidas; e, Impossibilidade de rastreabilidade das informações/ dados. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 6 | Falta de mão de obra especializada para a execução das atividades relacionadas às POE. Atualmente, o serviço é desempenhado por um contingente reduzido de empregados. | Possibilidade de sobrecarga da equipe; Dificuldade no planejamento e priorização das demandas; e, Execução de atividades sem a devida atenção, devido à escassez de tempo. | • C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE; • C1.N02.PAI0085 - Gerir os dados da conta vinculada dos contratos da POE; • C1.N02.PAI0086 - Realizar curadoria dos dados operacionais da POE; • C1.N02.PAI0087 - Realizar curadoria dos dados financeiros da POE; • C1.N02.PAI0088 - Oferecer suporte técnico e orientação sobre os sistemas e ferramentas da POE; • C1.N02.PAI0089 - Tratar das demandas da equipe técnica da POE • C2.N05.M0- 2Gerir Faturamento. |
| 7 | O sistema ERP - Logística não é tão atrativo e também é de difícil manipulação, não oferecendo a amigabilidade e confiabilidade desejadas. | Atrasos e erros na execução de tarefas; Tomada de decisão comprometida; Baixa adoção do sistema; e, Impacto na satisfação do cliente. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 8 | O controle das informações da conta vinculada está sendo realizado em planilha Excel. Atualmente, o ERP - Contratos não possui funcionalidades para a gestão completa dos contratos de postos de serviço. | Ineficiência na gestão de contratos; Riscos de erro e inconsistência dos dados; Dificuldade na tomada de decisão; e, Dificuldades para garantir conformidade dos dados. | • C1.N02.PAI0085 - Gerir os dados da conta vinculada dos contratos da POE; e, • C2.N05.M0- 2Gerir Faturamento. |
| 9 | Falta de padronização dentro da companhia em relação aos mecanismos e formas de controle da conta vinculada dos contratos de postos de serviço. Atualmente, cada área possui seus próprios mecanismos para realizar a gestão. | Possibilidade processos ineficientes e redundantes em diferentes áreas da companhia; Falhas na comunicação; Riscos de erros e inconsistências; e, Dificuldade na análise e tomada de decisão. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 10 | Ausência de uma definição clara entre as responsabilidades da secretaria e da assessoria da POE gera incertezas quanto aos responsáveis por cada tarefa. | Possibilidade de conflitos internos entre membros da equipe, resultando em ambiente de trabalho tenso e desmotivador; Possibilidade de duplicação de esforços, reduzindo a produtividade geral da equipe; Desconexão entre equipes; e, Maior probabilidade de erros e omissões, aumentando os riscos de falhas e problemas operacionais. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 11 | A ausência de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de recursos humanos das áreas operacionais é preocupante. Observou-se uma falta de definição nas seguintes atividades: treinamentos, resolução de conflitos interpessoais, garantia da segurança no trabalho e esclarecimento de dúvidas sobre ferramentas e normas. | Possibilidade de confusão sobre quem é responsável por quais atividades, levando a uma gestão ineficiente e descoordenada. Possibilidade de atrasos na execução de tarefas importantes ou até mesmo na falha em lidar com problemas urgentes, como uma infestação de insetos. Possibilidade de conflitos de competência entre diferentes equipes ou departamentos, causando desentendimentos e atritos internos. Perda de oportunidades de melhoria. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 12 | A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de energia elétrica. Foi observada uma ausência de definição em diversas atividades cruciais, tais como concepção, construção da obra, recebimento da unidade operacional e demais tratativas necessárias com a empresa de energia ao longo do contrato. Além disso, questões importantes como alteração de titularidade, mudança de demanda e outras não estão devidamente esclarecidas. | Possibilidade de confusão sobre quem é responsável por quais atividades, levando a uma gestão ineficiente e descoordenada. Possibilidade de atrasos na execução de tarefas importantes ou até mesmo na falha em lidar com problemas urgentes, como uma infestação de insetos. Possibilidade de conflitos de competência entre diferentes equipes ou departamentos, causando desentendimentos e atritos internos. Perda de oportunidades de melhoria. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 13 | A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à manutenção civil e industrial. | Possibilidade de confusão sobre quem é responsável por quais atividades, levando a uma gestão ineficiente e descoordenada. Possibilidade de atrasos na execução de tarefas importantes ou até mesmo na falha em lidar com problemas urgentes, como uma infestação de insetos. Possibilidade de conflitos de competência entre diferentes equipes ou departamentos, causando desentendimentos e atritos internos. Perda de oportunidades de melhoria. | C1.N02.PAI0084 - Tratar as demandas internas e externas de informações da POE. |
