PGOCC - Coordenadoria de Centro de Controle Operacional

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
5	Ausência de acesso a informações de histórico sobre demandas já solicitadas para a PMI (SIMAN). Atualmente há casos em que a PGOCC necessita abrir novos chamados, ou não consegue pesquisar ações já realizadas.	Possibilidade de chamados abertos em duplicidade Possibilidade de retrabalho de ambas as áreas Morosidade na tomada de decisões	C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES
6	Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema ERP - Dados Operacionais. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificadas pela PGOCC	Possibilidade de falhas no controle operacional das Unidades Possibilidade de retrabalho e morosidade na busca por informações aderentes Possibilidade de execução de intervenções nos SAA e SES incorretas e/ou indevidas	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
1	Incompatibilidade do Regimento Interno da área com um processo de competência da PGOCC. Atualmente o regimento interno não reflete claramente todas as atribuições e atividades realizadas pela área.	Possibilidade de dificuldade de entendimento sobre a responsabilidade pela execução dos processos. Possibilidade de dificuldade de priorização dos processos a serem executados. Possibilidade de duplicidade de execução dos processos. Possibilidade de não execução dos processos.	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
7	Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Atlas. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas pela PGOCC	Possibilidade de falhas no controle operacional das Unidades Possibilidade de retrabalho e morosidade na busca por informações aderentes Possibilidade de execução de intervenções nos SAA e SES incorretas e/ou indevidas	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
8	Ausência de informações sobre serviços de manutenção nos reservatórios. Atualmente não há registro dos dias em que foram realizados serviços de limpeza, por exemplo.	Dificuldade no controle da execução do serviços Dificuldade de acesso às informações referentes a limpeza de reservatórios Possibilidade de perda do prazo para limpeza dos reservatórios Dificuldade de controle de equipe necessária para serviços de manutenção no reservatório	• C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios;
2	Escassez de recursos humanos na PGOCC. A área apresentou um déficit de 4 empregados, de acordo com a análise do cenário atual presente na OS 1079.2024.	Risco de não atendimento de demandas Risco de perda de prazo para atendimento de demandas Risco de perda de informações sobre demandas recebidas	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
9	Ausência de aceso às informações sobre melhorias ou expansões nos SAA e SES. Atualmente há situações em que a PGOCC necessita enviar algum recurso para confirmar informações das Unidades, como por exemplo informações de capacidade, que são essenciais para tomada de decisões e elaboração do diagnóstico do SAA e SES	Necessidade de intervenções emergenciais Morosidade na execução do processo Retrabalho na coleta de informações Dificuldades na realização de programações de intervenções nos SAA e SES Necessidade de alocação de recurso humano para coleta de informações presenciais	• C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES
3	Ausência de sistema ou ferramenta específica para registro, controle e acompanhamento de demandas. Atualmente não há um sistema que permita realizar alterações nas demandas já registradas, inserir histórico de ações realizadas, visualizar o andamento de atendimento das demandas bem como emitir relatórios.	Dificuldade no controle das demandas recebidas pela área Possibilidade de não atendimento de demandas Dificuldade na mensuração das demandas atendidas pela área Dificuldade na localização de demanda recebidas	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
10	Impacto causado pela Norm de Função Gratificada (ND.GRH-020). Com a publicação da referida Norma, a PGOCC necessitou realizar remanejamentos e realocações de empregados, devido ao quadro reduzido da área, de forma repentina para se adequar de forma que não gerasse impactos na operação, bem como financeiros para a Companhia. Vale ressaltar que, segundo os gestores da área, caso ocorram mudanças as quais provavelmente gerem impactos futuros, podem ser necessárias análises mais aprofundadas no momento da execução do serviço de catálogo S5 (Redesenho).	Sobrecarga dos executores dos processos Necessidade de remanejamento e realocação de empregados sem o devido planejamento Possibilidade de impactos financeiros para a Companhia Possibilidade de insatisfação dos empregados da área Possibilidade de perda de recursos humanos devido a presumível insatisfação de empregados	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
