PGOMG - Coordenadoria de Gestao de Hidrometros
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Baixa quantidade de recursos humanos para operar os processos da área. | *Possibilidade de sobrecarga do trabalho; *Possibilidade de acúmulo de demandas; *Risco de descontinuidade operacional; *Dificuldade na implementação de melhorias; *Possibilidade de impacto na qualidade do serviço. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0322 - Realizar a aferição de hidrômetros em garantia e reuso (Laboratório) C1.N01.PAI0323 - Realizar a análise de qualidade técnica de hidrômetros novos hidrômetros C1.N01.PAI0324 - Realizar a aferição de hidrômetros por solicitação do Usuário ou Caesb C1.N01.PAI0335 - Realizar a conferência dos serviços de substituição de hidrômetros realizados pela terceirizada C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados C1.N01.PAI0354 - Realizar o ensaio para levantamento do IDM do parque de hidrômetros C1.N01.PAI0355 - Analisar o desempenho da micromedição C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
| 2 | Uso de sistemas não integrados e dependência de planilhas em Excel para o tratamento de dados. | *Possibilidade de problemas na precisão dos cálculos *Possibilidade de dados desatualizados ou inconsistentes *Risco de erros manuais em fórmulas e na inserção de dados. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0322 - Realizar a aferição de hidrômetros em garantia e reuso (Laboratório) C1.N01.PAI0323 - Realizar a análise de qualidade técnica de hidrômetros novos hidrômetros C1.N01.PAI0324 - Realizar a aferição de hidrômetros por solicitação do Usuário ou Caesb C1.N01.PAI0335 - Realizar a conferência dos serviços de substituição de hidrômetros realizados pela terceirizada C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados C1.N01.PAI0354 - Realizar o ensaio para levantamento do IDM do parque de hidrômetros C1.N01.PAI0355 - Analisar o desempenho da micromedição C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
| 3 | Ausência de mecanismos de controle e processo formal de entrada, saída e movimentação interna dos hidrômetros armazenados no almoxarifado para substituição, descarte e consulta indireta. Atualmente é realizado por planilhas Excel. | *Possibilidade de perda de controle sobre o inventário *Dificuldade na consulta indireta e rastreabilidade dos materiais. | C1.N01.PAI0323 - Realizar a análise de qualidade técnica de hidrômetros novos hidrômetros. C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados. |
| 4 | Ausência de definição da forma de coleta dos hidrômetros eletrônicos encaminhados para descarte. | *Possibilidade de descartes inadequados e impacto ambiental *Possibilidade de multas e penalidades regulatórias *Risco de contaminação com resíduos inadequados *Possibilidade de desperdício de recursos impedindo que a Caesb recupere parte do valor investido. | C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados |
| 5 | Atualmente, a PGOMG conta com colaboradores que, em função da idade e do tempo de serviço, enfrentam dificuldades na utilização dos sistemas da companhia (como Outlook, ERP - Documentos e ERP - Comercial). Essa limitação tem gerado uma dependência constante de colegas de trabalho ou da gestão para a execução de atividades operacionais que poderiam ser realizadas de forma autônoma. | *Possibilidade da diminuição da produtividade e aumento de erros *Sobrecarregamento da gestão e colaboradores chaves. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0335 - Realizar a conferência dos serviços de substituição de hidrômetros realizados pela terceirizada C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
| 6 | Ausência de funcionalidade no ERP - Comercial para a elaboração dos relatórios de recebimento e substituição de hidrômetros. Atualmente, a documentação referente a recebimento e substituição de hidrômetros é encaminhada fisicamente ao supervisor, que, por sua vez, faz a conferência e o recebimento manualmente, registrando as informações em uma planilha interna da PGOMG. | *Possibilidade de erros humanos. *Dificuldade de acesso a dados atualizados e visibilidade limitada. *Dificuldade na análise de dados e geração de relatórios precisos. *Possibilidade de desatualização de informações e falta de controle em tempo real. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0322 - Realizar a aferição de hidrômetros em garantia e reuso (Laboratório) C1.N01.PAI0323 - Realizar a análise de qualidade técnica de hidrômetros novos hidrômetros C1.N01.PAI0324 - Realizar a aferição de hidrômetros por solicitação do Usuário ou Caesb C1.N01.PAI0335 - Realizar a conferência dos serviços de substituição de hidrômetros realizados pela terceirizada C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados C1.N01.PAI0354 - Realizar o ensaio para levantamento do IDM do parque de hidrômetros C1.N01.PAI0355 - Analisar o desempenho da micromedição C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
