PRL - Assessoria de Licitações

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
1	As licitações finalizadas decorrente de cancelamento ou outro motivo podem ser reabertas para uma nova tentativa, essas solicitações são encaminhadas à PRL pelo mesmo processo, e ao chegar na PRL a licitação deve ser cadastrada, obrigatoriamente, como um “novo cadastro”, mas decorrente de uma falha no EP, se alguém quiser reaproveitar o mesmo cadastro é possível, porém não é aconselhável, pois pode causar alguma divergência. No caso de reutilização do cadastro, para licitações suspensas, nem sempre é utilizado o novo cadastro. Ou seja, as divergências no cadastramento podem causar inconsistências nas informações registradas do processo.	Possibilidade de perda de histórico do processo. Dificuldade em obter dados que possam ser aferidos pelo BI da Assessoria.	Registrar Licitação nos sistemas da PRL
2	A busca de pedidos de aquisições no sistema SILOG acontecem como exceção e não como padrão, conforme consta representado no processo atual. A consulta de informações no sistema SILOG acontece apenas em casos de divergências identificadas dentro do processo. Ex: Licitação por lote sem disponibilização dos itens de forma agrupada.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. A busca no SILOG é necessária apenas em casos específicos e acontecem devida a carência de integração entre os sistemas.	Preparar Edital
3	O SILOG está passando por uma reformulação de sistema e não está integrado entre os sistemas de apoio do processo. Na reformulação algumas partes do sistema SILOG passará para o sistema GELIC.	Necessidade de consultar ambos os sistemas para proceder a execução do processo.	Preparar Edital
4	O processo demanda a utilização de vários sistemas no qual não estão integrados. A ausência de integração ocasiona a criação de pastas de controle interno, no qual contém todos os arquivos necessários para licitação, para que seja possível executar o processo com todos os documentos pertinentes.	Necessidade de consultar ambos os sistemas para proceder a execução do processo.	Preparar Edital
5	O processo não está prevendo atividade de solicitação de informações via e-mail, em casos de inconsistência na documentação analisada para proceder a preparação do edital, no qual atualmente é possível enviar um e-mail para área demandante solicitando as informações necessárias.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais.	Preparar Edital
6	O processo atual não prevê a elaboração de minuta de contrato.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. Podendo ocasionar lacunas em sua execução.	Preparar Edital
7	Carência de pessoal para atuar na preparação de editais.	Equipe reduzida pode aumentar o tempo de execução do processo.	Preparar Edital
8	A atividade de encaminhar despacho para publicação só acontece após o cadastramento realizado no processo de “Cadastrar Licitação no sistema ComprasNET”. Após a execução do processo aí sim é realizado o envio para publicação.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. Podendo ocasionar lacunas em sua execução.	Preparar Edital
9	Os processos analisados pelo jurídico, tanto para entrada como para saída da PRL, passam pelo Gabinete da PRL. No entanto, este procedimento de tramitação não está representado no processo atual.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. Podendo ocasionar lacunas em sua execução.	Preparar Edital
10	A rotatividade dos estagiários pode demandar vários treinamentos e repasse de informações para que o processo não sofra intercorrências nos lançamentos dos dados no Comprasnet.	Possibilidade de inconsistências no lançamento das informações no Comprasnet pode acarretar retrabalho.	Cadastrar Licitação no sistema ComprasNET
11	Não são registradas as datas de pedido de ajustes e ajustes realizados, no qual deveriam ser inseridas no EP, sobre o cadastramento no sistema Comprasnet.	Ausência de informações para mensurar as necessidades de ajustes. Elevar o índice de tempo do revisor, tendo em vista que o prazo continua contanto mesmo sendo repassada a demanda para ajustes.	Cadastrar Licitação no sistema ComprasNET
12	Dificuldade de cadastrar os itens das licitações no ComprasNET, por se tratar da utilização de um sistema do governo Federal, acaba não atendendo completamente as necessidades da Caesb. Para proceder o cadastramento é necessário localizar o código, avaliar o produto a unidade de medida. Neste contexto, nem sempre o objeto da licitação da Caesb corresponde ao que tem disponível no sistema ComprasNET.	Elevar o tempo de execução do processo, na tentativa de melhor encaixar os itens e unidade de medida da licitação, ou mesmo inviabilizar a realização da licitação.	Cadastrar Licitação no sistema ComprasNET
13	A avaliação de distribuição das licitações para os pregoeiros não está representada no processo atual.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. Podendo ocasionar lacunas em sua execução.	Publicar Licitação
