CEFT - Gerencia de Tesouraria
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | As areas que demandam a CEFT têm encaminhado as solicitações de pagamento à CEFT com pouca antecedência, muitas vezes próximo à data de vencimento ou até mesmo após o vencimento. | * Possibilidade de comprometimento do cumprimento do prazo; *Possibilidade de gerar encargos adicionais (multas e juros); * Impacta o planejamento financeiro da Caesb. | C2.N05.M03.PAI0078 - Analisar documentos para pagamento no sistema financeiro; |
| 2 | Ausência de Procedimento Operacional Padrão - POP para auxiliar na execução dos processos. | *Possibilidade de inconsistência na execução dos processos *Possibilidade de risco de erro operacional | C2.N05.M03.PAI0078 - Analisar documentos para pagamento no sistema financeiro; C2.N05.M03.PAI0079 - Realizar o planejamento dos pagamentos; C2.N05.M03.PAI0080 - Processar pagamentos diversos; C2.N05.M03.PAI0081 - Registrar baixa e destinação de pagamentos executados; C2.N05.M03.PAI0082 - Gerenciar carteira de contas a pagar; C2.N05.M03.PAI0083 - Gerenciar solicitações do fundo da tesouraria; C2.N05.M03.PAI0084 - Executar abertura de contas bancárias; C2.N05.M03.PAI0085 - Monitorar saldos bancários e comunicar liberação de recursos; C2.N05.M03.PAI0086 - Processar emissão de guias de recolhimento diversos; C2.N05.M03.PAI0087 - Tratar demandas de adiantamentos financeiros, quando devidamente; C2.N05.M03.PAI0088 - Preparar relatórios com dados relevantes à CEF. |
| 3 | Ausência de Manual do Módulo Financeiro do ERP da Caesb. | *Dificuldade da correta utilização do sistema; *Possibilidade de aumento da dependência de conhecimento tácito; * Possibilidade do aumento da curva de aprendizado para novos colaboradores. | C2.N05.M03.PAI0078 - Analisar documentos para pagamento no sistema financeiro; C2.N05.M03.PAI0079 - Realizar o planejamento dos pagamentos; C2.N05.M03.PAI0080 - Processar pagamentos diversos; C2.N05.M03.PAI0081 - Registrar baixa e destinação de pagamentos executados; C2.N05.M03.PAI0082 - Gerenciar carteira de contas a pagar; C2.N05.M03.PAI0083 - Gerenciar solicitações do fundo da tesouraria; C2.N05.M03.PAI0084 - Executar abertura de contas bancárias; C2.N05.M03.PAI0085 - Monitorar saldos bancários e comunicar liberação de recursos; C2.N05.M03.PAI0086 - Processar emissão de guias de recolhimento diversos; C2.N05.M03.PAI0087 - Tratar demandas de adiantamentos financeiros, quando devidamente; C2.N05.M03.PAI0088 - Preparar relatórios com dados relevantes à CEF. |
| 4 | Ausência de indicadores de desempenho para monitorar os processos em andamento na CEFT. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem a execução dos processos tratados pela CEFT | Possibilidade de comprometimento nas tomadas de decisões estratégicas. | C2.N05.M03.PAI0078 - Analisar documentos para pagamento no sistema financeiro; C2.N05.M03.PAI0079 - Realizar o planejamento dos pagamentos; C2.N05.M03.PAI0080 - Processar pagamentos diversos; C2.N05.M03.PAI0081 - Registrar baixa e destinação de pagamentos executados; C2.N05.M03.PAI0082 - Gerenciar carteira de contas a pagar; C2.N05.M03.PAI0083 - Gerenciar solicitações do fundo da tesouraria; C2.N05.M03.PAI0084 - Executar abertura de contas bancárias; C2.N05.M03.PAI0085 - Monitorar saldos bancários e comunicar liberação de recursos; C2.N05.M03.PAI0086 - Processar emissão de guias de recolhimento diversos; C2.N05.M03.PAI0087 - Tratar demandas de adiantamentos financeiros, quando devidamente; C2.N05.M03.PAI0088 - Preparar relatórios com dados relevantes à CEF. |
| 5 | O controle de recursos da Companhia é realizado em Planilha em excel (Relatório de conciliação e Relatório de disponibilidade) | * Possibilidade de inconsistências nas informações comerciais, caso não seja emitido um dos relatórios obrigatórios; * Possibilidade de inserção de informação equivocada por ser um trabalho manual. | C2.N05.M03.PAI0088 - Preparar relatórios com dados relevantes à CEF |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 1 | 11% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 0 | 0% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 11% |
| Regras de Negócio | 0 | 0% |
| Comunicação/Articulação | 0 | 0% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 4 | 44% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 2 | 22% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 1 | 11% |
| Total | 9 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| As areas que demandam a CEFT têm encaminhado as solicitações de pagamento à CEFT com pouca antecedência, muitas vezes próximo à data de vencimento ou até mesmo após o vencimento. | Resenhar o processo padronizado com prazos definidos para o envio das solicitações de pagamento das áreas à CEFT. | Processo |
| Ausência de Procedimento Operacional Padrão - POP para auxiliar na execução dos processos. | Elaboração e implementação de POPs | Gestão |
| Ausência de Manual do Módulo Financeiro do ERP da Caesb. | Elaboração de um manual técnico e operacional do módulo Financeiro da EPR da Caesb | Gestão |
| Ausência de indicadores de desempenho para monitorar os processos em andamento na CEFT. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem a execução dos processos tratados pela CEFT | Redesenhar os processos implementando as melhorias e propor indicadores de desempenho. | Processo |
| O controle de recursos da Companhia é realizado em Planilha em excel (Relatório de conciliação e Relatório de disponibilidade) | Verificar a possibilidade de evolução do módulo financeiro do ERP da Caesb para que possibilite o acompanhamento e controle dos recursos de forma automatizada | Sistema |