4	Ausência de automatização das informações disponíveis para levantamento e consolidação de alguns indicadores. Atualmente há indicadores que, por vezes, deixam de ser mensurados, ou são mensurados através de uma busca manual dos dados necessários.	Morosidade no levantamento das informações, bem como na elaboração do diagnóstico Possibilidade de falha na coleta e consolidação dos dados Possibilidade de tomada de decisões baseadas em informações indevidas	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES
11	Impacto causado pela Norma de HE e Banco de Horas (ND.GRH-001). Com a publicação da referida norma, a PGOCC necessitou reenquadrar a realização de HE e a escala de trabalho devido ao quadro reduzido da área de forma repentina, de forma que não gerasse impactos para a operação, bem como financeiros para a Companhia. Cabe registrar que atualmente a área vem respondendo por questionamentos a respeito da temática. Vale ressaltar que, segundo os gestores da área, caso ocorram mudanças as quais provavelmente gerem impactos futuros, podem ser necessárias análises mais aprofundadas no momento da execução do serviço de catálogo S5 (Redesenho).	Sobrecarga dos executores do processo, devido ao excesso de documentação relacionada a referida Norma Necessidade de reprogramação da escala de HE e banco de horas sem o devido planejamento Possibilidade de impactos financeiros para a Companhia Possibilidade de insatisfação dos empregados da área Possibilidade de perda de recursos humanos devido a presumível insatisfação de empregados	• C1.N01.PAI0329 - Realizar coordenação e controle das operações do SAA e SES; • C1.N01.PAI0330 - Supervisionar operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0331 - Programar paradas na operação do SAA e SES; • C1.N01.PAI0332 - Programar limpezas de reservatórios; • C1.N01.PAI0333 - Realizar diagnóstico do SAA e SES; e, • C1.N01.PAI0334 - Gerenciar situações de crise na operação do SAA e SES

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	2	5%
Atores/Clientes/Fornecedores	8	20%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	5	12%
Regras de Negócio	5	12%
Comunicação/Articulação	4	10%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	7	17%
Burocracia	3	7%
Financeiro	2	5%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	3	7%
Integração	2	5%
Total	41	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Ausência de acesso a informações de histórico sobre demandas já solicitadas para a PMI (SIMAN). Atualmente há casos em que a PGOCC necessita abrir novos chamados, ou não consegue pesquisar ações já realizadas.	Auxiliar a PGOC nas interlocuções com a PMIG para se dispor a auxiliar na implementação de um módulo de informações do ERP - Dados Operacionais no sistema SIMAN. Para tanto se faz necessário o apoio da PGO, PGOC, PMI, PMIG e PRT.	Gestão
Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema ERP - Dados Operacionais. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas/ identificadas pela PGOCC	Auxiliar a PGOC na elaboração de procedimento interno para checagem periódica de dados desatualizados no ERP – Dados Operacionais, com envio das informações à PPA e à POE, solicitando as devidas correções, conforme periodicidade a ser definido pela PGOC. Para viabilizar a ação, é necessário o apoio da Superintendência da PGO, da PPA e da POE.	Gestão
Incompatibilidade do Regimento Interno da área com um processo de competência da PGOCC. Atualmente o regimento interno não reflete claramente todas as atribuições e atividades realizadas pela área.	Realizar a revisão e atualização do Regimento Interno da Caesb, seguindo os trâmites internos necessários.	Gestão
Informações sobre dados cadastrais das Unidades incompletas ou desatualizadas no sistema Atlas. Atualmente há casos em que são identificadas divergências entre as informações de cadastro do sistema e as informações analisadas pela PGOCC	Auxiliar a PGOC na realização de interlocuções com a ESET, PPA, PAN e PAS para se dispor a participar e auxiliar da atualização das informações de cadastro no sistema Atlas, tendo em vista a eminente mudança de contrato na ESET.	Gestão
