PPAB - Gerência de Segurança de Barragens
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Dificuldade no envio da ART por parte dos membros da comissão de Inspeção de barragens. Alguns membros da comissão não entregam a Anotação de Responsabilidade Técnica ou entregam o documento fora do prazo estabelecido na legislação. | Possibilidade de atraso na entrega relatórios de inspeção de segurança regular das barragens; Possibilidade de sanção e infrações administrativas e penais de parte da autoridade fiscalizadora; e, Possibilidade de perda da outorga de uso das barragens. | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; |
| 2 | Dificuldade em reter os membros comissão permanete de inspeção regular de barragem. Constantemente os referidos membros da comissão pedem para sair e não indicam substituto. | Possibilidade de atraso na entrega do relatório de inspeção de segurança regular das barragens; Necessidade de a elaboração de uma nova DT para criação de uma nova comissão; e, possibilidade de ausência de uma equipe multidisciplinar de técnicos das diversas áreas da empresa para avaliar as barragens. | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; |
| 3 | Desmobilização e descomprometimento dos membros da comissão de inspeção de segurança regular de barragens. Atualmente as reuniões são desmarcadas com frequência e nem todos participam efetivamente de todas as vistorias e posterior discussão e elaboração dos relatórios. | Possibilidade de atraso na entrega relatórios de inspeção de segurança regular das barragens; Possibilidade de sanção e infrações administrativas e penais de parte da autoridade fiscalizadora; e, Possibilidade de perda da outorga de uso das barragens. | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; |
| 4 | Os dados de monitoramento de segurança de barragens são preenchidos manualmente em planilha excel. Além disso, as planilhas de campo são diferente das planilhas alimentadas no repositório da PPAB. | Possibilidade de erro no repasse das informações; Possibilidade de retrabalho para levantamento das informações necessárias;e, Dados gerencias de difícil acesso. | C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; |
| 5 | Demora por parte de RMA no repasse da informação de necessidade de limpeza das barragens aos órgãos ambientais competentes . | Possibilidade de atraso nas limpezas planejadas para o ano; Possibilidade de aumento de custos no tratamento de água; | C1.N01.PAI0032 - Coordenar a limpeza em unidades de captação; |
| 6 | Ausências de informações atualizadas e necessárias para a elaboração do relatório, tendo em vista a demora por parte PMI no repassa dos dados da execução da limpeza do ano anterior. | Possibilidade de atraso nas limpezas planejadas para o ano. Possibilidade de aumento de custos no tratamento de água; | C1.N01.PAI0032 - Coordenar a limpeza em unidades de captação; |
| 7 | Aumento no número de demandas de solicitação de resposta sobre dúvidas e questionamentos encaminhados pelas empresas participantes da Licitação, devido a falta de clareza no termo de referência. | Licitação deserta; Dificuldade de contratação de empresa para realização revisão regular de barragens. | C1.N01.PAI0033 - Realizar a revisão de segurança em barragens; |
| 8 | Ausência de ferramenta ou painéis visuais para controle e acompanhamento dos dados de segurança de barragens . | impossibilidade de planejamento e priorização das demandas; Possibilidade de tomadas de decisões menos assertivas por parte da Coordenação da PPAB; e, Dados gerencias de difícil acesso. | C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; |
| 9 | Ausência de equipe terceirizada da PPAB ou empregado da Caesb para realização de medição dos dados de monitoramento de segurança de barragens. Atualmente, o serviço é realizado por uma equipe terceirizada de outra área. | Medições realizadas por equipe sem expertise necessária para o real entendimento dos dados coletados; Possibilidade de retrabalho para levantamento das informações necessárias; e, Possibilidade de perda de informações relevantes para a PPAB. | C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; |
| 10 | Ausência de equipe técnica da Caesb para realizar manutenção e calibração dos equipamentos de monitoramento de segurança de barragens. | Caso haja problemas nos equipamentos ou quebra do equipamento , será necessário abertura de processo licitatório para o concerto ou troca do equipamento; Possibilidade de perda de informações relevantes para a PPAB, tendo em vista o não funcionamento do equipamento. | C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; |
