CACFF - Coord de Fisc e Detecção de Irreg do Sist Distribuidor de Agua
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Utilização de documentação física para registro das informações nos laudos de vistoria obtidas durante as vistorias de todos os tipos. Atualmente a área utiliza OSF impressa para realizar o registro das referidas informações. | Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das vistorias realizadas. Possibilidade de perda da informação referente aos dados da vistoria realizada. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade; C1.N03.PAI0187 - Triar processos inicial de irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido; C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0200 - Identificar resultado da vistoria; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal; C1.N03.PAI0211 - Coordenar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0212 - Fiscalizar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0213 - Realizar acompanhamento semestral do resultado das ações de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0214 - Realizar o julgamento de defesa dos processos de multas de ligações de água; C1.N03.PAI0215 - Realizar controle e arquivamento na CACFF de dossiê de autuação; C1.N03.PAI0216 - Gerir dados de lacração de hidrômetros; e, C1.N03.PAI0217 - Fiscalizar lacres de hidrômetros |
| 2 | Ausência de funcionalidade no ERP - Comercial para a elaboração do Relatório de Vistoria (vistoria autuada). Atualmente, a documentação referente à vistoria autuada é enviada fisicamente ao Relator de Vistoria, que, por sua vez, elabora o Relatório de Vistoria e registra as informações em uma planilha interna da CACFF, para posterior inserção no sistema | Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das autuações aplicadas. Possibilidade de perda da informação referente aos dados do Relatório de Vistoria. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo |
| 3 | Movimentação física do Relatório de Vistoria entre os responsáveis da CACFF (Relator de Vistoria, Coordenador e Administrativo). | Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das autuações aplicadas. Possibilidade de perda da informação referente aos dados do Relatório de Vistoria. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 4 | Arquivamento de processo físico referente a autuação de usuário, por vício ou decisão favorável ao usuário. Atualmente o tipo de processo mencionado é solicitado para a área pertinente e arquivado fisicamente na CACFF. | Perda de espaço físico na CACFF para arquivamento do processo. Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das autuações aplicadas. Possibilidade de perda da informação referente a autuação de usuário, por vício ou decisão favorável ao usuário. | C1.N03.PAI0215 - Realizar controle e arquivamento na CACFF de dossiê de autuação |
| 5 | Movimentação física do Relatório de Vistoria em que há consumo evadido entre os responsáveis da CACFF (Relator de Vistoria, Coordenador e Administrativo), bem como para as áreas pertinentes (PROR ou CACF). | Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das autuações aplicadas. Possibilidade de perda da informação referente aos dados do Relatório de Vistoria. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade |
| 6 | Atualmente, a CACFF não consegue atender a todas as demandas de vistorias, especialmente as relacionadas à coordenação do contrato terceirizado, devido à defasagem no quadro de pessoal para a execução das vistorias, bem como nos processos da CACFF | Risco de não detecção de inconformidades na rede de água do DF. Risco de prejuízos financeiros para a Companhia. Risco de prejuízos a imagem da Companhia perante a sociedade. Maior vulnerabilidade do empregado que faz vistorias sozinho, mesmo em áreas consideradas de risco. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade; C1.N03.PAI0187 - Triar processos inicial de irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido; C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0200 - Identificar resultado da vistoria; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal; C1.N03.PAI0211 - Coordenar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0212 - Fiscalizar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0213 - Realizar acompanhamento semestral do resultado das ações de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0214 - Realizar o julgamento de defesa dos processos de multas de ligações de água; C1.N03.PAI0215 - Realizar controle e arquivamento na CACFF de dossiê de autuação; C1.N03.PAI0216 - Gerir dados de lacração de hidrômetros; e, C1.N03.PAI0217 - Fiscalizar lacres de hidrômetros |