| 14 | Ausência de ferramenta/ sistema que auxilie os gestores e fiscais dos contratos a realizarem a gestão da medição dos serviços executados pela empresa contratada. | Possibilidade de falta de precisão na medição; Dificuldade na análise de desempenho; Possibilidade de aumento do risco de fraude; e, Possibilidade de impacto na qualidade do serviço prestado. | • C1.N02.PAI0085 - Gerir os dados da conta vinculada dos contratos da POE; e, • C2.N05.M02.PAI - Gerir Faturamento. |
| 1 | Existência de risco de segurança aos visitantes nas unidade operacionais. Os visitantes das unidades operacionais da POE algumas vezes correm riscos de segurança, evidenciados por questões como a ausência de guarda-corpos nos tanques. | Aumento da probabilidade de acidentes e lesões para os visitantes; Possibilidade de ocorrência de acidentes graves; Risco potencial de ações legais contra a Caesb; Maior desgaste da equipe operacional ao monitorar os visitantes. | C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE |
| 2 | Ausência de espaço para o acolhimento inicial dos visitantes é uma questão notável nas unidades operacionais da POE. É importante ressaltar que em algumas unidades esse espaço existe, porém necessita de reformas. | Possibilidade de criar uma impressão negativa da Caesb; Desafios enfrentados pelo corpo técnico da unidade operacional na realização das orientações iniciais; Exposição dos visitantes a áreas inadequadas, aumentando os riscos de segurança; Dificuldade em comunicar informações importantes aos visitantes. | C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE |
| 3 | A ausência de uma apresentação institucional sobre a CAESB e seu processo de tratamento de esgoto, bem como informações sobre a unidade operacional a ser visitada. Destaca-se a necessidade de desenvolver este material educativo para atender tanto diferentes faixas etárias quanto interesses específicos dos visitantes. | Visitantes podem não estar plenamente informados sobre as atividades e missão da CAESB; Perda de oportunidades de educação para os visitantes; Menor engajamento do público com as atividades da CAESB; Desgaste do corpo técnico das unidades operacionais ao realizar orientações individuais durante a visita; Possibilidade de fornecer uma experiência menos significativa e impactante durante a visita às unidades operacionais da CAESB. | C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE |
| 4 | Ausência de aplicação de uma pesquisa de avaliação ao final da visita a unidade operacional da POE. Tal pesquisa poderia oferecer um feedback valioso sobre a experiência dos visitantes, fornecendo insights importantes para melhorias futuras. | Perda de oportunidades de obtenção de feedback durante as visitas. Dificuldade em identificar áreas de melhoria nas operações e instalações. Desconhecimento das necessidades dos visitantes. Potencial estagnação da unidade, sem buscar constantemente maneiras de melhorar seus serviços e instalações. | C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE |
| 5 | A ausência de uma ferramenta para agendar e acompanhar os cronogramas das visitas às unidades operacionais da POE. Atualmente, a PRC encaminha as informações via ERP- Documentos, porém uma ferramenta dedicada poderia facilitar o processo e proporcionar uma gestão mais eficiente das visitações. | Possibilidade de desorganização no agendamento das visitas. Possibilidade de visitas perdidas ou mal programadas. Possibilidade de ineficiência na gestão da agenda das visitas. | C1.N02.PAI0062 - Acompanhar visitação nas unidades operacionais da POE |
| 6 | A ausência de documentação que inclua as instruções de trabalho ou procedimentos operacionais necessários para garantir a eficácia das operações nas estações de tratamento de esgoto é uma lacuna significativa. Algumas unidades possuem a mencionada IT/PO, o que sugere a existência de documentação em alguns casos. | Possibilidade de tomadas de decisões menos assertivas; Possibilidade de diferença na execução de procedimentos entre as equipes e colaboradores da área; Demora na identificação de possiveis problemas; e, Aumento do potencial para interpretações equivocadas. | C1.N02.PAI0012 - Manter os procedimentos operacionais e instruções de trabalho das unidades operacionais da POE C1.N02.PAI0063 - Alinhar internamento a alteração e o cumprimento de procedimentos operacionais e de normas corporativas. |