| 11 | As tratativas finais para aprovação dos projetos de barragens não são realizadas em conjunto com a PPAB. | Desconhecimento por parte da PPAB da versão final do projeto de barragens; Possibilidade de aprovação do projeto de barragem sem o apoio técnico da PPAB. | C1.N01.PAI0037 - Acompanhar a realização de projetos em barragens; |
| 12 | Solicitação de visitas técnicas encaminhadas à Gerente da PPAB. Atualmente, a PPAB não tem poder para autorizar a entrada de visitantes nas barragens, consequentemente a Gerente da área é intermediadora entre o visitante e o responsável pela autorização. | Possibilidade de informações desencontradas; e, Burocratização do processo; | C1.N01.PAI0040 - Acompanhar visitar técnicas em barragens; e, |
| 13 | Demora no retorno das áreas da Caesb com as informações necessárias para elaboração de resposta aos órgãos de controle ou solicitações internas da própria Companhia. Atualmente, a gerente da PPAB e o Superintendente , atuam informalmente, cobrando as respostas das áreas demandadas. | Possibilidade de atraso na resposta aos órgãos de controle; e Prazo exíguo para elaboração das respostas. | C1.N01.PAI0035 - Responder às demandas de órgãos de controle; C1.N01.PAI0039 - Tratar as demandas internas de informações sobre barragens e assuntos gerais da Companhia; |
| 14 | Demora no pagamento dos boletos para emissão das ARTs, com possibilidade de atraso no envio do Relatório de Inspeção de segurança regular de barragens. | Possibilidade de perda de prazo do pagamento das ARTs e necessidade de emissão de novos boletos; Possibilidade de atraso na entrega relatórios de inspeção de segurança regular das barragens; e, Possibilidade de sanção e infrações administrativas e penais por parte da autoridade fiscalizadora. | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; |
| 15 | Carência de procedimentos operacionais sobre todos os assuntos relacionados a barragens. Atualmente, não possui biografia de referência no Brasil. | A falte de PO sobre barragens, a longo prazo, pode acarretar o aumento de problemas na manutenção das barragens. | C1.N01.PAI0036 - Elaborar estudos para definição de procedimentos sobre Barragens; |
| 16 | Ausência de um único repositório para consultas dos dados gerados pela PPAB. atualmente, as informações estão disponibilizadas em planilhas, pastas compartilhadas ou na máquina dos colaboradores da PPAB. | Dificuldade na rastreabilidade e acesso das informações; Dados gerencias de difícil acesso; | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; C1.N01.PAI0032 - Coordenar a limpeza em unidades de captação; C1.N01.PAI0033 - Realizar a revisão de segurança em barragens; C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; C1.N01.PAI0035 - Responder às demandas de órgãos de controle; C1.N01.PAI0036 - Elaborar estudos para definição de procedimentos sobre Barragens; C1.N01.PAI0037 - Acompanhar a realização de projetos em barragens; C1.N01.PAI0038 - Apoiar na implementação do Plano de Ação Emergencial – PAE; C1.N01.PAI0039 - Tratar as demandas internas de informações sobre barragens e assuntos gerais da Companhia; C1.N01.PAI0040 - Acompanhar visitar técnicas em barragens; e, C1.N01.PAI0041 – Implementar melhorias nas ferramentas e procedimentos da PPAB. |
| 17 | Inexistência de indicadores nos processos executados pela área. | Dados gerencias de difícil acesso; Impossibilidade de mensuração de dados ou desempenho dos processos. | C1.N01.PAI0031 - Realizar a inspeção regular de barragens; C1.N01.PAI0032 - Coordenar a limpeza em unidades de captação; C1.N01.PAI0033 - Realizar a revisão de segurança em barragens; C1.N01.PAI0034 - Monitorar os dados de segurança de barragens; C1.N01.PAI0035 - Responder às demandas de órgãos de controle; C1.N01.PAI0036 - Elaborar estudos para definição de procedimentos sobre Barragens; C1.N01.PAI0037 - Acompanhar a realização de projetos em barragens; C1.N01.PAI0038 - Apoiar na implementação do Plano de Ação Emergencial – PAE; C1.N01.PAI0039 - Tratar as demandas internas de informações sobre barragens e assuntos gerais da Companhia; C1.N01.PAI0040 - Acompanhar visitar técnicas em barragens; e, C1.N01.PAI0041 – Implementar melhorias nas ferramentas e procedimentos da PPAB. |
| 18 | Ausência de equipe técnica na Caesb para a execução do PAE. | Execução do processo realizada por equipe sem expertise necessária para o real entendimento da implantação do PAE. | C1.N01.PAI0038 - Apoiar na implementação do Plano de Ação Emergencial – PAE; |