Ausência de informações sobre serviços de manutenção nos reservatórios. Atualmente não há registro dos dias em que foram realizados serviços de limpeza, por exemplo.	Criar procedimento interno de trabalho para que a PGOCC crie um pop-up no painel de BI com a informação da quantidade de dias sem limpeza nos reservatórios.	Processo
Escassez de recursos humanos na PGOCC. A área apresentou um déficit de 4 empregados, de acordo com a análise do cenário atual presente na OS 1079.2024.	Efetivar a composição do corpo técnico da PGOCC com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessárias para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 1079.2024.	Gestão
Ausência de aceso às informações sobre melhorias ou expansões nos SAA e SES. Atualmente há situações em que a PGOCC necessita enviar algum recurso para confirmar informações das Unidades, como por exemplo informações de capacidade, que são essenciais para tomada de decisões e elaboração do diagnóstico do SAA e SES	Realizar procedimento interno para reforçar com as equipes da PGOCC sobre a disponibilidade do sistema FIOB para pesquisa de informações sobre obras em andamento.	Gestão
Ausência de sistema ou ferramenta específica para registro, controle e acompanhamento de demandas. Atualmente não há um sistema que permita realizar alterações nas demandas já registradas, inserir histórico de ações realizadas, visualizar o andamento de atendimento das demandas bem como emitir relatórios.	Elaborar procedimento interno de trabalho para definição de meio oficial para registro e controle de demandas a serem atendidas pela PGOCC. Para tanto faz-se necessário alinhamentos com a PGOC.	Gestão
Ausência de sistema ou ferramenta específica para registro, controle e acompanhamento de demandas. Atualmente não há um sistema que permita realizar alterações nas demandas já registradas, inserir histórico de ações realizadas, visualizar o andamento de atendimento das demandas bem como emitir relatórios.	Institucionalizar ferramenta para controle de demandas da PGOCC (semelhante ao sistema utilizado pela PRT, porém com a devida proporção). Para tanto faz-se necessário alinhamentos entre PGO e PRT.	Gestão
Impacto causado pela Norm de Função Gratificada (ND.GRH-020). Com a publicação da referida Norma, a PGOCC necessitou realizar remanejamentos e realocações de empregados, devido ao quadro reduzido da área, de forma repentina para se adequar de forma que não gerasse impactos na operação, bem como financeiros para a Companhia. Vale ressaltar que, segundo os gestores da área, caso ocorram mudanças as quais provavelmente gerem impactos futuros, podem ser necessárias análises mais aprofundadas no momento da execução do serviço de catálogo S5 (Redesenho).	Efetivar a composição do corpo técnico da PGOCC com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessárias para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 1079.2024.	Gestão
Ausência de automatização das informações disponíveis para levantamento e consolidação de alguns indicadores. Atualmente há indicadores que, por vezes, deixam de ser mensurados, ou são mensurados através de uma busca manual dos dados necessários.	Realizar integração entre o sistema ERP - Dados Operacionais e o Historiador para alimentar as informações de eventos que interferem nos indicadores. Para tanto, são necessárias interlocuções entre PGO, PRT (PRTD) e PMI para verificar a possibilidade da referida integração.	Sistema
Impacto causado pela Norma de HE e Banco de Horas (ND.GRH-001). Com a publicação da referida norma, a PGOCC necessitou reenquadrar a realização de HE e a escala de trabalho devido ao quadro reduzido da área de forma repentina, de forma que não gerasse impactos para a operação, bem como financeiros para a Companhia. Cabe registrar que atualmente a área vem respondendo por questionamentos a respeito da temática. Vale ressaltar que, segundo os gestores da área, caso ocorram mudanças as quais provavelmente gerem impactos futuros, podem ser necessárias análises mais aprofundadas no momento da execução do serviço de catálogo S5 (Redesenho).	Efetivar a composição do corpo técnico da PGOCC com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessárias para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 1079.2024.	Gestão