PMIG - Gerencia de Informação e Controle de Manutenção
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Dificuldade em obter respostas técnicas das gerências da PMI, a fim de fundamentar a elaboração do Termo de Referência (TR). | TR incompleto e/ou de baixa qualidade, morosidade na finalização do TR, orçamentos imprecisos, aumento dos riscos de contratação de serviços não condizentes e retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0034 - Elaborar termo de referência das necessidades de serviços |
| 2 | Descumprimento dos prazos para o envio das respostas para fundamentar o TR pelas unidades da PMI. | Atraso no fluxo de trabalho da PMIG, morosidade na finalização do TR e retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0034 - Elaborar termo de referência das necessidades de serviços |
| 3 | Demora no recebimento do orçamento relacionado aos itens do TR da ESEC. | Morosidade na finalização do TR, no qual pode afetar o planejamento orçamentário, levando a possíveis discrepâncias nos valores projetados e podendo abrir espaço para a adição de novas demandas, esgotando recursos previamente destinados. Além disso, pode resultar em retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0034 - Elaborar termo de referência das necessidades de serviços |
| 4 | Termo de referência (TR) com informações e especificações com poucos detalhes e/ou com informações não totalmente claras. | Prorrogação da licitação, alta demanda de esclarecimento de dúvidas durante a fase de licitação, suspensão da licitação, má qualidade dos materiais / serviços contratados e retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0034 - Elaborar termo de referência das necessidades de serviços |
| 5 | Dificuldade em obter respostas técnicas das gerências da PMI, a fim de fundamentar o esclarecimento de dúvidas das empresas OU órgãos de controle em relação ao edital publicado. | Prorrogação da licitação, atrasos no processo de licitação, falta de clareza nas informações prestadas, aumento de contestações e recursos por partes dos das empresas participantes, riscos jurídicos e de conformidade e retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0035 - Esclarecer dúvidas das empresas / órgãos de controle sobre o edital publicado |
| 6 | Não cumprimento dos prazos legais para as respostas durante a fase de licitação. | Prorrogação da licitação, riscos jurídicos no qual pode levar a contestações e recursos por parte das empresas interessadas e imagem institucional prejudicada. | C2.N01.M02.PAI0035 - Esclarecer dúvidas das empresas / órgãos de controle sobre o edital publicado |
| 7 | Proposta para habilitação das empresas vencedoras do certame não encaminhada para a ESEC. | Ocorrência de retrabalho, uma vez que é essencial monitorar os e-mails recebidos da PRL para verificar se foram encaminhados à ESEC; caso não tenham sido, será necessário proceder ao envio. | C2.N01.M02.PAI0036 - Analisar propostas das empresas para habilitação das aquisições relacionadas a serviços de manutenção industrial; |
| 8 | Dificuldade em obter respostas técnicas por parte da gerência da PMI, a fim de fundamentar a habilitação das empresas vencedoras do certame. | Demora para habilitação e inicialização do novo contrato, retrabalho, vencimento da proposta do vencedor do certame com possível litigação. | C2.N01.M02.PAI0036 - Analisar propostas das empresas para habilitação das aquisições relacionadas a serviços de manutenção industrial; |
| 9 | Descumprimento dos prazos para o envio das respostas relacionadas a habilitação das empresas vencedoras do certame pelas unidades da PMI. | Demora para habilitação e inicialização do novo contrato, retrabalho, vencimento da proposta do vencedor do certame com possível litigação. | C2.N01.M02.PAI0036 - Analisar propostas das empresas para habilitação das aquisições relacionadas a serviços de manutenção industrial; |
| 10 | Minuta do contrato com divergências em relação ao TR, edital e propostas das empresas vencedoras do certame. | Demora para inicialização do novo contrato, retrabalho, vencimento da proposta do vencedor do certame. | C2.N01.M02.PAI0037 - Realizar tramites para assinatura dos contratos relacionados aos serviços de manutenção industrial; |
| 11 | Certidões da empresa vencedoras do certame vencidas OU incompletas na fase de assinatura do contrato. | Demora para inicialização do novo contrato, retrabalho, vencimento da proposta do vencedor do certame e desqualificação da empresa. | C2.N01.M02.PAI0037 - Realizar tramites para assinatura dos contratos relacionados aos serviços de manutenção industrial; |
| 12 | Demora no cadastro ou registro incorreto das informações dos responsáveis pela empresa no sistema de Peticionamento Web. | Demora para inicialização do novo contrato, retrabalho, vencimento da proposta do vencedor do certame e desqualificação da empresa. | C2.N01.M02.PAI0037 - Realizar tramites para assinatura dos contratos relacionados aos serviços de manutenção industrial; |