| 7 | A ausência de uma rotina estabelecida, como também de empregado com perfil adequado para a elaboração, atualização e treinamento dos empregados em relação aos PO e IT para a operação das unidades operacionais da POE. | Possibilidade de comprometer a eficiência e segurança das operações. Desatualização dos PO e IT; Maior risco de erros por parte da equipe técnica. Possibilidade de integração inadequada de novos empregados na área. | C1.N02.PAI0012 - Manter os procedimentos operacionais e instruções de trabalho das unidades operacionais da POE |
| 8 | Falta de reconhecimento da importância da atualização contínua dos PO e IT, resultando na ausência de um ambiente propício para sua produção e revisão. | Possibilidade de comprometer a eficiência e segurança das operações. Desatualização dos PO e IT; Maior risco de erros por parte da equipe técnica. Possibilidade de integração inadequada de novos empregados na área. | C1.N02.PAI0012 - Manter os procedimentos operacionais e instruções de trabalho das unidades operacionais da POE |
| 9 | Não cumprimento das normas existêntes pelas equipes operacionais, como também pelas áreas de apoio. | Possibilidade de tomadas de decisões menos assertivas; Possibilidade de diferença naexecução de procedimentos entre as equipes e colaboradores da área; Demora na identificação de possiveis problemas; e, Aumento do potencial para interpretações equivocadas. | C1.N02.PAI0063 - Alinhar internamento a alteração e o cumprimento de procedimentos operacionais e de normas corporativas. |
| 10 | Falta de apoio efetivo da SGP na resolução de conflitos com operadores, relacionados a desvio de conduta. Atualmente os processos admininistrativo, levam meses para serem concluídos e não geram um resultado efetivo. | Existência de operadores com comportamentos inadequados sem a devida avaliação e constatação da SGP; Existência de processos administrativos sem a devida resolução; e, Possibilidade de descrença na efetividade dos processos administrativos da Companhia. | C1.N02.PAI0063 - Alinhar internamento a alteração e o cumprimento de procedimentos operacionais e de normas corporativas. |
| 11 | Ausência de um procedimento que apoie os gestores na implementação dos mecanismos necessários para registrar e documentar as ações dos empregados que apresentam desvio de conduta | Dificuldades em comprovar o desvio de conduta do empregado; Possibilidade de ausência do apoio da SGP em relação a possíveis penalidades necessárias ao empregado com desvio de conduta. | C1.N02.PAI0063 - Alinhar internamento a alteração e o cumprimento de procedimentos operacionais e de normas corporativas. |
| 12 | Ausência de controle patrimonial efetivo dos equipamentos das estações de tratamento de esgoto. Atualmente, quando a PMI realiza a manutenção ou substituição de algum equipamento, o responsável pela unidade não é devidamente informado, e o ERP - Inventário Patrimonial não é devidamente atualizado. | Desafio em identificar a localização precisa dos equipamentos; Possibilidade de equipamentos registrados em cargas patrimoniais indevidas; e, Impossibilidade de rastreabilidade das informações/ dados. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 13 | A falta de um padrão claro dos papéis e responsabilidades de cada ator, como POE, EPR, ESO e PMI, durante as intervenções de obras nas unidades operacionais da POE. Desta forma, sendo aumentada a uma carga adicional sobre os gestores dessas unidades, devido a necessidades deste em manter a eficiência e segurança das unidades operacionais. | Possibilidade de sobrecarrega dos gestores das unidades operacionais. Possbilidade de surgir conflitos entre os diferentes atores envolvidos, prejudicando a coordenação e execução eficaz dos projetos. Possibilidade de atrasos na tomada de decisões e na execução das obras, aumentando os custos e comprometendo os prazos de entrega. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 14 | O fluxo de informações entre as equipes envolvidas na operação das estações de tratamento não está fluindo adequadamente. Atualmente, observa-se um ruído na comunicação entre a equipe de operação da POE, a equipe de manutenção, o CECOP e outras equipes envolvidas na resolução de problemas operacionais. | Possibilidade de atrasos na resolução de problemas; Possibilidade de erros e falhas operacionais; Redução da eficiência e produtividade da equipe; e, Desmotivação e conflitos entre equipes; | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 15 | A manutenção preventiva e corretiva das instalações físicas das estações de tratamento de esgoto não está ocorrendo de acordo com a periodicidade e urgência necessárias. | Possibilidade da equipe técnica estar operando em um ambiente inadequado; Aumento do índice de extravasamento de esgoto; Possibilidade de inundação das áreas próximas as elevatórias; Possibilidade de aumento no custo no tratamento de esgoto; Possibilidade de insatisfação da comunidade residente próximo a elevatória; e, Possibilidade de prejuízos para a imagem da Caesb perante a sociedade. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 16 | A falta de um plano especifico para intervenções de obras em todas as unidades operacionais | Ausência de controle em relação as obras necessárias; Ausência de controle em relação as obras a serem realizadas; Ausência de controle em relação as alterações necessárias no funcionamento das unidades durante a realização das obras. Ausência de controle em relação aos prazos de execução das obras. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 17 | Elevado índice de desgaste dos gestores das unidades operacionais da POE, quando as obras de intervenção são doadas. Isto ocorre devido ao descaso por parte das empreiteiras e à falta de padrões consistentes dentro da CAESB. | Possibilidade de sobrecarrega dos gestores das unidades operacionais. Possbilidade de surgir conflitos entre os diferentes atores envolvidos, prejudicando a coordenação e execução eficaz dos projetos. Possibilidade de resultar em atrasos na tomada de decisões e na execução das obras, aumentando os custos e comprometendo os prazos de entrega. Possibilidade de unidades funcionando com problemas estruturais previamente sinalizados. Possibilidade de unidades operacionais funcionando abaixo de sua real capacidade. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 18 | Falta de efetividade na comunicação entre a área de elaboração de projetos e a área operacional antes e durante a execução dos projetos. Embora haja alguma comunicação, os feedbacks e apontamentos da área operacional frequentemente não são considerados para as devidas alterações nas obras em questão. Esta situação resulta em impactos negativos na operacionalidade e eficiência das unidades após o recebimento da obra. | Possibilidade de sobrecarrega dos gestores das unidades operacionais. Possbilidade de surgir conflitos entre os diferentes atores envolvidos, prejudicando a coordenação e execução eficaz dos projetos. Possibilidade de resultar em atrasos na tomada de decisões e na execução das obras, aumentando os custos e comprometendo os prazos de entrega. Possibilidade de unidades funcionando com problemas estruturais previamente sinalizados. Possibilidade de unidades operacionais funcionando abaixo de sua real capacidade. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 19 | Os gerentes das unidades operacionais não recebem compensação por insalubridade, embora estejam em contato direto com a planta, tanto durante o acompanhamento das obras, a resolução de problemas, quanto no dia a dia da operação. | Possibilidade de insatisfação e desmotivação dos gerentes. Possibilidade de perda de talentos nas unidades operacionais. Possibilidade dos gestores, se negarem a ter contato com planta. Possibilidade de processos trabalhistas contra a Caesb. possibilidade de prejuízos financeiros para a Companhia. Possibilidade de perda de produtividade. | C1.N02.PAI0064 - Acompanhar intervenções obras nas unidades operacionais da POE |
| 20 | Falta de um acompanhamento eficaz por parte da gerência das POE para garantir o cumprimento do PE estabelecido pela superintendência. | Possibilidade de descumprimento do PE estabelecido pela Superintendência; Possibilidade de atrasos em relação ao determinado no PE. | C1.N02.PAI0079 - Gerir as ações estratégicas da POE |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 7 | 8% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 21 | 25% |
| Infraestrutura física | 3 | 4% |
| Planejamento | 11 | 13% |
| Regras de Negócio | 14 | 17% |
| Comunicação/Articulação | 6 | 7% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 17 | 20% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 1 | 1% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 3 | 4% |
| Integração | 1 | 1% |
| Total | 84 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Falta de um padrão institucional para o acompanhamento efetivo da evolução das ações do PE em todas as áreas da CAESB. Atualmente, cada área da companhia utiliza critérios particulares para informar a evolução de cada ação. | Articular com a área competente a necessidade de criar um artefato para acompanhar eficientemente as ações do | Gestão |
| Falta de um plano de gestão de riscos institucional, devidamente estruturado para atender às necessidades específicas das áreas operacionais | Implementar um plano de gestão de riscos institucional que seja abrangente e adaptado às particularidades das áreas operacionais. Este plano deve incluir políticas, procedimentos, responsabilidades claras e recursos necessários para mitigar e gerenciar riscos de forma eficaz. | Gestão |
| O sistema ERP - Recursos Humanos não está suficientemente adaptado para atender às necessidades específicas e dinâmicas das unidades operacionais. Além disso, há resistência por parte da área gestora em promover mudanças no sistema. | Evolução do ERP - Recursos Humanos para atender as necessidades da área operacional | Sistema |