14	O registro de informações de distribuição para os pregoeiros não está representado no processo atual.	A documentação do processo não refle as necessidades atuais. Podendo ocasionar lacunas em sua execução.	Publicar Licitação
15	A PRLL relatou dificuldades para distribuir os processos para licitação, devido ao pouco quantitativo de pregoeiros existentes na área, o que pode dificultar a abertura das licitações.	Possibilidade de atraso na realização das licitações.	Publicar Licitação
16	O BI da PRL dispõe de informações para apoio na execução dos processos, mas não contém o detalhamento completo de todos os itens mensurados. Em virtude desta lacuna é necessário utilizar alguns relatórios e informações disponíveis no EP.	Realização de consultas em mais de um sistema de apoio para proceder a execução dos processos.	Preparar Edital; e, Publicar Licitação
1	Os prazos estabelecidos para recebimento de pedido de esclarecimento e de respostas, sinalizados no processo analisado, não refletem a realidade atual.	Possibilidade de descumprimento de prazo, caso o processo seja seguido como balizador da execução das atividades exercidas pela área.	Atender aos Questionamentos
2	Atualmente os Pregoeiros recebem os pedidos de esclarecimentos e impugnações por e-mail e não há um controle estruturado sobre a distribuição das demandas.	Pode haver um perda de prazo da licitação e a suspensão.	Atender aos Questionamentos
3	Os pedidos de esclarecimentos não são recebidos via site da Caesb, conforme sinalizado no processo, mas sim pelo e-mail da PRL onde todos da Assessoria têm acesso.	Perda no prazo e suspensão da licitação, pois não há um controle sobre a distribuição das demandas.	Atender aos Questionamentos
4	Carência de controle sobre os pedidos de esclarecimentos que são enviados para posicionamento da área técnica responsável.	Cada pregoeiro realiza o seu controle, dificultando a localização das informações.	Atender aos Questionamentos
5	O processo não retrata as atividades de recebimento e respostas dos esclarecimentos que osos Órgãos de Controle solicitam à PRL, via SEI/GDOC.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais.	Atender aos Questionamentos
6	As atividades de responder aos Licitantes estão representadas de forma macro no processo.	Ausência de informações que subsidiem o entendimento do processo sobre enviar e-mail, gerar PDF e anexar resposta no sistema Comprasnet.	Atender aos Questionamentos
7	As atividades realziadas no sistema Comprasnet, quando trata da realização da licitação, não estão representadas no processo. Por exemplo: encerrar ou reiniciar a licitação.	Carência sobre o entendimento e suporte do sistema Comprasnet, em relação a execução do processo.	Realizar licitação
8	A realização da licitação é executada diretamente no Comprasnet e não está representado no processo.	Carência sobre o entendimento e suporte do sistema Comprasnet, em relação a execução do processo.	Realizar licitação
9	Após o encerramento da fase de disputa o pregoeiro tem acesso a documentação das empresas e isso não está representado no processo.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; e, Dificuldade no entendimento do processo.	Realizar licitação
10	O Pregoeiro perde muito tempo com a elaboração do e-mail para disponibilizar à área técnica para análise, pois é necessário inserir item por item no e-mail, gerar o link do sistema e caso existam 10 empresas ganhadoras, por exemplo, o Pregoeiro faz a inserção dos itens de todas as empresas vencedoras.	Morosidade em outras licitações que estão ocorrendo em paralelo.	Analisar propostas
11	A análise da habilitação pode ser realizada simultaneamente com as demais análises necessárias, porém no digrama do processo ela não está representada conforme tal possibilidade.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; Dificuldade no entendimento do processo; e Possibilidade de morosidade na execução do processo.	Analisar propostas
12	As atividades de análise contábil não estão representadas no processo.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; e, Dificuldade no entendimento do processo.	Analisar propostas
13	Existem atividades e subprocesso no processo que não são executadas pela PRL, como por exemplo "Negociação de Condições".	O processo atual reflete as atividades realizadas pela PRL.	Analisar propostas e Abertura de prazo para recurso Eletrônico
14	O processo dispõe de atividades que não agregam valor e que não são de responsabilidade da PRL.	Fragmentação do processo de análise em três processos, sendo eles: Analisar propostas, Analisar amostras e Analisar requisitos ambientais.	Analisar propostas, Analisar amostras e Analisar requisitos ambientais.
15	O processo conta com atividades que não são de responsabilidade da PRL. A PRL apenas envia a documentação para análise.	Atividades que fogem do escopo da PRL estão representadas no processo.	Analisar amostras e Analisar requisitos ambientais.