| 13 | A garantia enviada pela empresa não está em conformidade com o que está previsto no edital durante a fase de mobilização. | Retrabalho, aplicação de penalidades, suspensão do contrato e o não pagamento da medição (fatura). | C2.N01.M02.PAI0038 - Realizar processo de mobilização do contrato |
| 14 | Ausência de respostas das demais gerências em relação a problemas na execução do contrato, faltas do terceirizados, equipamentos, veículos, entre outros. | Retrabalho, aplicação de penalidades, suspensão do contrato e o não pagamento da medição (fatura). | C2.N01.M02.PAI0038 - Realizar processo de mobilização do contrato C2.N01.M02.PAI0053 - Monitorar contratos de prestação de serviços relacionados a manutenção industrial; |
| 15 | Recebimento de documentação ou processo para aquisição relacionada a manutenção industrial que não está em conformidade com os parâmetros legais requeridos. | Retrabalho, demora ou atraso para licitar o material / serviços relacionados a manutenção industrial. | C2.N01.M02.PAI0049 - Realizar análise técnico-administrativa relacionada a aquisições e serviços da PMI; |
| 16 | Não recebimento das informações relacionadas a conta vinculada, relacionada ao contrato, por parte da empresa contratada. | Retrabalho, atraso no ateste da fatura, aplicação de penalidades a empresa e rescisão do contrato. | C2.N01.M02.PAI0053 - Monitorar contratos de prestação de serviços relacionados a manutenção industrial; |
| 17 | Informações divergentes relacionadas a horas extras e adicional noturno entre a planilha de medição e o sistema SIMAN. | Retrabalho e atraso no ateste da fatura. | C2.N01.M02.PAI0053 - Monitorar contratos de prestação de serviços relacionados a manutenção industrial; |
| 18 | Recebimento de documentação incompleta para realização de aditivo OU renovação do contrato. | Retrabalho e a não renovação do contrato em vigor, exigindo a realização de um novo processo licitatório e/ou necessidade de contratação emergencial, além do risco de paralisação das atividades de manutenção industrial. | C2.N01.M02.PAI0054 - Realizar aditivo ou renovação dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
| 19 | Impossibilidade de renovação do contrato devido ao resultado do estudo de viabilidade de renovação do contrato vigente. | Retrabalho e a não renovação do contrato em vigor, exigindo a realização de um novo processo licitatório e/ou necessidade de contratação emergencial, além do risco de paralisação das atividades de manutenção industrial. | C2.N01.M02.PAI0054 - Realizar aditivo ou renovação dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
| 20 | Não aceite da renovação ou aditivação do contrato pela empresa contratada. | Retrabalho e a não renovação do contrato em vigor, exigindo a realização de um novo processo licitatório e/ou necessidade de contratação emergencial, além do risco de paralisação das atividades de manutenção industrial. | C2.N01.M02.PAI0054 - Realizar aditivo ou renovação dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
| 21 | Recebimento de documentação incompleta para realização de repactuação OU reajuste do contrato. | Morosidade na finalização do reajuste ou repactuação do contrato e retrabalho | C2.N01.M02.PAI0055 - Realizar repactuação ou reajuste dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
| 22 | Demora no recebimento da análise de custos pela ESEC (reajuste / repactuação). | Morosidade na finalização do reajuste ou repactuação do contrato, insegurança jurídica e possível litigação. | C2.N01.M02.PAI0055 - Realizar repactuação ou reajuste dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
| 23 | Controle de execução do contrato é realizado manualmente (planilhas). | Perda de eficiência e possíveis ocorrências de erros nos cálculos que podem impactar no pagamento dos serviços realizados pela empresa contratada. | C2.N01.M02.PAI0038 - Realizar processo de mobilização do contrato C2.N01.M02.PAI0053 - Monitorar contratos de prestação de serviços relacionados a manutenção industrial; C2.N01.M02.PAI0054 - Realizar aditivo ou renovação dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial; e, C2.N01.M02.PAI0055 - Realizar repactuação ou reajuste dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial. |
| 24 | Reajuste ou repactuação maior do que o planejamento orçamentário da PMI. | Necessidade de repriorizar projetos, revisar despesas e receitas, reavaliar a priorização de itens e realocar recursos de maneira eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos da organização OU redução dos itens do contrato vigente. | C2.N01.M02.PAI0055 - Realizar repactuação ou reajuste dos contratos de serviços relacionados a manutenção industrial |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 2 | 4% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 11 | 21% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 2% |