| 7 | Arquivamento de processo físico de defesa em relação a multa de ligação de água. Atualmente o tipo de processo mencionado é solicitado para a PROR e arquivado fisicamente na CACFF. | Perda de espaço físico na CACFF para arquivamento do processo. Dificuldades de acesso à informação. Possibilidade de dificuldade no controle das autuações aplicadas. Possibilidade de perda da informação referente a autuação de usuário, por vício ou decisão favorável ao usuário. | C1.N03.PAI0214 - Realizar o julgamento de defesa dos processos de multas de ligações de água |
| 8 | Necessidade de encaminhamento de solicitação de abertura de OSF para fiscalização sistemática do contrato terceirizado de vistoria. Atualmente esse tipo de OSF não é aberta pela própria CACFF, mas sim através de solicitação para a CACP. | Perda de agilidade no processo Possibilidade de falha de comunicação Possibilidade de abertura de OSF com informações incorretas | C1.N03.PAI0211 - Coordenar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água |
| 9 | Inexistência de contrato sob gestão da própria CACFF para serviços de fiscalização em ligações de água. O contrato existente até o momento do mapeamento dos processos da CACFF era de gestão da PGO. | Possibilidade de falhas no pagamento do contrato Perda de agilidade no processo de pagamento do contrato Possibilidade de ingerência sobre a execução do contrato Dificuldade no controle da execução do contrato | C1.N03.PAI0212 - Fiscalizar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água |
| 10 | Ausência de níveis de priorização institucionalizados para atendimento das demandas de fiscalização em ligações de água. Atualmente não há critérios institucionalizados que determinem as prioridades de atendimento das OSFs encaminhadas para a CACFF, sendo essas priorizadas por critérios internos da área. | Possibilidade de atendimento de demandas sem critérios de urgência Possibilidade de perda do controle de atendimento das demandas Possibilidade de prejuízos para a imagem da Companhia perante a sociedade | C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 11 | Ausência de divisão regional para atendimento das demandas de fiscalização em ligações de água. Atualmente na CACFF não há uma estrutura organizacional criada no intuito de atender as diferentes regiões do DF com equipes específicas, a exemplo da PAN da PAS | Dificuldade no controle da execução do serviço de fiscalização em ligação de água nas regiões do DF Comprometimento do conhecimento e controle das especificidades de cada região do DF Dificuldade no controle e divisão das equipes para atendimento das demandas Possibilidade de prejuízos para a imagem da Companhia perante a sociedade | C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 12 | Ausência de funcionalidades específicas no App Fiscalização para registro das OSF. O referido App foi criado utilizando a base do ERP - Comercial para OSC, não contemplando algumas funcionalidades específicas da OSF, sobretudo aquelas em que há autuação. | Necessidade de continuidade na utilização da OSF impressa para preenchimento dos dados da vistoria em ligação de água Retrabalho, devido a necessidade de transferência das informações da OSF física, para a OSF do sistema Possibilidade de perda de informações sobre a vistoria em ligação de água Morosidade na execução do processo de fiscalização | C1.N03.PAI0187 - Triar processos inicial de irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido; C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0200 - Identificar resultado da vistoria; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 13 | Ausência de indicadores para monitorar e mensurar a execução dos processos da CACFF. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem os processos relacionados a vistoria em ligação de água executados pela área. | Dificuldade em medir a eficiência e a eficácia dos processos, o que impede a identificação das melhorias. Possibilidade em prejudicar a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados, tornando a gestão mais reativa do que proativa. Dificuldade em mensurar os serviços executados, para fins de medição do contrato terceirizado. | C1.N03.PAI0133 - Elaborar relatório de consumo evadido referente a irregularidade; C1.N03.PAI0187 - Triar processos inicial de irregularidade C1.N03.PAI0188 - Elaborar Relatório de Irregularidade de Vistoria; C1.N03.PAI0189 - Analisar consumo evadido; C1.N03.PAI0198 - Realizar programação de vistoria de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0199 - Realizar vistoria em ligações de água; C1.N03.PAI0200 - Identificar resultado da vistoria; C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal; C1.N03.PAI0211 - Coordenar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0212 - Fiscalizar contrato terceirizado de vistoria de fiscalização das ligações de água; C1.N03.PAI0213 - Realizar acompanhamento semestral do resultado das ações de fiscalização em ligações de água; C1.N03.PAI0214 - Realizar o julgamento de defesa dos processos de multas de ligações de água; C1.N03.PAI0215 - Realizar controle e arquivamento na CACFF de dossiê de autuação; C1.N03.PAI0216 - Gerir dados de lacração de hidrômetros; e, C1.N03.PAI0217 - Fiscalizar lacres de hidrômetros |
