CEFR - Gerencia de Acompanhamento de Recursos e Atualização Monetaria
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Existe sobreposição de atividades entre as áreas CEFR e CEFT na verificação de pendências financeiras de contratos, gerando redundância nos processos. | - Redundância nas atividades gera retrabalho, consumindo tempo e esforço desnecessários das equipes. - O fluxo longo e com muitas etapas pode aumentar o tempo total para conclusão da verificação. - Recursos humanos são utilizados de forma ineficiente, elevando custos sem agregar valor significativo ao processo. | C2.N05.M03.PAI0057 - Realizar verificação de pendências financeiras de contratos |
| 2 | Inserção manual dos dados de atualização monetária no ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio | - Risco elevado de erros humanos. - Possibilidade de retrabalho, devido a erros humanos. - O tempo gasto na inserção manual pode atrasar a disponibilidade de informações atualizadas. - Recursos humanos são utilizados para tarefas repetitivas, que poderiam ser automatizadas, reduzindo a produtividade | C2.N05.M03.PAI0058 - Realizar atualização monetária dos valores |
| 3 | A ausência de funcionalidade no ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio que permita a inserção em lote da mesma data para a devolução da caução obriga os usuários a preencherem os registros individualmente. Essa limitação impacta significativamente a eficiência operacional, sobretudo em situações com grande volume de registros, como casos que envolvem 40 ou mais entradas. | - Baixa eficiência operacional. - Possibilidade de aumento do esforço e custo. - Maior propensão a erros. - Possibilidade de impacto na agilidade dos processos. | C2.N05.M03.PAI0059 - Realizar atualização monetária para a devolução da caução |
| 4 | A tramitação dos processos no ERP - Documentos está sendo comprometida devido à grande quantidade de cliques necessários para realizar cada ação, o que torna o processo lento. | Atrasos no andamento dos processos. Baixa produtividade. Aumento do tempo de resposta. Redução da eficiência operacional. | C2.N05.M03.PAI0059 - Realizar atualização monetária para a devolução da caução C2.N05.M03.PAI0060 - Realizar conferência de Processos de pagamento |
| 5 | O ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio atual não possui a funcionalidade que permita a geração automática do relatório de conferência de lançamento, com anexação direta ao ERP - Documentos. Atualmente, a equipe da CEFR precisa solicitar a geração desse relatório e anexá-lo manualmente ao processo, o que resulta em um volume elevado de solicitações e demanda operacional significativa. | - Aumento do trabalho manual - Possibilidade de erros. - Demora no execução do processo. - Possivilidade de sobrecarga da equipe - Recursos humanos são utilizados de forma ineficiente, elevando custos sem agregar valor significativo ao processo. | C2.N05.M03.PAI0060 - Realizar conferência de Processos de pagamento |
| 6 | O ERP - Contratos não contempla todas as variações de vencimento previstas nos contratos de fornecimento de materiais. Como consequência, têm sido recorrentes os registros incorretos sobre a validade das Notas Fiscais no momento do cadastro desses contratos no EPR. | - Retrabalho operacional, devido à necessidade de correções manuais. - Possibilidade de erros. - Demora na execução do processo. - Possibilidade de sobrecarga da equipe | C2.N05.M03.PAI0060 - Realizar conferência de Processos de pagamento |
| 7 | Atualmente, o controle em relação ao recursos de terceiros é realizado manualmente por meio de planilhas. | - Maior risco de erros e inconsistências nos registros, devido à inserção manual de dados. - Dificuldade de rastreabilidade e controle das informações ao longo do tempo. - Retrabalho frequente, com necessidade de conferências e ajustes manuais. - Baixa padronização na geração de documentos e relatórios. - Perda de tempo e produtividade, especialmente em processos recorrentes. - Fragilidade na segurança da informação, com maior risco de perda ou alteração indevida de dados. | C2.N05.M03.PAI0062 - Solicitar Recursos de Terceiros C2.N05.M03.PAI0063 - Prestar contas de Recursos de Terceiros C2.N05.M03.PAI0064 - Realizar recebimento/ identificação de Recursos de Terceiros |
