CEFA - Gerencia de Arrecadação

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
1	A CEFA enfrentando limitações operacionais relacionadas à forma como os dados de arrecadação via Pix. Atualmente, a arrecadação via Pix é integrada à arrecadação bancária tradicional, sem individualização dos dados de pagamento. A baixa não é instantânea como a velocidade do pagamento, portanto, a conta paga só será baixada no dia seguinte ao pagamento.	Alto volume de clientes solicitando informações acerca da baixa do débito;	C2.N05.M03.PAI0056 - Realizar atendimento e suporte às agências bancárias e demandas relacionadas a arrecadação;
2	Atualmente, a área não dispõe de indicadores definidos para a medição das tarefas diárias.	Dificuldade em acompanhar a execução e a efetividade das tarefas realizadas; Ausência de dados concretos para tomada de decisão, priorização de atividades e alocação de recursos; Impossibilidade de mensurar desempenho individual ou coletivo; Limitações na prestação de contas e no reporte de resultados à gestão.	C2.N05.M03.PAI0045 - Definir previsão de arrecadação anual C2.N05.M03.PAI0046 - Acompanhar a execução do planejamento C2.N05.M03.PAI0047 - Controlar e conferir a arrecadação diária recebida C2.N05.M03.PAI0048 - Enviar arquivos eletrônicos de débito automático e de descadastro aos bancos credenciados C2.N05.M03.PAI0049 - Receber arquivos eletrônicos de pagamentos e alterações cadastrais dos bancos credenciados C2.N05.M03.PAI0050 - Realizar conciliação bancária das Contas de Arrecadação C2.N05.M03.PAI0051 - Realizar baixas manuais das contas ou faturas dos órgãos públicos C2.N05.M03.PAI0052 - Monitorar e divulgar legislação financeira C2.N05.M03.PAI0053 - Elaborar relatórios mensais de arrecadação C2.N05.M03.PAI0054 - Realizar devolução ou baixa de PIX transferência para os clientes C2.N05.M03.PAI0055 - Acompanhar bloqueios judiciais e cobranças de tarifas bancárias C2.N05.M03.PAI0056 - Realizar atendimento e suporte às agências bancárias e demandas relacionadas a arrecadação
3	O ERP - Comercial gera arquivos com o mesmo número sequencial (NSA) para envio aos bancos responsáveis pelo débito automático. Essa duplicação numérica viola o padrão exigido pelas instituições financeiras para identificação de arquivos únicos.	Rejeição dos arquivos pelos bancos, impedindo a efetivação dos débitos automáticos programados. Necessidade de reenvio manual dos arquivos, o que demanda tempo da equipe e gera retrabalho. Atraso no recebimento de valores previstos, afetando o fluxo de caixa da instituição.	C2.N05.M03.PAI0048 - Enviar arquivos eletrônicos de débito automático e de descadastro aos bancos credenciados
4	A ausência de integração entre o sistema SIGGO e o Banco BRB impede a automatização da baixa dos pagamentos de órgãos públicos do GDF. Atualmente, o processo exige a conferência manual entre o extrato bancário do BRB e os registros do sistema SIGGO.	Aumento do tempo gasto com atividades manuais e operacionais. Maior risco de erros humanos durante a conferência e lançamento das baixas.	C2.N05.M03.PAI0051 - Realizar baixas manuais das contas ou faturas dos órgãos públicos
5	O processo de devolução de PIX transferência é realizado manualmente pela equipe da CEFA. O ERP - Comercial não possui funcionalidade para devolução automática de valores em casos desse tipo de erro nos pagamentos via PIX.	Aumento da carga de trabalho da equipe, com necessidade de atuação individual em cada caso de erro. Lentidão na resolução dos casos, o que pode gerar insatisfação dos clientes	C2.N05.M03.PAI0054 - Realizar devolução ou baixa de PIX transferência para os clientes
6	Atualmente, o serviço de VAN ((Rede de privada de comunicação em ambiente seguro) utilizado por alguns bancos, apresenta inconsistências no tráfego de arquivos, comprometendo a estabilidade da comunicação entre sistemas.	Atraso no envio e recebimento de arquivos essenciais para a execução das tarefas diárias. Impacto direto na rotina operacional, comprometendo prazos e atividades dependentes dessas informações. Necessidade de retrabalho ou acompanhamento manual por parte da equipe. Redução da confiabilidade nos processos automatizados e dependência de intervenções corretivas frequentes.	C2.N05.M03.PAI0048 - Enviar arquivos eletrônicos de débito automático e de descadastro aos bancos credenciados C2.N05.M03.PAI0049 - Receber arquivos eletrônicos de pagamentos e alterações cadastrais dos bancos credenciados

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	5	62%
Atores/Clientes/Fornecedores	0	0%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	1	12%
Regras de Negócio	0	0%
Comunicação/Articulação	0	0%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	1	12%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	0	0%
Integração	1	12%
Total	8	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
A CEFA enfrentando limitações operacionais relacionadas à forma como os dados de arrecadação via Pix. Atualmente, a arrecadação via Pix é integrada à arrecadação bancária tradicional, sem individualização dos dados de pagamento. A baixa não é instantânea como a velocidade do pagamento, portanto, a conta paga só será baixada no dia seguinte ao pagamento.	Implantar uma nova funcionalidade que possibilite o envio de arquivos parciais de arrecadação via Pix, em rajadas a cada 15 minutos. A funcionalidade visa permitir a individualização da arrecadação via Pix e a baixa no prazo de 1 hora no ERP - Comercial.	Sistema
Atualmente, a área não dispõe de indicadores definidos para a medição das tarefas diárias.	Definir e implantar indicadores de desempenho alinhados às atividades da área.	Gestão
O ERP - Comercial gera arquivos com o mesmo número sequencial (NSA) para envio aos bancos responsáveis pelo débito automático. Essa duplicação numérica viola o padrão exigido pelas instituições financeiras para identificação de arquivos únicos.	Ajustar a lógica de geração de arquivos no sistema para garantir a unicidade do Número Sequencial do Arquivo (NSA), conforme exigência dos bancos. Há uma demanda em aberto junto à PRTD para a resolução do problema, atualmente em esteira de desenvolvimento pela equipe responsável	Sistema
A ausência de integração entre o sistema SIGGO e o Banco BRB impede a automatização da baixa dos pagamentos de órgãos públicos do GDF. Atualmente, o processo exige a conferência manual entre o extrato bancário do BRB e os registros do sistema SIGGO.	Desenvolver uma integração automatizada entre o sistema SIGGO e o Banco BRB para conciliação e baixa dos pagamentos de órgãos públicos do GDF. (Para esta melhoria será necessária a articulação entre a Presidencial da CAESB e o repensável pelo sistema SIGGO no GDF)	Sistema
O processo de devolução de PIX transferência é realizado manualmente pela equipe da CEFA. O ERP - Comercial não possui funcionalidade para devolução automática de valores em casos desse tipo de erro nos pagamentos via PIX.	Implantar uma funcionalidade de devolução automática de valores via PIX no ERP - Comercial.	Sistema
Atualmente, o serviço de VAN ((Rede de privada de comunicação em ambiente seguro) utilizado por alguns bancos, apresenta inconsistências no tráfego de arquivos, comprometendo a estabilidade da comunicação entre sistemas.	Implementar monitoramento proativo e rotinas de contingência para o serviço de VAN.	Sistema