| Dificuldades na gestão da escala de trabalho devido ao elevado índice de absenteísmo entre os operadores, resultando em desafios para o cumprimento adequado da escala nas unidades operacionais da POE. | Conduzir uma análise e implementar uma nova programação de trabalho com o objetivo de reduzir o índice de absenteísmo entre os empregados | Gestão |
| Dificuldades na gestão da escala de trabalho devido ao elevado índice de absenteísmo entre os operadores, resultando em desafios para o cumprimento adequado da escala nas unidades operacionais da POE. | Desenvolver e implementar um Programa de Saúde e Bem-Estar eficaz adaptado às necessidades das unidades operacionais. | Gestão |
| Falta de uma norma ou procedimento específico ou diretrizes claras em relação aos assuntos de recursos humanos, destinado a atender as especificidades das unidades operacionais. | Estabelecer procedimentos operacionais e normas claros que atendam às particularidades das unidades operacionais. | Gestão |
| Falta de uma ferramenta para auxiliar na elaboração e controle das escalas de sobreaviso das unidades operacionais da POE | Implementar uma ferramenta para auxiliar na gestão das escalas e sobreavisos das unidades operacionais. Esta ferramenta pode ser o turnos do Microsoft. | Sistema |
| Falta de mão de obra especializada para a execução das atividades relacionadas às estações de tratamento de esgoto. Atualmente, o serviço é desempenhado por um contingente reduzido de empregados. | Contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados. | Gestão |
| Os coordenadores estão atualmente sobrecarregados com tarefas administrativas, como a gestão do ponto, plantões e trocas de turno. É importante ressaltar que esses profissionais deveriam estar dedicados às questões operacionais das unidades de tratamento de esgoto. | Contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados. | Gestão |
| A ausência de integração entre os dados dos sistemas Unilims e ERP - Dados Operacionais dificulta a validação das informações laboratoriais das unidades operacionais da POE | Implementação dos IT/ PO das estações de esgoto | Gestão |
| Dificuldade em manter todas as informações das unidades operacionais da POE atualizadas dentro do prazo necessário está prejudicando a curadoria dos dados. | Estabelecer uma rotina clara para a elaboração, revisão e atualização dos PO e IT, garantindo que esses processos sejam regulares e bem gerenciados. | Processo |
| A gestão dos dados das unidades operacionais está sendo realizada por meio de planilhas, o que está dificultando a rastreabilidade dos dados. | Implementação dos IT/ PO das estações de esgoto | Gestão |
| A falta de documentação que abranja instruções de trabalho ou procedimentos operacionais necessários para a gestão de dados, incluindo desde a coleta, aprovação, análise, periodicidade e garantia de qualidade. | Estabelecer uma rotina clara para a elaboração, revisão e atualização dos PO e IT, garantindo que esses processos sejam regulares e bem gerenciados. | Processo |
| A ausência de um controle patrimonial efetivo dos equipamentos e bens sob posse da POE. Atualmente, os bens são movimentados sem que o responsável seja devidamente informado e o sistema ERP - Inventário Patrimonial não é devidamente atualizado. | Estabelecer um programa formal de manutenção preventiva, fundamentado nas orientações dos fabricantes e adaptado às necessidades específicas de cada estação elevatória de esgoto. | Processo |
| Falta de mão de obra especializada para a execução das atividades relacionadas às POE. Atualmente, o serviço é desempenhado por um contingente reduzido de empregados. | Contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados. | Gestão |
| O sistema ERP - Logística não é tão atrativo e também é de difícil manipulação, não oferecendo a amigabilidade e confiabilidade desejadas. | Implementar um plano de gestão de riscos institucional que seja abrangente e adaptado às particularidades das áreas operacionais. Este plano deve incluir políticas, procedimentos, responsabilidades claras e recursos necessários para mitigar e gerenciar riscos de forma eficaz. | Gestão |
| O controle das informações da conta vinculada está sendo realizado em planilha Excel. Atualmente, o ERP - Contratos não possui funcionalidades para a gestão completa dos contratos de postos de serviço. | A utilização correta do módulo ERP - Inventário Patrimonial para o registro da movimentação dos equipamentos no contexto do Inventário Patrimonial envolve a implementação de práticas eficientes de controle e gestão | Processo |
| Falta de padronização dentro da companhia em relação aos mecanismos e formas de controle da conta vinculada dos contratos de postos de serviço. Atualmente, cada área possui seus próprios mecanismos para realizar a gestão. | Apresentar os impactos físicos, financeiros e ambientais resultantes da carência de manutenção corretiva e preventiva nas elevatórias de esgoto | Gestão |