| 14 | Execução de processos não amparados pelo Regimento Interno da CACFF. Atualmente a área executa dois processos que não estão contemplados no Regimento Interno da área. | Falta de clareza e transparência das reais atribuições da CACFF. | C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 15 | Execução de processos em sombreamento om outras áreas da Companhia. Atualmente a CACFF executa dois processos que regimentalmente deveriam estar sendo executados pelas Gerências da CAC e pela PAN/PAS, respectivamente. | Dificuldade de entendimento sobre a responsabilidade pela execução dos processos. Desprendimento de tempo dos membros da CACFF com atividades que, a princípio, não são de sua alçada. Ausência de tempo dos membros para execução de processos de atribuição da CACFF. Possibilidade de dificuldade de priorização dos processos a serem executados. Possibilidade de duplicidade de execução dos processos. Possibilidade de não execução dos processos. | C1.N03.PAI0209 - Realizar vistoria de anormalidade de consumo; C1.N03.PAI0210 - Realizar Vistorias de apoio a ações integradas do DF Legal |
| 16 | Necessidade de encaminhamento de solicitação de abertura de OSF de lacração em massa. Atualmente esse tipo de OSF não é aberta pela própria CACFF, mas sim através de solicitação para a CACP. | Perda de agilidade no processo Possibilidade de falha de comunicação Possibilidade de abertura de OSF com informações incorretas | C1.N03.PAI0216 - Gerir dados de lacração de hidrômetros |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 7 | 13% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 1 | 2% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 4 | 8% |
| Regras de Negócio | 12 | 23% |
| Comunicação/Articulação | 6 | 12% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 12 | 23% |
| Burocracia | 2 | 4% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 1 | 2% |
| Integração | 7 | 13% |
| Total | 52 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Utilização de documentação física para registro das informações nos laudos de vistoria obtidas durante as vistorias de todos os tipos. Atualmente a área utiliza OSF impressa para realizar o registro das referidas informações. | Realizar a utilização do App Fiscalização para registro das informações sobre as vistorias realizadas pela CACFF. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a PRT para a implementação de funcionalidades específicas da OSF. | Processo |
| Ausência de funcionalidade no ERP - Comercial para a elaboração do Relatório de Vistoria (vistoria autuada). Atualmente, a documentação referente à vistoria autuada é enviada fisicamente ao Relator de Vistoria, que, por sua vez, elabora o Relatório de Vistoria e registra as informações em uma planilha interna da CACFF, para posterior inserção no sistema | Utilizar o sistema ERP - Comercial para elaboração do Relatório de Vistoria. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a PRT. | Processo |
| Movimentação física do Relatório de Vistoria entre os responsáveis da CACFF (Relator de Vistoria, Coordenador e Administrativo). | Utilizar o sistema ERP - Comercial para controle e movimentação do Relatório de Vistoria. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a PRT. | Processo |
| Arquivamento de processo físico referente a autuação de usuário, por vício ou decisão favorável ao usuário. Atualmente o tipo de processo mencionado é solicitado para a área pertinente e arquivado fisicamente na CACFF. | Estabelecer procedimento operacional para arquivamento do processo apenas via ERP - Comercial. Para tanto se mostra necessário alinhamentos com a CACP e CAC. | Gestão |
| Movimentação física do Relatório de Vistoria em que há consumo evadido entre os responsáveis da CACFF (Relator de Vistoria, Coordenador e Administrativo), bem como para as áreas pertinentes (PROR ou CACF). | Utilizar o sistema ERP - Comercial para controle e movimentação do Relatório de Vistoria. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a PRT. | Processo |
| Movimentação física do Relatório de Vistoria em que há consumo evadido entre os responsáveis da CACFF (Relator de Vistoria, Coordenador e Administrativo), bem como para as áreas pertinentes (PROR ou CACF). | Estabelecer procedimento opreracional para movimentação do Relatório de Vistoria em que há consumo evadido entre as áreas envolvidas no ERP - Comercial. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a CAC e PROR. | Gestão |
