PGOQ - Gerencia de Monitoramento da Qualidade da Agua
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 7 | O volume de trabalho está distribuído de maneira desigual entre os colaboradores, com apenas uma pequena parte da equipe do laboratório, composta pela comissão e pelo gestor da qualidade e Gerente, se comprometendo com o cumprimento das diretrizes do Sistema de Gestão da Qualidade. | Sobrecarga para os envolvidos; Comprometimento da eficácia na implementação das práticas de qualidade em toda a equipe; e Desmotivação, estresse e insatisfação entre os colaboradores. | C1.N01.PAI0247 - Gestão de dados do sistema de laboratório; C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; C1.N01.PAI0338 - Atendimento da demanda legal dos órgãos reguladores; C1.N01.PAI0339 - Controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0340 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0341 - Gerenciamento de riscos associados as atividades de laboratório; C1.N01.PAI0342 - Análise crítica de pedidos, propostas e contrato de ensaio laboratoriais; C1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0347 - Auditorias externas do Sistema de Gestão da Qualidade; e, C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 8 | Ausência de Conhecimento de ferramentas de gestão para execução das tarefas necessárias ao desenvolvimento gerencial da área. Exemplo: O UNILINS disponibiliza dados para medir indicadores, mas a equipe não está preparada para tratar esses dados e melhorar os processos | Dificuldade na análise de dados e o planejamento estratégico, resultando em decisões menos embasadas e impactando a eficiência da área; possibilidade de retrabalho, falhas na organização das atividades e dificuldades em otimizar processos, o que compromete o crescimento da equipe e da área. | C1.N01.PAI0247 - Gestão de dados do sistema de laboratório; C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; C1.N01.PAI0338 - Atendimento da demanda legal dos órgãos reguladores; C1.N01.PAI0339 - Controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0340 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0341 - Gerenciamento de riscos associados as atividades de laboratório; C1.N01.PAI0342 - Análise crítica de pedidos, propostas e contrato de ensaio laboratoriais; C1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0347 - Auditorias externas do Sistema de Gestão da Qualidade; e, C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 9 | A gerente da área está sobrecarregada com atividades operacionais e rotineiras, o que impede a devida priorização das responsabilidades estratégicas e gerenciais. | Comprometimento da eficiência da gestão, da tomada de decisões e da implementação de melhorias na área. | C1.N01.PAI0247 - Gestão de dados do sistema de laboratório; C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; C1.N01.PAI0338 - Atendimento da demanda legal dos órgãos reguladores; C1.N01.PAI0339 - Controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0340 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0341 - Gerenciamento de riscos associados as atividades de laboratório; C1.N01.PAI0342 - Análise crítica de pedidos, propostas e contrato de ensaio laboratoriais; C1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0347 - Auditorias externas do Sistema de Gestão da Qualidade; e, C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 1 | Descumprimento dos prazos relacionados as atividades estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, exigindo cobranças constantes por parte do gestor da qualidade para garantir a execução das tarefas. | Desgaste no diálogo com a equipe; Sobrecarga do gestor da qualidade; e, Perda de eficiência nos demais processos. | C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; 1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 2 | A gestora da qualidade precisa alertar manualmente sobre a necessidade de cumprimento das tarefas predeterminadas no Sistema de Gestão da Qualidade, devido à ausência de um mecanismo automatizado de acompanhamento e notificações. | Aumenta a carga de trabalho; Redução da eficiência do processo; e Possibilidade de descumprimento de prazos. | C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; 1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 3 | A equipe atual é insuficiente para atender a todas as demandas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), pois há apenas um responsável por gerenciar todos os processos relacionados ao sistema. | Comprometimento da eficiência e a qualidade das atividades; e Aumento do risco de falhas e não conformidades. | C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; 1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 4 | A equipe do Sistema de Gestão da Qualidade enfrenta resistência por parte da equipe do laboratório no cumprimento rigoroso das diretrizes do SGQ. Embora grande parte dos ensaios