| Ausência de uma definição clara entre as responsabilidades da secretaria e da assessoria da POE gera incertezas quanto aos responsáveis por cada tarefa. | Impementar a realização de treinamentos/ cursos regulares para todos os empregados, independentemente do nível de experiência | Gestão |
| A ausência de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de recursos humanos das áreas operacionais é preocupante. Observou-se uma falta de definição nas seguintes atividades: treinamentos, resolução de conflitos interpessoais, garantia da segurança no trabalho e esclarecimento de dúvidas sobre ferramentas e normas. | Conduzir uma análise e implementar uma nova programação de trabalho com o objetivo de reduzir o índice de absenteísmo entre os empregados | Gestão |
| A ausência de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de recursos humanos das áreas operacionais é preocupante. Observou-se uma falta de definição nas seguintes atividades: treinamentos, resolução de conflitos interpessoais, garantia da segurança no trabalho e esclarecimento de dúvidas sobre ferramentas e normas. | Aprimorar a fiscalização nas estações elevatórias de esgoto. Essa melhoria está diretamente relacionada às atribuições da SSA. | Processo |
| A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de energia elétrica. Foi observada uma ausência de definição em diversas atividades cruciais, tais como concepção, construção da obra, recebimento da unidade operacional e demais tratativas necessárias com a empresa de energia ao longo do contrato. Além disso, questões importantes como alteração de titularidade, mudança de demanda e outras não estão devidamente esclarecidas. | Aprimorar a fiscalização nas estações elevatórias de esgoto. Essa melhoria está diretamente relacionada às atribuições da SSA. | Processo |
| A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à gestão de energia elétrica. Foi observada uma ausência de definição em diversas atividades cruciais, tais como concepção, construção da obra, recebimento da unidade operacional e demais tratativas necessárias com a empresa de energia ao longo do contrato. Além disso, questões importantes como alteração de titularidade, mudança de demanda e outras não estão devidamente esclarecidas. | Desenvolver e implementar um Programa de Saúde e Bem-Estar eficaz adaptado às necessidades das unidades operacionais. | Gestão |
| A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à manutenção civil e industrial. | Aprimorar a fiscalização nas estações elevatórias de esgoto. Essa melhoria está diretamente relacionada às atribuições da SSA. | Processo |
| A falta de uma definição clara sobre o papel da POE e outras áreas na Caesb em relação à manutenção civil e industrial. | Estabelecer procedimentos operacionais e normas claros que atendam às particularidades das unidades operacionais. | Gestão |
| Ausência de ferramenta/ sistema que auxilie os gestores e fiscais dos contratos a realizarem a gestão da medição dos serviços executados pela empresa contratada. | A utilização correta do módulo ERP - Inventário Patrimonial para o registro da movimentação dos equipamentos no contexto do Inventário Patrimonial envolve a implementação de práticas eficientes de controle e gestão | Processo |
| Existência de risco de segurança aos visitantes nas unidade operacionais. Os visitantes das unidades operacionais da POE algumas vezes correm riscos de segurança, evidenciados por questões como a ausência de guarda-corpos nos tanques. | Apresentar à alta gestão os impactos e riscos aos quais os visitantes estão expostos. | Gestão |
| Ausência de espaço para o acolhimento inicial dos visitantes é uma questão notável nas unidades operacionais da POE. É importante ressaltar que em algumas unidades esse espaço existe, porém necessita de reformas. | Articular com as áreas competentes a necessidade de criar um espaço para o acolhimento inicial dos visitantes. | Gestão |
| A ausência de uma apresentação institucional sobre a CAESB e seu processo de tratamento de esgoto, bem como informações sobre a unidade operacional a ser visitada. Destaca-se a necessidade de desenvolver este material educativo para atender tanto diferentes faixas etárias quanto interesses específicos dos visitantes. | Articular com as áreas competentes a urgência da criação de uma apresentação institucional. Este material educativo deve ser concebido para abranger uma variedade de faixas etárias e atender aos interesses específicos dos visitantes. | Gestão |
| Ausência de aplicação de uma pesquisa de avaliação ao final da visita a unidade operacional da POE. Tal pesquisa poderia oferecer um feedback valioso sobre a experiência dos visitantes, fornecendo insights importantes para melhorias futuras. | Implementar um fluxo estruturado para a aplicação da pesquisa de satisfação, definindo claramente as responsabilidades de todos os atores envolvidos. | Processo |