| 19 | Atualmente a EPR inclui nos projetos de interesse da área de barragens, o corpo técnico da PPAB como analista de projetos, porém a PPAB entende que seu papel é apenas fornecer apoio técnico no conhecimento que detém sobre o tema e que a EPR deveria ter um corpo técnico para análise dos referidos projetos. | Aumento do trabalho da equipe da PPAB; | C1.N01.PAI0037 - Acompanhar a realização de projetos em barragens; |
| 20 | Disponibilidade de tempo e corpo técnico para a Implementação de melhorias nas ferramentas e procedimentos da PPAB | Demora na implementação de melhorias nas ferramentas e procedimentos; Possibilidade de descontinuidade da execução do processo, devido ausência do colaborador. | C1.N01.PAI0041 – Implementar melhorias nas ferramentas e procedimentos da PPAB. |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 3 | 7% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 12 | 27% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 0 | 0% |
| Regras de Negócio | 5 | 11% |
| Comunicação/Articulação | 11 | 24% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 10 | 22% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 4 | 9% |
| Integração | 0 | 0% |
| Total | 45 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Dificuldade no envio da ART por parte dos membros da comissão de Inspeção de barragens. Alguns membros da comissão não entregam a Anotação de Responsabilidade Técnica ou entregam o documento fora do prazo estabelecido na legislação. | Institucionalização das regras, papéis, consequências e penalidades dos membros da comissãos. | Gestão |
| Dificuldade no envio da ART por parte dos membros da comissão de Inspeção de barragens. Alguns membros da comissão não entregam a Anotação de Responsabilidade Técnica ou entregam o documento fora do prazo estabelecido na legislação. | Mudança de fluxo na reconstituição da comissão de inspeção regular de segurança de barragem, sendo realizada via Presidência. | Processo |
| Dificuldade em reter os membros comissão permanete de inspeção regular de barragem. Constantemente os referidos membros da comissão pedem para sair e não indicam substituto. | Mudança de fluxo na reconstituição da comissão de inspeção regular de segurança de barragem, sendo realizada via Presidência. | Processo |
| Dificuldade em reter os membros comissão permanete de inspeção regular de barragem. Constantemente os referidos membros da comissão pedem para sair e não indicam substituto. | Institucionalização das regras, papéis, consequências e penalidades dos membros da comissãos. | Gestão |
| Desmobilização e descomprometimento dos membros da comissão de inspeção de segurança regular de barragens. Atualmente as reuniões são desmarcadas com frequência e nem todos participam efetivamente de todas as vistorias e posterior discussão e elaboração dos relatórios. | Mudança de fluxo na reconstituição da comissão de inspeção regular de segurança de barragem, sendo realizada via Presidência. | Processo |
| Desmobilização e descomprometimento dos membros da comissão de inspeção de segurança regular de barragens. Atualmente as reuniões são desmarcadas com frequência e nem todos participam efetivamente de todas as vistorias e posterior discussão e elaboração dos relatórios. | Institucionalização das regras, papéis, consequências e penalidades dos membros da comissãos. | Gestão |
| Os dados de monitoramento de segurança de barragens são preenchidos manualmente em planilha excel. Além disso, as planilhas de campo são diferente das planilhas alimentadas no repositório da PPAB. | Padronização de planilha de monitoramento de segurança de barragens contendo todos os dados necessários. Para a padronização da planilha mostra-se necessário o apoio da PRTA. | Gestão |
| Os dados de monitoramento de segurança de barragens são preenchidos manualmente em planilha excel. Além disso, as planilhas de campo são diferente das planilhas alimentadas no repositório da PPAB. | Preenchimento, em tempo real, dos dados coletados durante a vistoria na planilha de monitoramento de segurança de barragens, utilizando o tablet. | Processo |
| Demora por parte de RMA no repasse da informação de necessidade de limpeza das barragens aos órgãos ambientais competentes . | Mudança de informação continda na comunicação para os órgãos competentes. Para esse melhoria será necessário articulação com a RMA. | Gestão |
| Ausências de informações atualizadas e necessárias para a elaboração do relatório, tendo em vista a demora por parte PMI no repassa dos dados da execução da limpeza do ano anterior. | Mudança de informação continda na comunicação para os órgãos competentes. Para esse melhoria será necessário articulação com a RMA. | Gestão |