| Atualmente, a CACFF não consegue atender a todas as demandas de vistorias, especialmente as relacionadas à coordenação do contrato terceirizado, devido à defasagem no quadro de pessoal para a execução das vistorias, bem como nos processos da CACFF | Efetivar a composição do corpo técnico da CACFF com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente. Vale ressaltar que as informações referentes ao dimensionamento necessário para a composição da referida equipe estão disponíveis no Relatório Técnico referente a OS 578.2024. | Gestão |
| Arquivamento de processo físico de defesa em relação a multa de ligação de água. Atualmente o tipo de processo mencionado é solicitado para a PROR e arquivado fisicamente na CACFF. | Estabelecer procedimento opreracional arquivamento do processo de defesa em relação a multa de ligação de água no sistema ERP - Comercial. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a CAC e PROR. | Gestão |
| Necessidade de encaminhamento de solicitação de abertura de OSF para fiscalização sistemática do contrato terceirizado de vistoria. Atualmente esse tipo de OSF não é aberta pela própria CACFF, mas sim através de solicitação para a CACP. | Estabelecer procedimento operacional para realização da abertura da OSF referente a fiscalização sistemática do contrato terceirizado de vistoria pela própria CACFF. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a CACP. | Gestão |
| Inexistência de contrato sob gestão da própria CACFF para serviços de fiscalização em ligações de água. O contrato existente até o momento do mapeamento dos processos da CACFF era de gestão da PGO. | Realizar licitação de contrato terceirizado para serviços de fiscalização em ligação de água gerido pela própria CACFF. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a CAC | Gestão |
| Ausência de níveis de priorização institucionalizados para atendimento das demandas de fiscalização em ligações de água. Atualmente não há critérios institucionalizados que determinem as prioridades de atendimento das OSFs encaminhadas para a CACFF, sendo essas priorizadas por critérios internos da área. | Institucionalizar níveis de priorização para atendimento das OSF pertinentes a ligação de água. | Gestão |
| Ausência de níveis de priorização institucionalizados para atendimento das demandas de fiscalização em ligações de água. Atualmente não há critérios institucionalizados que determinem as prioridades de atendimento das OSFs encaminhadas para a CACFF, sendo essas priorizadas por critérios internos da área. | Criar regra de negócio no ERP - Comercial, bem como no App fiscalização para implantação dos níveis de priorização. Para tanto se faz necessário alinhamentos coma PRT. | Sistema |
| Ausência de divisão regional para atendimento das demandas de fiscalização em ligações de água. Atualmente na CACFF não há uma estrutura organizacional criada no intuito de atender as diferentes regiões do DF com equipes específicas, a exemplo da PAN da PAS | Alterar a estrutura organizacional da CACFF, para criação de coordenadorias específicas voltadas ao atendimento de demandas de fiscalização em ligação de água por regiões administrativas do DF. Para tanto se faz necessário o apoio da CAC. | Gestão |
| Ausência de funcionalidades específicas no App Fiscalização para registro das OSF. O referido App foi criado utilizando a base do ERP - Comercial para OSC, não contemplando algumas funcionalidades específicas da OSF, sobretudo aquelas em que há autuação. | Realizar abertura de demandas junto a PRT para implantação das funcionalidades específicas relacionadas a OSF. | Sistema |
| Ausência de indicadores para monitorar e mensurar a execução dos processos da CACFF. Atualmente, a área não dispõe de indicadores que mensurem os processos relacionados a vistoria em ligação de água executados pela área. | Implementar os indicadores para medição dos processos tratados pela CACFF. | Gestão |
| Execução de processos não amparados pelo Regimento Interno da CACFF. Atualmente a área executa dois processos que não estão contemplados no Regimento Interno da área. | Revisão e atualização do Regimento Interno da Caesb. Para tanto faz-se necessário alinhamentos com a CACP. | Gestão |
| Execução de processos em sombreamento om outras áreas da Companhia. Atualmente a CACFF executa dois processos que regimentalmente deveriam estar sendo executados pelas Gerências da CAC e pela PAN/PAS, respectivamente. | Realizar análise da capacidade e quantidade de recursos humanos, para verificar a necessidade de aumento do quadro de colaboradores para execução dos referidos processos. | Gestão |
| Necessidade de encaminhamento de solicitação de abertura de OSF de lacração em massa. Atualmente esse tipo de OSF não é aberta pela própria CACFF, mas sim através de solicitação para a CACP. | Estabelecer procedimento operacional para realização da abertura da OSF referente a lacração de hidrômetro pela própria CACFF. Para tanto se faz necessário alinhamentos com a CACP. | Gestão |