| 7 | Dificuldade em realizar substituições de hidrômetros, onde a ligação necessite de adequação, por não ter previsão no contrato. | *Possibilidade de perda da eficiência na medição do consumo; *Possibilidade de impacto financeiro; *Possibilidade de descumprimento de metas contratuais e regulatórias. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0335 - Realizar a conferência dos serviços de substituição de hidrômetros realizados pela terceirizada C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
| 8 | Ausência de estrutura física para armazenamento suficiente dos hidrômetros descartados e adquiridos. | *Possibilidade de acúmulo de materiais; *Dificulade de localizar os hidrômetros quando necessário *Dificuldade na gestão de estoque; *Possibilidade de danos aos hidrômetros. | C1.N01.PAI0319 - Executar ordem de serviço de substituição de hidrômetros C1.N01.PAI0320 - Realizar a substituição corretiva de hidrômetros C1.N01.PAI0336 - Realizar a triagem de hidrômetros retirados C1.N01.PAI0356 - Realizar a vistoria de adequação da medição |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 3 | 21% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 1 | 7% |
| Infraestrutura física | 1 | 7% |
| Planejamento | 0 | 0% |
| Regras de Negócio | 0 | 0% |
| Comunicação/Articulação | 2 | 14% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 2 | 14% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 1 | 7% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 1 | 7% |
| Integração | 3 | 21% |
| Total | 14 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Baixa quantidade de recursos humanos para operar os processos da área. | A contratação de corpo técnico, por meio de concurso ou contrato de prestação de serviços, com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados pela PGOMG | Gestão |
| Uso de sistemas não integrados e dependência de planilhas em Excel para o tratamento de dados. | Verificar com a PRTD a possibilidade de integração das planilhas de controle (requisições, controle de estoque, recebimento de hidrômetros e boletins de aferições) com o ERP - Comercial e o ERP - Logística. | Sistema |
| Ausência de mecanismos de controle e processo formal de entrada, saída e movimentação interna dos hidrômetros armazenados no almoxarifado para substituição, descarte e consulta indireta. Atualmente é realizado por planilhas Excel. | Criação ou evolução de ferramenta ou módulo no ERP Comercial que possibilite o controle e a rastreabilidade dos hidrômetros. | Sistema |
| Ausência de definição da forma de coleta dos hidrômetros eletrônicos encaminhados para descarte. | Verificar com a área de meio ambiente da Caesb (RMAA) qual a melhor definição de descarte para os hidrômetros eletrônicos. | Gestão |
| Atualmente, a PGOMG conta com colaboradores que, em função da idade e do tempo de serviço, enfrentam dificuldades na utilização dos sistemas da companhia (como Outlook, ERP - Documentos e ERP - Comercial). Essa limitação tem gerado uma dependência constante de colegas de trabalho ou da gestão para a execução de atividades operacionais que poderiam ser realizadas de forma autônoma. | Criar programas de capacitação específicos para esses colaboradores, com linguagem simples, ritmo adequado e exemplos práticos do dia a dia. | Gestão |
| Ausência de funcionalidade no ERP - Comercial para a elaboração dos relatórios de recebimento e substituição de hidrômetros. Atualmente, a documentação referente a recebimento e substituição de hidrômetros é encaminhada fisicamente ao supervisor, que, por sua vez, faz a conferência e o recebimento manualmente, registrando as informações em uma planilha interna da PGOMG. | Verificar com a PRTD a possibilidade de integração das planilhas de controle (requisições, controle de estoque, recebimento de hidrômetros e boletins de aferições) com o ERP - Comercial e o ERP - Logística. | Sistema |
| Dificuldade em realizar substituições de hidrômetros, onde a ligação necessite de adequação, por não ter previsão no contrato. | Realizar reunião de alinhamento com as áreas envolvidas para definição de atribuições quanto a realização da adequação. | Gestão |
| Ausência de estrutura física para armazenamento suficiente dos hidrômetros descartados e adquiridos. | Realizar com a alta gestão reunião de alinhamento a fim de verificar a possibilidade de providenciar um espaço adequado para armazenamento dos hidrômetros descartados e adquiridos. | Gestão |