não esteja dentro do escopo acreditado, os controles de qualidade deveriam ser aplicados a todos os ensaios, independentemente de sua acreditação, para garantir a consistência e a conformidade com os padrões estabelecidos. | Possibilidade de falhas nos controles de qualidade, afetando a precisão e confiabilidade dos ensaios realizados; e, A falta de padronização no cumprimento das diretrizes do SGQ pode gerar inconsistências nos processos do laboratório. | C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; 1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 5 | A área não conta com indicadores estruturados e eficientes para monitorar e medir o desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade | Dificuldade na avaliação contínua dos processos, a identificação de áreas de melhoria e o acompanhamento da conformidade com os padrões estabelecidos. | C1.N01.PAI0247 - Gestão de dados do sistema de laboratório; C1.N01.PAI0248 - Gestão de Documentos ISO 17.025.2017; C1.N01.PAI0284 - Tratamento de ocorrências laboratoriais; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; C1.N01.PAI0338 - Atendimento da demanda legal dos órgãos reguladores; C1.N01.PAI0339 - Controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0340 - Auditorias Internas do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0341 - Gerenciamento de riscos associados as atividades de laboratório; C1.N01.PAI0342 - Análise crítica de pedidos, propostas e contrato de ensaio laboratoriais; C1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0345 - Monitorar ações do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0346 - Garantia da validade de resultados; C1.N01.PAI0347 - Auditorias externas do Sistema de Gestão da Qualidade; e, C1.N01.PAI0361 - Realizar controle de documentos externos do Sistema de Gestão da Qualidade. |
| 6 | Há insatisfação dos clientes em relação ao prazo de recebimento dos resultados, pois, mesmo quando os ensaios são concluídos, existe um gargalo entre a disponibilização dos resultados e o efetivo recebimento pelos clientes. (atualmente quem libera os resultados são duas pessoas da gerência resultados e laudos que dependem de uma análise mais detalhada. ) | Possibilidade de reclamações; Insatisfação do cliente. | C1.N01.PAI0338 - Atendimento da demanda legal dos órgãos reguladores; C1.N01.PAI0342 - Análise crítica de pedidos, propostas e contrato de ensaio laboratoriais; C1.N01.PAI0343 - Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0344 - Tratamento de não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade; C1.N01.PAI0285 - Tratamento de reclamações do sistema de gestão da qualidade; |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 1 | 8% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 4 | 31% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 8% |
| Regras de Negócio | 0 | 0% |
| Comunicação/Articulação | 3 | 23% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 0 | 0% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 1 | 8% |
| Infraestrutura de T.I.C | 1 | 8% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 2 | 15% |
| Integração | 0 | 0% |
| Total | 13 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| O volume de trabalho está distribuído de maneira desigual entre os colaboradores, com apenas uma pequena parte da equipe do laboratório, composta pela comissão e pelo gestor da qualidade e Gerente, se comprometendo com o cumprimento das diretrizes do Sistema de Gestão da Qualidade. | Criação de Normativas Internas formalizada por meio de documento interno ou portaria, que a responsabilidade pelo SGQ é coletiva e não apenas da comissão e gestores. | Gestão |
| O volume de trabalho está distribuído de maneira desigual entre os colaboradores, com apenas uma pequena parte da equipe do laboratório, composta pela comissão e pelo gestor da qualidade e Gerente, se comprometendo com o cumprimento das diretrizes do Sistema de Gestão da Qualidade. | Revisão do plano de cargos e salários da Caesb. Atualmente as especificações das atividades estão muito detalhadas, podendo gerar passivos trabalhistas. Para essa melhoria, será necessária a participação do superintendente da PGO em conjunto com Diretor da área para apresentação de uma proposta para a Presidência da Companhia | Gestão |
| O volume de trabalho está distribuído de maneira desigual entre os colaboradores, com apenas uma pequena parte da equipe do laboratório, composta pela comissão e pelo gestor da qualidade e Gerente, se comprometendo com o cumprimento das diretrizes do Sistema de Gestão da Qualidade. | Utilizar uma escala rotativa para dividir atividades do SGQ entre os colaboradores, evitando sobrecarga de um pequeno grupo. | Gestão |
