PGOC - Gerencia de Planejamento e Controle Operacional

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
8	Incompatibilidade do Regimento Interno da área com um processo de competência da PGOC. Atualmente o regimento interno da área conta com um item que deveria estar contido no regimento interno da PGOC.	Dificuldade de entendimento sobre a responsabilidade pela execução dos processos. Desprendimento de tempo dos membros da PGOCP com atividades que, a princípio, não são de sua alçada. Ausência de tempo dos membros para execução de processos de atribuição da PGOCP. Possibilidade de dificuldade de priorização dos processos a serem executados. Possibilidade de duplicidade de execução dos processos. Possibilidade de não execução dos processos.	• C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0375 - Confirmar aderência das intervenções no SES à legislação e normativos vigentes;
9	Ausência de definição de um meio de comunicação entre as áreas externas e a PGOC. Atualmente a PGOC recebe demandas e solicitações diversas através de meios distintos de comunicação.	Possibilidade de perda de informações Possibilidade de repasse duplicado de informações Possibilidade de não atendimento de demandas Possibilidade e perda de controle das demandas recebidas	• C1.N01.PAI0368 - Realizar procedimentos para atualização de conhecimentos e informações relativas às competências e atividades desenvolvidas na PGOC; • C1.N01.PAI0369 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Norma da PGOC; • C1.N01.PAI0370 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Instrução de Trabalho ou Procedimento Interno de Trabalho da PGOC; • C1.N01.PAI0371 - Realizar procedimentos para melhoria-adequação em sistemas coorporativos para a PGOC; • C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0375 - Confirmar aderência das intervenções no SES à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0376 - Monitorizar os indicadores operacionais e de manutenção por parte da PGOC; • C1.N01.PAI0377 - Gerir os custos operacionais de energia e capacitação do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0378 - Participar da elaboração do Planejamento Tático Operacional da PGO
1	Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Historiador. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificada pela PGOC.	Possibilidade de falhas no controle operacional das Unidades Possibilidade de retrabalho e morosidade na busca por informações aderentes Possibilidade de criação de manuais operacionais com informações incorretas Possibilidade de execução de intervenções nos SAA e SES incorretas e/ou indevidas	• C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes;
2	Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema ERP - Dados Operacionais. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificadas pela PGOC	Possibilidade de falhas no controle operacional das Unidades Possibilidade de retrabalho e morosidade na busca por informações aderentes Possibilidade de criação de manuais operacionais com informações incorretas Possibilidade de execução de intervenções nos SAA e SES incorretas e/ou indevidas	• C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES;
10	O tempo e a capacidade de execução dos processos não são satisfatórios. Atualmente a área executa seus processos dentro das suas possibilidade considerando o número de recursos humanos disponíveis, utilizando um tempo acima do esperado e atendendo a quantidade de demandas possíveis dentro do referido cenário.	Possibilidade de perda de prazo para atendimento de demandas. Possibilidade de não atendimento de demandas solicitadas. Possibilidade da necessidade de priorização de demandas em detrimento das demais	• C1.N01.PAI0368 - Realizar procedimentos para atualização de conhecimentos e informações relativas às competências e atividades desenvolvidas na PGOC; • C1.N01.PAI0369 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Norma da PGOC; • C1.N01.PAI0370 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Instrução de Trabalho ou Procedimento Interno de Trabalho da PGOC; • C1.N01.PAI0371 - Realizar procedimentos para melhoria-adequação em sistemas coorporativos para a PGOC; • C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0375 - Confirmar aderência das intervenções no SES à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0376 - Monitorizar os indicadores operacionais e de manutenção por parte da PGOC; • C1.N01.PAI0377 - Gerir os custos operacionais de energia e capacitação do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0378 - Participar da elaboração do Planejamento Tático Operacional da PGO