| 8 | A assinatura eletrônica realizada por meio do ERP - Documentos não é reconhecida pela Caixa Econômica Federal, o que obriga a utilização do sistema SEI como alternativa. Essa duplicidade de sistemas compromete a padronização dos processos e dificulta a centralização documental. | - Duplicidade de trabalho, com necessidade de tramitação em dois sistemas distintos. - Despadronização dos processos, dificultando a gestão documental e o cumprimento de procedimentos internos. - Aumento do tempo de tramitação, devido à adaptação dos documentos para o SEI. - Maior risco de inconsistências e perdas de informação, pela fragmentação entre sistemas. - Dificuldade na rastreabilidade e no controle de versões dos documentos. | C2.N05.M03.PAI0062 - Solicitar Recursos de Terceiros C2.N05.M03.PAI0063 - Prestar contas de Recursos de Terceiros C2.N05.M03.PAI0064 - Realizar recebimento/ identificação de Recursos de Terceiros C2.N05.M03.PAI0065 - Controlar Recursos de Terceiros do OGU |
| 9 | Atualmente, o ERP não permite o upload direto dos extratos bancários, o que obriga os usuários a lançar ou anexar essas informações manualmente. | - Fragmentação das informações, dificultando o controle e a rastreabilidade dos dados. - Retrabalho e perda de produtividade. - Maior risco de erros e inconsistências. - Dificuldade na consolidação automática das informações | C2.N05.M03.PAI0063 - Prestar contas de Recursos de Terceiros |
| 10 | Atualmente, a comunicação por e-mail relacionada ao recebimento de recursos de terceiros é realizada manualmente. | - Riscos de atrasos na comunicação, impactando prazos e ações relacionadas ao recebimento de recursos. - Falhas na entrega ou no recebimento das mensagens, causando falta de alinhamento entre os envolvidos. - Dificuldade no acompanhamento e controle das comunicações, por ausência de registro automatizado. - Aumento do retrabalho, com necessidade de confirmações e envios repetidos. - Baixa eficiência operacional, devido à dependência de processos manuais. | C2.N05.M03.PAI0064 - Realizar recebimento/ identificação de Recursos de Terceiros |
| 11 | Atualmente, o ERP exibe apenas a variação acumulada do reajuste em contratos, sem apresentar a variação referente ao último aniversário contratual | - Dificuldade na análise rápida e precisa da variação anual do reajuste. - Possibilidade de erros ou interpretações equivocadas na revisão contratual. - Atrasos na tomada de decisão, devido à necessidade de cálculos ou consultas adicionais. - Redução da eficiência operacional, por exigir processos manuais para obter a informação desejada. - Comprometimento da transparência e clareza nas negociações e acompanhamento dos contratos. | C2.N05.M03.PAI0072 - Informar índice de reajuste |
| 12 | Atualmente, o cálculo de reajuste é enviado ao solicitante via ERP - Documentos por meio de capturas de tela (prints), pois não há um relatório gerado automaticamente com essas informações. | - Falta de padronização na apresentação das informações. - Dificuldade no arquivamento e na consulta futura dos dados. - Risco maior de erros e interpretações equivocadas devido à baixa formalização. - Menor eficiência no processo de análise e aprovação dos reajustes. - Comprometimento da rastreabilidade e controle documental. | C2.N05.M03.PAI0072 - Informar índice de reajuste |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 10 | 67% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 1 | 7% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 7% |
| Regras de Negócio | 1 | 7% |
| Comunicação/Articulação | 0 | 0% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 1 | 7% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 1 | 7% |
| Total | 15 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Existe sobreposição de atividades entre as áreas CEFR e CEFT na verificação de pendências financeiras de contratos, gerando redundância nos processos. | Implementar relatório único que consolide todas as informações necessárias para a verificação de pendências financeiras relacionadas a contratos | Sistema |
| Existe sobreposição de atividades entre as áreas CEFR e CEFT na verificação de pendências financeiras de contratos, gerando redundância nos processos. | Unificar o processo de análise e inserção do relatório único, garantindo que somente a CEF seja responsável por essas atividades, para assegurar maior controle e padronização na verificação das pendências financeiras dos contratos. Somente quando a CEF localizar informações divergentes, deverá acionar as gerências responsáveis para a devida correção. | Processo |