| A ausência de uma ferramenta para agendar e acompanhar os cronogramas das visitas às unidades operacionais da POE. Atualmente, a PRC encaminha as informações via ERP- Documentos, porém uma ferramenta dedicada poderia facilitar o processo e proporcionar uma gestão mais eficiente das visitações. | Implementar uma ferramenta para auxiliar na gestão das visitas às unidades operacionais. Esta ferramenta pode ser o EP ou a agenda do Microsoft. | Sistema |
| A ausência de documentação que inclua as instruções de trabalho ou procedimentos operacionais necessários para garantir a eficácia das operações nas estações de tratamento de esgoto é uma lacuna significativa. Algumas unidades possuem a mencionada IT/PO, o que sugere a existência de documentação em alguns casos. | Implementação dos IT/ PO das estações de esgoto | Gestão |
| A ausência de uma rotina estabelecida, como também de empregado com perfil adequado para a elaboração, atualização e treinamento dos empregados em relação aos PO e IT para a operação das unidades operacionais da POE. | Estabelecer uma rotina clara para a elaboração, revisão e atualização dos PO e IT, garantindo que esses processos sejam regulares e bem gerenciados. | Processo |
| A ausência de uma rotina estabelecida, como também de empregado com perfil adequado para a elaboração, atualização e treinamento dos empregados em relação aos PO e IT para a operação das unidades operacionais da POE. | Contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados. | Gestão |
| Falta de reconhecimento da importância da atualização contínua dos PO e IT, resultando na ausência de um ambiente propício para sua produção e revisão. | Conduzir sessões de sensibilização e educação para destacar a importância crítica da atualização contínua dos PO e IT. É necessário ressaltar que esses documentos são fundamentais para garantir a consistência, eficiência e segurança das operações | Gestão |
| Não cumprimento das normas existêntes pelas equipes operacionais, como também pelas áreas de apoio. | Impementar a realização de treinamentos/ cursos regulares para todos os empregados, independentemente do nível de experiência | Gestão |
| Falta de apoio efetivo da SGP na resolução de conflitos com operadores, relacionados a desvio de conduta. Atualmente os processos admininistrativo, levam meses para serem concluídos e não geram um resultado efetivo. | Conscientizar todas as áreas da CAESB sobre o papel crucial desempenhado pelas unidades operacionais, demonstrando sua relevância no funcionamento. Além disso, é importante destacar os impactos negativos que podem surgir caso haja falhas no atendimento às intercorrências, tais como riscos à saúde pública, degradação ambiental e repercussões legais. | Gestão |
| Ausência de um procedimento que apoie os gestores na implementação dos mecanismos necessários para registrar e documentar as ações dos empregados que apresentam desvio de conduta | Estabelecer procedimentos operacionais e normas claros que atendam às particularidades das unidades operacionais. | Gestão |
| Ausência de controle patrimonial efetivo dos equipamentos das estações de tratamento de esgoto. Atualmente, quando a PMI realiza a manutenção ou substituição de algum equipamento, o responsável pela unidade não é devidamente informado, e o ERP - Inventário Patrimonial não é devidamente atualizado. | A utilização correta do módulo ERP - Inventário Patrimonial para o registro da movimentação dos equipamentos no contexto do Inventário Patrimonial envolve a implementação de práticas eficientes de controle e gestão | Processo |
| A falta de um padrão claro dos papéis e responsabilidades de cada ator, como POE, EPR, ESO e PMI, durante as intervenções de obras nas unidades operacionais da POE. Desta forma, sendo aumentada a uma carga adicional sobre os gestores dessas unidades, devido a necessidades deste em manter a eficiência e segurança das unidades operacionais. | Estabelecer claramente os papéis e responsabilidades de cada ator envolvido nas intervenções de obras. | Processo |
| A falta de um padrão claro dos papéis e responsabilidades de cada ator, como POE, EPR, ESO e PMI, durante as intervenções de obras nas unidades operacionais da POE. Desta forma, sendo aumentada a uma carga adicional sobre os gestores dessas unidades, devido a necessidades deste em manter a eficiência e segurança das unidades operacionais. | Implementar procedimentos operacionais que detalhem as responsabilidades específicas de cada ator em diferentes fases das intervenções de obras. Isso ajudará a garantir uma compreensão clara de quem é responsável por quê e em que momento. | Gestão |