| Ausência de Conhecimento de ferramentas de gestão para execução das tarefas necessárias ao desenvolvimento gerencial da área. Exemplo: O UNILINS disponibiliza dados para medir indicadores, mas a equipe não está preparada para tratar esses dados e melhorar os processos | Solicitar à área da companhia responsável pela oferta de cursos e treinamentos a disponibilização de programas relacionados ao tema. (ECO) | Gestão |
| A gerente da área está sobrecarregada com atividades operacionais e rotineiras, o que impede a devida priorização das responsabilidades estratégicas e gerenciais. | Reduzir a sobrecarga da gerente por meio da redistribuição de tarefas e fortalecimento da equipe, permitindo que ela foque em atividades estratégicas. | Gestão |
| A gerente da área está sobrecarregada com atividades operacionais e rotineiras, o que impede a devida priorização das responsabilidades estratégicas e gerenciais. | Identificar todas as atividades desempenhadas pela gerente e classificá-las como operacionais, gerenciais e estratégicas. | Gestão |
| A gerente da área está sobrecarregada com atividades operacionais e rotineiras, o que impede a devida priorização das responsabilidades estratégicas e gerenciais. | Composição do corpo técnico da PGOQ com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos relacionados as atividades estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, exigindo cobranças constantes por parte do gestor da qualidade para garantir a execução das tarefas. | Criar um painel de monitoramento visível para todos os setores, exibindo o status das atividades (cumpridas/atrasadas). Pode ser um dashboard digital ou um quadro físico atualizado semanalmente. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos relacionados as atividades estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, exigindo cobranças constantes por parte do gestor da qualidade para garantir a execução das tarefas. | Criação de KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho): Monitorar o cumprimento dos prazos por setor, tornando os resultados visíveis para todos. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos relacionados as atividades estabelecidas no Sistema de Gestão da Qualidade, exigindo cobranças constantes por parte do gestor da qualidade para garantir a execução das tarefas. | Criar canais para que os empregados expressem suas preocupações ou dificuldades relacionadas às demandas. Essa escuta ativa pode ajudar a identificar a origem da resistência e propor soluções. | Gestão |
| A gestora da qualidade precisa alertar manualmente sobre a necessidade de cumprimento das tarefas predeterminadas no Sistema de Gestão da Qualidade, devido à ausência de um mecanismo automatizado de acompanhamento e notificações. | Sincronizar as tarefas do Sistema de Gestão da Qualidade com o calendário de cada Coordenador e da gerência, garantindo maior visibilidade. | Gestão |
| A equipe atual é insuficiente para atender a todas as demandas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), pois há apenas um responsável por gerenciar todos os processos relacionados ao sistema. | Composição do corpo técnico da PGOQ com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. | Gestão |
| A equipe do Sistema de Gestão da Qualidade enfrenta resistência por parte da equipe do laboratório no cumprimento rigoroso das diretrizes do SGQ. Embora grande parte dos ensaios não esteja dentro do escopo acreditado, os controles de qualidade deveriam ser aplicados a todos os ensaios, independentemente de sua acreditação, para garantir a consistência e a conformidade com os padrões estabelecidos. | Criar um programa de reconhecimento institucional para destacar boas práticas no cumprimento das diretrizes do SGQ, como premiações simbólicas, menções em comunicados internos e valorização pública do desempenho das equipes. | Gestão |
| A área não conta com indicadores estruturados e eficientes para monitorar e medir o desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade | Definição, Implantação e acompanhamento de Indicadores de desempenho pela gestão. | Gestão |
| Há insatisfação dos clientes em relação ao prazo de recebimento dos resultados, pois, mesmo quando os ensaios são concluídos, existe um gargalo entre a disponibilização dos resultados e o efetivo recebimento pelos clientes. (atualmente quem libera os resultados são duas pessoas da gerência resultados e laudos que dependem de uma análise mais detalhada. ) | Composição do corpo técnico da PGOQ com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. | Gestão |
| Há insatisfação dos clientes em relação ao prazo de recebimento dos resultados, pois, mesmo quando os ensaios são concluídos, existe um gargalo entre a disponibilização dos resultados e o efetivo recebimento pelos clientes. (atualmente quem libera os resultados são duas pessoas da gerência resultados e laudos que dependem de uma análise mais detalhada. ) | Revisão do Fluxo Interno para identificar pontos de retenção no processo de liberação dos ensaios e implementar prazos internos para evitar atrasos desnecessários. | Processo |