3	Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Atlas. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas pela PGOC	Possibilidade de falhas no controle operacional das Unidades Possibilidade de retrabalho e morosidade na busca por informações aderentes Possibilidade de criação de manuais operacionais com informações incorretas Possibilidade de execução de intervenções nos SAA e SES incorretas e/ou indevidas	• C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES;
4	Ausência de acesso a informações de projetos. Atualmente a PGOC precisa solicitar para a EPR informações de projetos necessárias para análises e produção de material referente ao funcionamento operacional das Unidades	Possibilidade de perda de informação Possibilidade de obras executadas fora dos padrões técnicos necessários Morosidade na execução dos processos Dificuldade de acesso à informações essenciais para o funcionamento das SAA e SES Possibilidade de falhas operacionais ou técnicas nas redes existentes	• C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC;
5	Ausência de utilização de meio específico para registro e controle das demandas recebidas e repassadas pela PGOC e suas Coordenadorias. Atualmente a área não utiliza nenhum meio próprio para registrar as informações sobre as demandas recebidas e tratadas, bem como para estruturação de Projetos.	Dificuldade no controle das demandas recebidas pela área Possibilidade de não atendimento de demandas Dificuldade na mensuração das demandas atendidas pela área Dificuldade na localização de demanda recebidas	• C1.N01.PAI0368 - Realizar procedimentos para atualização de conhecimentos e informações relativas às competências e atividades desenvolvidas na PGOC; • C1.N01.PAI0369 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Norma da PGOC; • C1.N01.PAI0370 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Instrução de Trabalho ou Procedimento Interno de Trabalho da PGOC; • C1.N01.PAI0371 - Realizar procedimentos para melhoria-adequação em sistemas coorporativos para a PGOC; • C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0375 - Confirmar aderência das intervenções no SES à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0376 - Monitorizar os indicadores operacionais e de manutenção por parte da PGOC; • C1.N01.PAI0377 - Gerir os custos operacionais de energia e capacitação do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0378 - Participar da elaboração do Planejamento Tático Operacional da PGO
6	Ausência de indicadores para monitoramento do andamento de atendimento das demandas da PGOC e suas coordenadorias.	Dificuldade em medir a eficiência e a eficácia dos processos, o que impede a identificação das melhorias. Possibilidade em prejudicar a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados, tornando a gestão mais reativa do que proativa.	• C1.N01.PAI0378 - Participar da elaboração do Planejamento Tático Operacional da PGO
7	Escassez de recursos humanos na PGOC. Atualmente a área conta com apenas dois empregados, que executam todos os processos da área.	Risco de não atendimento de demandas Risco de perda de prazo para atendimento de demandas Risco de perda de informações sobre demandas recebidas	• C1.N01.PAI0368 - Realizar procedimentos para atualização de conhecimentos e informações relativas às competências e atividades desenvolvidas na PGOC; • C1.N01.PAI0369 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Norma da PGOC; • C1.N01.PAI0370 - Realizar procedimentos para criação - alteração de Instrução de Trabalho ou Procedimento Interno de Trabalho da PGOC; • C1.N01.PAI0371 - Realizar procedimentos para melhoria-adequação em sistemas coorporativos para a PGOC; • C1.N01.PAI0372 - Atuar no controle operacional por meio do centro de operações da PGOC; • C1.N01.PAI0373 - Coordenar a elaboração dos manuais do CECOP relativo aos SAA e SES; • C1.N01.PAI0374 - Confirmar aderência das intervenções no SAA à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0375 - Confirmar aderência das intervenções no SES à legislação e normativos vigentes; • C1.N01.PAI0376 - Monitorizar os indicadores operacionais e de manutenção por parte da PGOC; • C1.N01.PAI0377 - Gerir os custos operacionais de energia e capacitação do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0378 - Participar da elaboração do Planejamento Tático Operacional da PGO

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	0	0%
Atores/Clientes/Fornecedores	7	27%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	1	4%
Regras de Negócio	3	12%
Comunicação/Articulação	5	19%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	8	31%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	2	8%
Integração	0	0%
Total	26	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Incompatibilidade do Regimento Interno da área com um processo de competência da PGOC. Atualmente o regimento interno da área conta com um item que deveria estar contido no regimento interno da PGOC.	Realizar a revisão e atualização do Regimento Interno da Caesb, seguindo os trâmites internos necessários.	Gestão