16	As atividades das etapas recursais, entre a PRL e o licitante, não refletem a realidade do processo.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; e, Dificuldade no entendimento do processo.	Abertura de prazo para recurso Eletrônico
17	O processo de recurso trata não somente da etapa recursal, mas aborda também uma pequena parte do encerramento da licitação. Alem de fugir ao objetivo do processo ele acaba não retratando a finalização da licitação por completa.	Ausência da completude de informações sobre a finalização da licitação, bem como duplicidade de objetivos em um único processo.	Abertura de prazo para recurso Eletrônico
18	As publicações das licitações não são realizadas no site da Caesb, conforme representado no diagrama do processo, mas sim no DODF.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; e, Dificuldade no entendimento do processo.	Finalziar licitação
19	As atividades descritas no processo não retratam a realidade do processo.	A documentação do processo não reflete as necessidades atuais; e, Dificuldade no entendimento do processo.	Atender aos Questionamentos, Realizar Licitação, Analisar Propostas, Analisar amostras, Analisar requisitos ambientais e Abrir prazo para recurso.

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	8	13%
Atores/Clientes/Fornecedores	1	2%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	0	0%
Regras de Negócio	12	20%
Comunicação/Articulação	1	2%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	27	45%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	1	2%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	3	5%
Integração	7	12%
Total	60	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
As licitações finalizadas decorrente de cancelamento ou outro motivo podem ser reabertas para uma nova tentativa, essas solicitações são encaminhadas à PRL pelo mesmo processo, e ao chegar na PRL a licitação deve ser cadastrada, obrigatoriamente, como um “novo cadastro”, mas decorrente de uma falha no EP, se alguém quiser reaproveitar o mesmo cadastro é possível, porém não é aconselhável, pois pode causar alguma divergência. No caso de reutilização do cadastro, para licitações suspensas, nem sempre é utilizado o novo cadastro. Ou seja, as divergências no cadastramento podem causar inconsistências nas informações registradas do processo.	Criar sistemática de registro das licitações no EP, até que não seja possível contar com o gerenciamento e controle desses dados dentro do GLIC. Prever os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
A busca de pedidos de aquisições no sistema SILOG acontecem como exceção e não como padrão, conforme consta representado no processo atual. A consulta de informações no sistema SILOG acontece apenas em casos de divergências identificadas dentro do processo. Ex: Licitação por lote sem disponibilização dos itens de forma agrupada.	Representar a exceção no redesenho do processo.	Processo
O SILOG está passando por uma reformulação de sistema e não está integrado entre os sistemas de apoio do processo. Na reformulação algumas partes do sistema SILOG passará para o sistema GELIC.	Articular com a Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas / PRTD as necessidades, possibilidades e prazos de evolução e integração do sistema GELIC.	Sistema
O processo demanda a utilização de vários sistemas no qual não estão integrados. A ausência de integração ocasiona a criação de pastas de controle interno, no qual contém todos os arquivos necessários para licitação, para que seja possível executar o processo com todos os documentos pertinentes.	Articular com a Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas / PRTD as necessidades, possibilidades e prazos de evolução e integração do sistema GELIC.	Sistema
O processo não está prevendo atividade de solicitação de informações via e-mail, em casos de inconsistência na documentação analisada para proceder a preparação do edital, no qual atualmente é possível enviar um e-mail para área demandante solicitando as informações necessárias.	Prever, no redesenho do processo, a atividade de solicitação de informações via e-mail.	Processo
O processo atual não prevê a elaboração de minuta de contrato.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
Carência de pessoal para atuar na preparação de editais.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pessoal da PRL.	Gestão
A atividade de encaminhar despacho para publicação só acontece após o cadastramento realizado no processo de “Cadastrar Licitação no sistema ComprasNET”. Após a execução do processo aí sim é realizado o envio para publicação.	Adequar o diagrama, ao redesenhar o processo, prevendo a representação correta das interfaces.	Processo
Os processos analisados pelo jurídico, tanto para entrada como para saída da PRL, passam pelo Gabinete da PRL. No entanto, este procedimento de tramitação não está representado no processo atual.	Representar a etapa hierárquica no redesenho do processo.	Processo
A rotatividade dos estagiários pode demandar vários treinamentos e repasse de informações para que o processo não sofra intercorrências nos lançamentos dos dados no Comprasnet.	Criar artefatos que possam facilitar o repasse de informações para os novos estagiários.	Gestão
Não são registradas as datas de pedido de ajustes e ajustes realizados, no qual deveriam ser inseridas no EP, sobre o cadastramento no sistema Comprasnet.	Definir os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
Dificuldade de cadastrar os itens das licitações no ComprasNET, por se tratar da utilização de um sistema do governo Federal, acaba não atendendo completamente as necessidades da Caesb. Para proceder o cadastramento é necessário localizar o código, avaliar o produto a unidade de medida. Neste contexto, nem sempre o objeto da licitação da Caesb corresponde ao que tem disponível no sistema ComprasNET.	Verificar com a PRTD as possibilidades de integração ou desenvolvimento de um sistema próprio que supra as necessidades do processo.	Sistema
