PGOM - Gerencia de Micromedição

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
5	Conflito de competências entre SLG e PGOM para recebimento de hidrômetros.	* Possibilidade de atrasos no recebimento e liberação de hidrômetros; * Possibilidade de falhas na rastreabilidade e controle de qualidade.	C1.N01.PAI0321 -Realizar o planejamento de aquisição de hidrômetro
6	Ausência de metodologia para definir e atestar a quantidade de horas demandadas pelo perito para subsidiar o pagamento de honorários em questões de vistorias judiciais.	* Possibilidade de decisões divergentes e imprevisíveis sobre os valores a serem pagos.	C1.N01.PAI0328 - Tratar demandas para fins de perícias judiciais de Micromedição.
7	Ausência de retorno das decisões judiciais que necessitam de perícia para subsidiar as perícias na PGOM.	* Possibilidade de comprometimento na efetividade e a qualidade técnica das perícias judiciais.	C1.N01.PAI0328 - Tratar demandas para fins de perícias judiciais de Micromedição.
8	Variabilidade na padronização da elaboração do Termo de Referência para elaboração de contrato de serviços e aquisição de hidrômetros.	* Possibilidade de impugnação pelos participantes; * Possibilidade de TR's conter especificações mal definidas; * Possibilidade de atrados no processo de contratação	C1.N01.PAI0321 -Realizar o planejamento de aquisição de hidrômetros
9	Ausência de controle de acesso e monitoramento dos bens da PGOM	* Possibilidade de perdas, extravios e usos indevidos dos bens; * Ausência de rastreabilidade sobre movimentaçãoes de pessoas e equipamentos; *Comprometimento da segurança física do local.	C1.N01.PAI0318 - Definir o índice de desempenho da medição por lote; C1.N01.PAI0321 -Realizar o planejamento de aquisição de hidrômetros; C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição; e, C1.N01.PAI0328 - Tratar demandas para fins de perícias judiciais de Micromedição.
10	Dificuldade de rastreabilidade confiavel da situação/localização dos hidrômetros, ante a ausência de definição clara do seu status no ERP – Atendimento, Comercial e Serviço.	Possibilidade de extravio do hidrômetro; Dificuldade na localição dos hidrômetros;	C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição
1	Uso de sistemas não integrados e dependência de planilhas em Excel para o tratamento de dados.	Possibilidade de problemas na precisão dos cálculos Possibilidade de dados desatualizados ou inconsistentes *Risco de erros manuais em fórmulas e na inserção de dados.	C1.N01.PAI0318 - Definir o índice de desempenho da medição por lote; e, C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição.
2	Baixa quantidade de recursos humanos para operar os processos da área.	Possibilidade de sobrecarga do trabalho; Possibilidade de acúmulo de demandas; Risco de descontinuidade operacional; Dificuldade na implementação de melhorias; *Possibilidade de impacto na qualidade do serviço	C1.N01.PAI0318 - Definir o índice de desempenho da medição por lote; C1.N01.PAI0321 -Realizar o planejamento de aquisição de hidrômetros; C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição; e, C1.N01.PAI0328 - Tratar demandas para fins de perícias judiciais de Micromedição.
3	Ausência de indicadores de desempenho para monitorar os processos em andamento na PGOM. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem a execução dos processos tratados.	Possibilidade de comprometimento nas tomadas de decisões estratégicas.	C1.N01.PAI0318 - Definir o índice de desempenho da medição por lote; C1.N01.PAI0321 -Realizar o planejamento de aquisição de hidrômetros; C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição; e, C1.N01.PAI0328 - Tratar demandas para fins de perícias judiciais de Micromedição.
4	O acompanhamento do contrato relacionado aos serviços da micromedição é realizado por meio de planilhas em excel.	Possibilidade de inconsistências nas informações; Possibilidade de inserção de informação equivocada por ser um trabalho manual.	C1.N01.PAI0327 - Realizar a medição de contrato de serviços da micromedição

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	3	25%
Atores/Clientes/Fornecedores	0	0%
Infraestrutura física	1	8%
Planejamento	0	0%
Regras de Negócio	0	0%
Comunicação/Articulação	2	17%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	4	33%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	1	8%
Integração	1	8%
Total	12	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Conflito de competências entre SLG e PGOM para recebimento de hidrômetros.	Solicitar a alta gestão interlocução entre as áreas para alinhamento conforme as normas reguladoras.	Gestão
Ausência de metodologia para definir e atestar a quantidade de horas demandadas pelo perito para subsidiar o pagamento de honorários em questões de vistorias judiciais.	Implantação de uma metodologia padronizada e transparente, contendo critérios objetivos, com base na tabela do Conselho de Engenharia e, contendo ainda, definição de critérios técnicos.	Processo
Ausência de retorno das decisões judiciais que necessitam de perícia para subsidiar as perícias na PGOM.	Realizar reunião de alinhamnento com o responsável do setor jurídico para definir um fluxo de respostas para a PGOM, bem como, quais dados devem ser enviados e por qual canal de comunicação.	Gestão
Variabilidade na padronização da elaboração do Termo de Referência para elaboração de contrato de serviços e aquisição de hidrômetros.	Realizar reunião de alinhamento com a PRL a fim de criar um modelo-padrão de termo de referência específico para aquisição de hidrômetros e serviços (Instalação, aferição, manutenção, etc)	Gestão
Ausência de controle de acesso e monitoramento dos bens da PGOM	Implantação de controle de acesso físico às instalações da PGOM e laboratório, devendo conter: Registro de entrada/saída de pessoas autorizadas (servidores, terceiros, visitantes).	Gestão
Dificuldade de rastreabilidade confiavel da situação/localização dos hidrômetros, ante a ausência de definição clara do seu status no ERP – Atendimento, Comercial e Serviço.	Verificar com a PRTD a possibilidade de evolução do sistema a fim de criar o status devidos para a rastreabilidade dos hidrômetros na Companhia.	Sistema
Uso de sistemas não integrados e dependência de planilhas em Excel para o tratamento de dados.	Verificar com a PRTD a possibilidade de integração das planilhas de controle (requisições, controle de estoque, recebimento de hidrômetros e boletins de aferições) com o ERP – Atendimento, Comercial e Serviço e o ERP - Logística.	Sistema
Baixa quantidade de recursos humanos para operar os processos da área.	A contratação de corpo técnico, por meio de concurso ou contrato de prestação de serviços, com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados pela PGOM	Gestão
Ausência de indicadores de desempenho para monitorar os processos em andamento na PGOM. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem a execução dos processos tratados.	Redesenhar os processos propondo indicadores de desempenho que mensurem a execução dos processos tratados na PGOM	Processo
O acompanhamento do contrato relacionado aos serviços da micromedição é realizado por meio de planilhas em excel.	Criação de painel de BI com os indicadores necessários para medição do contrato.	Sistema