| Aumento no número de demandas de solicitação de resposta sobre dúvidas e questionamentos encaminhados pelas empresas participantes da Licitação, devido a falta de clareza no termo de referência. | Criação de um banco de consultas contendo as principais dúvidas e respostas encaminhadas para as empresas, para facilitar na elaboração dos próximos termos de referência | Gestão |
| Ausência de ferramenta ou painéis visuais para controle e acompanhamento dos dados de segurança de barragens . | Utilização de ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas. Para esta melhoria será necessário o apoio da PRT. | Sistema |
| Ausência de equipe terceirizada da PPAB ou empregado da Caesb para realização de medição dos dados de monitoramento de segurança de barragens. Atualmente, o serviço é realizado por uma equipe terceirizada de outra área. | A contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados pela PPAB | Gestão |
| Ausência de equipe técnica da Caesb para realizar manutenção e calibração dos equipamentos de monitoramento de segurança de barragens. | Capacitação da equipe técnica disponível atualmente para realizaçãod as manutenção dos equipamento de segurança de barragens. Para implementação desta melhoria, mostra-se a necessidade de articulação da PPA com a PMI | Gestão |
| Ausência de equipe técnica da Caesb para realizar manutenção e calibração dos equipamentos de monitoramento de segurança de barragens. | Previsão da calibração dos equipamentos das Barragens nos contratos existentes na Caesb. | Gestão |
| As tratativas finais para aprovação dos projetos de barragens não são realizadas em conjunto com a PPAB. | Institucionalização dos papéis e responsabilidades para construção dos projetos de barragens. | Gestão |
| Solicitação de visitas técnicas encaminhadas à Gerente da PPAB. Atualmente, a PPAB não tem poder para autorizar a entrada de visitantes nas barragens, consequentemente a Gerente da área é intermediadora entre o visitante e o responsável pela autorização. | Mudança no fluxo de liberação das visitas onde a PPAB seja apenas comunicada. | Processo |
| Demora no retorno das áreas da Caesb com as informações necessárias para elaboração de resposta aos órgãos de controle ou solicitações internas da própria Companhia. Atualmente, a gerente da PPAB e o Superintendente , atuam informalmente, cobrando as respostas das áreas demandadas. | Articular com a Superintendência da PPA os impactos causados pela demora no envio das informações para elaboração de resposta aos órgão de controle. | Gestão |
| Demora no pagamento dos boletos para emissão das ARTs, com possibilidade de atraso no envio do Relatório de Inspeção de segurança regular de barragens. | Mudança no fluxo no pagamento dos boletos para a emissão das ARTs. | Processo |
| Carência de procedimentos operacionais sobre todos os assuntos relacionados a barragens. Atualmente, não possui biografia de referência no Brasil. | Desburocratização do processo de aquisição de material técnico sobre barragens para pesquisa. Atualmente há necessidade de três orçamentos em livrarias fisícas, em todas as modalidades de licitação. | Processo |
| Ausência de um único repositório para consultas dos dados gerados pela PPAB. atualmente, as informações estão disponibilizadas em planilhas, pastas compartilhadas ou na máquina dos colaboradores da PPAB. | Definição de um único repositório para armazenamento e divulgação das informações produzidas pela PPAB. | Processo |
| Inexistência de indicadores nos processos executados pela área. | Criação de indicadores para mensuração da execução dos processos da PPAB | Processo |
| Ausência de equipe técnica na Caesb para a execução do PAE. | A contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados pela PPAB | Gestão |
| Atualmente a EPR inclui nos projetos de interesse da área de barragens, o corpo técnico da PPAB como analista de projetos, porém a PPAB entende que seu papel é apenas fornecer apoio técnico no conhecimento que detém sobre o tema e que a EPR deveria ter um corpo técnico para análise dos referidos projetos. | Institucionalização dos papéis e responsabilidades para construção dos projetos de barragens. | Gestão |
| Disponibilidade de tempo e corpo técnico para a Implementação de melhorias nas ferramentas e procedimentos da PPAB | A contratação de corpo técnico com base na Análise da capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio executados pela PPAB | Gestão |