A avaliação de distribuição das licitações para os pregoeiros não está representada no processo atual.	Adequar o diagrama, no redesenho do processo, prevendo a avaliação de distribuição das licitações.	Processo
O registro de informações de distribuição para os pregoeiros não está representado no processo atual.	Representar o registro de informações no redesenho do processo.	Processo
A PRLL relatou dificuldades para distribuir os processos para licitação, devido ao pouco quantitativo de pregoeiros existentes na área, o que pode dificultar a abertura das licitações.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pregoeiros da PRL.	Gestão
O BI da PRL dispõe de informações para apoio na execução dos processos, mas não contém o detalhamento completo de todos os itens mensurados. Em virtude desta lacuna é necessário utilizar alguns relatórios e informações disponíveis no EP.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pregoeiros da PRL.	Gestão
Os prazos estabelecidos para recebimento de pedido de esclarecimento e de respostas, sinalizados no processo analisado, não refletem a realidade atual.	Definir os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
Atualmente os Pregoeiros recebem os pedidos de esclarecimentos e impugnações por e-mail e não há um controle estruturado sobre a distribuição das demandas.	Criar sistemática de registro das licitações no EP, até que não seja possível contar com o gerenciamento e controle desses dados dentro do GLIC. Prever os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
Os pedidos de esclarecimentos não são recebidos via site da Caesb, conforme sinalizado no processo, mas sim pelo e-mail da PRL onde todos da Assessoria têm acesso.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
Carência de controle sobre os pedidos de esclarecimentos que são enviados para posicionamento da área técnica responsável.	Criar sistemática de registro das licitações no EP, até que não seja possível contar com o gerenciamento e controle desses dados dentro do GLIC. Prever os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
O processo não retrata as atividades de recebimento e respostas dos esclarecimentos que osos Órgãos de Controle solicitam à PRL, via SEI/GDOC.	Definir os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
As atividades de responder aos Licitantes estão representadas de forma macro no processo.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pregoeiros da PRL.	Gestão
As atividades realziadas no sistema Comprasnet, quando trata da realização da licitação, não estão representadas no processo. Por exemplo: encerrar ou reiniciar a licitação.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pessoal da PRL.	Gestão
A realização da licitação é executada diretamente no Comprasnet e não está representado no processo.	Representar a exceção no redesenho do processo.	Processo
Após o encerramento da fase de disputa o pregoeiro tem acesso a documentação das empresas e isso não está representado no processo.	Representar a exceção no redesenho do processo.	Processo
O Pregoeiro perde muito tempo com a elaboração do e-mail para disponibilizar à área técnica para análise, pois é necessário inserir item por item no e-mail, gerar o link do sistema e caso existam 10 empresas ganhadoras, por exemplo, o Pregoeiro faz a inserção dos itens de todas as empresas vencedoras.	Verificar com a PRTD as possibilidades de integração ou desenvolvimento de um sistema próprio que supra as necessidades do processo.	Sistema
O Pregoeiro perde muito tempo com a elaboração do e-mail para disponibilizar à área técnica para análise, pois é necessário inserir item por item no e-mail, gerar o link do sistema e caso existam 10 empresas ganhadoras, por exemplo, o Pregoeiro faz a inserção dos itens de todas as empresas vencedoras.	Articular com a Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas / PRTD as necessidades, possibilidades e prazos de evolução e integração do sistema GELIC.	Sistema
A análise da habilitação pode ser realizada simultaneamente com as demais análises necessárias, porém no digrama do processo ela não está representada conforme tal possibilidade.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pessoal da PRL.	Gestão
As atividades de análise contábil não estão representadas no processo.	Definir os procedimentos de registro no redesenho do processo.	Processo
Existem atividades e subprocesso no processo que não são executadas pela PRL, como por exemplo "Negociação de Condições".	Articular com a Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas / PRTD as necessidades, possibilidades e prazos de evolução e integração do sistema GELIC.	Sistema
O processo dispõe de atividades que não agregam valor e que não são de responsabilidade da PRL.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
O processo conta com atividades que não são de responsabilidade da PRL. A PRL apenas envia a documentação para análise.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
As atividades das etapas recursais, entre a PRL e o licitante, não refletem a realidade do processo.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
O processo de recurso trata não somente da etapa recursal, mas aborda também uma pequena parte do encerramento da licitação. Alem de fugir ao objetivo do processo ele acaba não retratando a finalização da licitação por completa.	Articular com a Alta gestão a possibilidade de incrementar o quadro de pessoal da PRL.	Gestão
As publicações das licitações não são realizadas no site da Caesb, conforme representado no diagrama do processo, mas sim no DODF.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo
As atividades descritas no processo não retratam a realidade do processo.	Representar a elaboração de minuta do contrato no redesenho do processo.	Processo