| Regras de Negócio | 8 | 15% |
| Comunicação/Articulação | 7 | 13% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 12 | 23% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 1 | 2% |
| Conhecimento/Capacitação | 9 | 17% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 2 | 4% |
| Total | 53 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Dificuldade em obter respostas técnicas das gerências da PMI, a fim de fundamentar a elaboração do Termo de Referência (TR). | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos para o envio das respostas para fundamentar o TR pelas unidades da PMI. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos para o envio das respostas para fundamentar o TR pelas unidades da PMI. | Estabelecer os procedimentos e prazos para o encaminhamento das respostas, em colaboração com as equipes gerenciais da PMI. Isso visa esclarecer eventuais dúvidas acerca dos prazos e ressaltar a importância crucial de enviar as respostas pontualmente. | Processo |
| Demora no recebimento do orçamento relacionado aos itens do TR da ESEC. | Estabelecer, em colaboração com a ESEC, um procedimento claro e com prazos definidos para análise orçamentária relacionada a manutenção industrial. | Processo |
| Termo de referência (TR) com informações e especificações com poucos detalhes e/ou com informações não totalmente claras. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Dificuldade em obter respostas técnicas das gerências da PMI, a fim de fundamentar o esclarecimento de dúvidas das empresas OU órgãos de controle em relação ao edital publicado. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Não cumprimento dos prazos legais para as respostas durante a fase de licitação. | Estabelecer os procedimentos e prazos para o encaminhamento das respostas, em colaboração com as equipes gerenciais da PMI. Isso visa esclarecer eventuais dúvidas acerca dos prazos e ressaltar a importância crucial de enviar as respostas pontualmente. | Processo |
| Não cumprimento dos prazos legais para as respostas durante a fase de licitação. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Proposta para habilitação das empresas vencedoras do certame não encaminhada para a ESEC. | Na fase do edital, incluir a ESEC como uma das unidades a serem comunicadas a respeito do avanço do processo licitatório. | Processo |
| Proposta para habilitação das empresas vencedoras do certame não encaminhada para a ESEC. | Estabelecer, em colaboração com a PRL, um procedimento claro para encaminhar as informações e propostas da empresa à ESEC. | Processo |
| Dificuldade em obter respostas técnicas por parte da gerência da PMI, a fim de fundamentar a habilitação das empresas vencedoras do certame. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Descumprimento dos prazos para o envio das respostas relacionadas a habilitação das empresas vencedoras do certame pelas unidades da PMI. | Estabelecer os procedimentos e prazos para o encaminhamento das respostas, em colaboração com as equipes gerenciais da PMI. Isso visa esclarecer eventuais dúvidas acerca dos prazos e ressaltar a importância crucial de enviar as respostas pontualmente. | Processo |
| Descumprimento dos prazos para o envio das respostas relacionadas a habilitação das empresas vencedoras do certame pelas unidades da PMI. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Minuta do contrato com divergências em relação ao TR, edital e propostas das empresas vencedoras do certame. | Estabelecer um canal de comunicação direto, transparente e eficiente entre a equipe responsável pela revisão e validação dos contratos e o departamento jurídico. Esse canal possibilitará discussões construtivas e fornecerá acesso rápido a informações e eventuais correções relevantes para o contrato. | Processo |
| Certidões da empresa vencedoras do certame vencidas OU incompletas na fase de assinatura do contrato. | Criar um checklist detalhados da documentação e informações necessárias para assinatura do contrato | Processo |
| Certidões da empresa vencedoras do certame vencidas OU incompletas na fase de assinatura do contrato. | Estabelecer canais de comunicação abertos e ágeis para que as empresas vencedoras possam esclarecer dúvidas e obter suporte em relação às certidões e garantias e em como preparar as garantias de acordo com as especificações do edital. | Processo |
| Demora no cadastro ou registro incorreto das informações dos responsáveis pela empresa no sistema de Peticionamento Web. | Criar um checklist detalhados da documentação e informações necessárias para realizar o cadastro no Peticionamento Web | Processo |