Ausência de definição de um meio de comunicação entre as áreas externas e a PGOC. Atualmente a PGOC recebe demandas e solicitações diversas através de meios distintos de comunicação.	Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PGOC e suas Coordenadorias (semelhante ao sistema utilizado pela PRT, porém com a devida proporção). Para tanto faz-se necessário alinhamentos entre PGO e PRT.	Gestão
Ausência de definição de um meio de comunicação entre as áreas externas e a PGOC. Atualmente a PGOC recebe demandas e solicitações diversas através de meios distintos de comunicação.	Estabelecer procedimento interno de trabalho que determine a ferramenta de controle de demandas a ser institucionalizada (similar à PRT) como o único canal oficial de recebimento de solicitações oriundas de áreas externas à PGOC	Gestão
Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Historiador. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificada pela PGOC.	Além da abertura de OS para a PMI no SIMAN (procedimento já realizado atualmente pela PGOC), realizar o envio de relatórios, com períodos pré-determinados, informando a relação de OS abertas, bem como a priorização para atendimento destas. Para tanto se faz necessário apoio da Superintendência da PGO e da PMI.	Gestão
Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema ERP - Dados Operacionais. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificadas pela PGOC	Elaborar procedimento interno para checagem periódica de dados desatualizados no ERP – Dados Operacionais, com envio das informações à PPA e à POE, solicitando as devidas correções, conforme periodicidade a ser definida pela PGOC. Para viabilizar a ação, é necessário o apoio da Superintendência da PGO, da PPA e da POE.	Gestão
O tempo e a capacidade de execução dos processos não são satisfatórios. Atualmente a área executa seus processos dentro das suas possibilidade considerando o número de recursos humanos disponíveis, utilizando um tempo acima do esperado e atendendo a quantidade de demandas possíveis dentro do referido cenário.	Efetivar a composição do corpo técnico da PGOC com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessário para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 1368.2025.	Gestão
Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Atlas. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas pela PGOC	Realizar interlocuções com a ESET, PPA, PAN e PAS para se dispor a participar e auxiliar da atualização das informações de cadastro no sistema Atlas, tendo em vista a eminente mudança de contrato na ESET.	Gestão
Ausência de acesso a informações de projetos. Atualmente a PGOC precisa solicitar para a EPR informações de projetos necessárias para análises e produção de material referente ao funcionamento operacional das Unidades	Solicitar para a EPR acesso ao repositório interno local em que ficam armazenadas as informações sobre projetos, com perfil apenas para leitura. Para tanto se faz necessário o apoio da PGO para interlocuções com a EPR.	Gestão
Ausência de utilização de meio específico para registro e controle das demandas recebidas e repassadas pela PGOC e suas Coordenadorias. Atualmente a área não utiliza nenhum meio próprio para registrar as informações sobre as demandas recebidas e tratadas, bem como para estruturação de Projetos.	Elaborar procedimento interno de trabalho para definição de meio oficial para registro e controle de demandas a serem atendidas pela PGOC e suas Coordenadorias. Para tanto faz-se necessário alinhamentos com a PGOC.	Gestão
Ausência de utilização de meio específico para registro e controle das demandas recebidas e repassadas pela PGOC e suas Coordenadorias. Atualmente a área não utiliza nenhum meio próprio para registrar as informações sobre as demandas recebidas e tratadas, bem como para estruturação de Projetos.	Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PGOC e suas Coordenadorias (semelhante ao sistema utilizado pela PRT, porém com a devida proporção). Para tanto faz-se necessário alinhamentos entre PGO e PRT.	Gestão
Ausência de indicadores para monitoramento do andamento de atendimento das demandas da PGOC e suas coordenadorias.	Implementar os indicadores para medição dos processos tratados pela PGOCP. Para tanto faz-se necessário alinhamentos com a PGOC.	Gestão
Escassez de recursos humanos na PGOC. Atualmente a área conta com apenas dois empregados, que executam todos os processos da área.	Efetivar a composição do corpo técnico da PGOC com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessário para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 1368.2025.	Gestão