| Inserção manual dos dados de atualização monetária no ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio | Adequar o ERP para permitir o upload de planilhas contendo as informações de atualização monetária, similar ao processo C2.N05.M03.PAI0061 – Atualizar o sistema financeiro com dados provenientes dos indicadores de reajuste. | Sistema |
| A ausência de funcionalidade no ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio que permita a inserção em lote da mesma data para a devolução da caução obriga os usuários a preencherem os registros individualmente. Essa limitação impacta significativamente a eficiência operacional, sobretudo em situações com grande volume de registros, como casos que envolvem 40 ou mais entradas. | Implementar no ERP funcionalidade que permita a inserção em lote da mesma data para a devolução da caução | Sistema |
| A tramitação dos processos no ERP - Documentos está sendo comprometida devido à grande quantidade de cliques necessários para realizar cada ação, o que torna o processo lento. | Melhoria no ERP - Documentos para permitir a tramitação dos processos em lote | Sistema |
| A tramitação dos processos no ERP - Documentos está sendo comprometida devido à grande quantidade de cliques necessários para realizar cada ação, o que torna o processo lento. | Melhoria no ERP - Documentos para exibir, na tela de tramitação, as unidades com maior frequência de processos tramitados pelo usuário logado. | Sistema |
| O ERP - Financeiro, Contábil, Orçamento e Patrimônio atual não possui a funcionalidade que permita a geração automática do relatório de conferência de lançamento, com anexação direta ao ERP - Documentos. Atualmente, a equipe da CEFR precisa solicitar a geração desse relatório e anexá-lo manualmente ao processo, o que resulta em um volume elevado de solicitações e demanda operacional significativa. | Implementar melhoria no EPR para geração automática do relatório de conferência de lançamentos, com anexação direta ao módulo ERP - Documentos | Sistema |
| O ERP - Contratos não contempla todas as variações de vencimento previstas nos contratos de fornecimento de materiais. Como consequência, têm sido recorrentes os registros incorretos sobre a validade das Notas Fiscais no momento do cadastro desses contratos no EPR. | Implementar melhoria no EPR - Contratos para contemplar todas as variações de vencimento previstas nos contratos de fornecimento de materiais | Sistema |
| Atualmente, o controle em relação ao recursos de terceiros é realizado manualmente por meio de planilhas. | Implementar um ERP para o controle dos recursos de terceiros | Sistema |
| A assinatura eletrônica realizada por meio do ERP - Documentos não é reconhecida pela Caixa Econômica Federal, o que obriga a utilização do sistema SEI como alternativa. Essa duplicidade de sistemas compromete a padronização dos processos e dificulta a centralização documental. | Articular com a Caixa Econômica Federal para viabilizar o reconhecimento e aceitação da assinatura eletrônica realizada pelo ERP - Documentos | Gestão |
| Atualmente, o ERP não permite o upload direto dos extratos bancários, o que obriga os usuários a lançar ou anexar essas informações manualmente. | Implementar um ERP para o controle dos recursos de terceiros | Sistema |
| Atualmente, a comunicação por e-mail relacionada ao recebimento de recursos de terceiros é realizada manualmente. | Implementar um ERP para o controle dos recursos de terceiros | Sistema |
| Atualmente, o ERP exibe apenas a variação acumulada do reajuste em contratos, sem apresentar a variação referente ao último aniversário contratual | Aprimorar o ERP para que, além de exibir a variação acumulada do reajuste, também apresente a variação referente ao último aniversário contratual em contratos de repactuação. | Sistema |
| Atualmente, o cálculo de reajuste é enviado ao solicitante via ERP - Documentos por meio de capturas de tela (prints), pois não há um relatório gerado automaticamente com essas informações. | Implementar melhoria no EPR para geração automática do relatório, com anexação direta ao módulo ERP - Documentos | Sistema |