| O fluxo de informações entre as equipes envolvidas na operação das estações de tratamento não está fluindo adequadamente. Atualmente, observa-se um ruído na comunicação entre a equipe de operação da POE, a equipe de manutenção, o CECOP e outras equipes envolvidas na resolução de problemas operacionais. | Implementar fluxo de comunicação efetivo entre os envolvidos no processo de tratamento de esgoto. | Processo |
| O fluxo de informações entre as equipes envolvidas na operação das estações de tratamento não está fluindo adequadamente. Atualmente, observa-se um ruído na comunicação entre a equipe de operação da POE, a equipe de manutenção, o CECOP e outras equipes envolvidas na resolução de problemas operacionais. | Implementar procedimentos operacionais que detalhem as responsabilidades específicas de cada ator. | Gestão |
| A manutenção preventiva e corretiva das instalações físicas das estações de tratamento de esgoto não está ocorrendo de acordo com a periodicidade e urgência necessárias. | Apresentar os impactos físicos, financeiros e ambientais resultantes da carência de manutenção corretiva e preventiva nas elevatórias de esgoto | Gestão |
| A manutenção preventiva e corretiva das instalações físicas das estações de tratamento de esgoto não está ocorrendo de acordo com a periodicidade e urgência necessárias. | Aprimorar a fiscalização nas estações elevatórias de esgoto. Essa melhoria está diretamente relacionada às atribuições da SSA. | Processo |
| A manutenção preventiva e corretiva das instalações físicas das estações de tratamento de esgoto não está ocorrendo de acordo com a periodicidade e urgência necessárias. | Estabelecer um programa formal de manutenção preventiva, fundamentado nas orientações dos fabricantes e adaptado às necessidades específicas de cada estação elevatória de esgoto. | Processo |
| A falta de um plano especifico para intervenções de obras em todas as unidades operacionais | Implementar um plano abrangente para intervenções de obras em todas as unidades operacionais. Este plano deve incluir uma lista de obras prioritárias, cronograma de execução, orçamento estimado, recursos necessários e responsabilidades claras. | Gestão |
| Elevado índice de desgaste dos gestores das unidades operacionais da POE, quando as obras de intervenção são doadas. Isto ocorre devido ao descaso por parte das empreiteiras e à falta de padrões consistentes dentro da CAESB. | Implementar procedimentos operacionais que detalhem as responsabilidades específicas de cada ator em diferentes fases das intervenções de obras. Isso ajudará a garantir uma compreensão clara de quem é responsável por quê e em que momento. | Gestão |
| Elevado índice de desgaste dos gestores das unidades operacionais da POE, quando as obras de intervenção são doadas. Isto ocorre devido ao descaso por parte das empreiteiras e à falta de padrões consistentes dentro da CAESB. | Estabelecer claramente os papéis e responsabilidades de cada ator envolvido nas intervenções de obras. | Processo |
| Falta de efetividade na comunicação entre a área de elaboração de projetos e a área operacional antes e durante a execução dos projetos. Embora haja alguma comunicação, os feedbacks e apontamentos da área operacional frequentemente não são considerados para as devidas alterações nas obras em questão. Esta situação resulta em impactos negativos na operacionalidade e eficiência das unidades após o recebimento da obra. | Inserir no procedimento operacional da EPR os alinhamentos necessários com a POE. | Processo |
| Falta de efetividade na comunicação entre a área de elaboração de projetos e a área operacional antes e durante a execução dos projetos. Embora haja alguma comunicação, os feedbacks e apontamentos da área operacional frequentemente não são considerados para as devidas alterações nas obras em questão. Esta situação resulta em impactos negativos na operacionalidade e eficiência das unidades após o recebimento da obra. | Apresentar os impactos físicos, financeiros e ambientais resultantes. | Gestão |
| Os gerentes das unidades operacionais não recebem compensação por insalubridade, embora estejam em contato direto com a planta, tanto durante o acompanhamento das obras, a resolução de problemas, quanto no dia a dia da operação. | Realizar uma avaliação detalhada dos riscos e exposição dos gerentes das unidades operacionais durante suas atividades diárias, incluindo o contato direto com a planta e outras condições potencialmente insalubres. Caso seja observado a necessidade realizar a revisão da Política em relação a insalubridade. | Gestão |
| Falta de um acompanhamento eficaz por parte da gerência das POE para garantir o cumprimento do PE estabelecido pela superintendência. | Conscientizar todas as áreas da CAESB sobre o papel crucial desempenhado pelas unidades operacionais, demonstrando sua relevância no funcionamento. Além disso, é importante destacar os impactos negativos que podem surgir caso haja falhas no atendimento às intercorrências, tais como riscos à saúde pública, degradação ambiental e repercussões legais. | Gestão |