| Demora no cadastro ou registro incorreto das informações dos responsáveis pela empresa no sistema de Peticionamento Web. | Estabelecer um prazo para que os representantes da empresa vencedora do certame realizem seu cadastro no Peticionamento Web. Essa medida visa simplificar o acompanhamento e a detecção precoce de eventuais erros nas informações. | Processo |
| A garantia enviada pela empresa não está em conformidade com o que está previsto no edital durante a fase de mobilização. | Estabelecer canais de comunicação abertos e ágeis para que as empresas vencedoras possam esclarecer dúvidas e obter suporte em relação às certidões e garantias e em como preparar as garantias de acordo com as especificações do edital. | Processo |
| Ausência de respostas das demais gerências em relação a problemas na execução do contrato, faltas do terceirizados, equipamentos, veículos, entre outros. | Realizar workshops direcionados as gerências e aos colaboradores da PMI, abordando a relevância e a urgência de fornecer respostas técnicas, concisas e pontuais diante das demandas ligadas aos serviços oferecidos. Isso engloba desde a concepção do Termo de Referência até a efetiva execução contratual. | Gestão |
| Recebimento de documentação ou processo para aquisição relacionada a manutenção industrial que não está em conformidade com os parâmetros legais requeridos. | Criar um checklist detalhados da documentação e informações necessárias para realizar a aquisição de materiais / serviços de manutenção industrial | Processo |
| Recebimento de documentação ou processo para aquisição relacionada a manutenção industrial que não está em conformidade com os parâmetros legais requeridos. | Organizar e conduzir treinamentos e workshops focados na aquisição de materiais e contratação de serviços. O objetivo é oferecer orientações práticas e conhecimento abrangente sobre as diretrizes, políticas e procedimentos necessários para efetuar aquisições e contratações de maneira eficiente e em total conformidade com as regulamentações vigentes | Gestão |
| Não recebimento das informações relacionadas a conta vinculada, relacionada ao contrato, por parte da empresa contratada. | Estabelecer um cronograma de reuniões periódicas com a contratada para identificar e sanar possível problemas relacionados a execução e manutenção do contrato. | Processo |
| Informações divergentes relacionadas a horas extras e adicional noturno entre a planilha de medição e o sistema SIMAN. | Realizar workshops direcionados aos colaboradores da contratada relacionados ao cadastro das informações no SIMAN. | Processo |
| Recebimento de documentação incompleta para realização de aditivo OU renovação do contrato. | Criar um checklist detalhados da documentação e informações necessárias para realizar o aditivo OU a renovação do contrato vigente. | Processo |
| Recebimento de documentação incompleta para realização de aditivo OU renovação do contrato. | Estabelecer um cronograma de reuniões periódicas com a contratada para identificar e sanar possível problemas relacionados a execução e manutenção do contrato. | Processo |
| Impossibilidade de renovação do contrato devido ao resultado do estudo de viabilidade de renovação do contrato vigente. | Estabelecer uma projeção do estudo de viabilidade, com uma antecedência mínima de 5 meses, a respeito da possível renovação do contrato. Esse processo busca reduzir a possibilidade de não renovação e viabilizar a preparação para um novo procedimento licitatório. | Processo |
| Impossibilidade de renovação do contrato devido ao resultado do estudo de viabilidade de renovação do contrato vigente. | Monitorar mensalmente a evolução dos índices relacionados aos contratos e materiais, a fim de detectar eventuais depreciações que possam inviabilizar a renovação do contrato. | Gestão |
| Não aceite da renovação ou aditivação do contrato pela empresa contratada. | Estabelecer um alinhamento com a empresa provedora de serviços, com uma antecedência mínima de 5 meses, a respeito da intenção de renovar o contrato. Esse processo busca reduzir a possibilidade de não renovação e viabilizar a preparação para um novo procedimento licitatório. | Gestão |
| Não aceite da renovação ou aditivação do contrato pela empresa contratada. | Estabelecer um cronograma de reuniões periódicas com a contratada para identificar e sanar possível problemas relacionados a execução e manutenção do contrato. | Processo |
| Recebimento de documentação incompleta para realização de repactuação OU reajuste do contrato. | Criar um checklist detalhados da documentação e informações necessárias para realização da repactuação OU reajuste do contrato | Processo |
| Recebimento de documentação incompleta para realização de repactuação OU reajuste do contrato. | Estabelecer um cronograma de reuniões periódicas com a contratada para identificar e sanar possível problemas relacionados a execução e manutenção do contrato. | Processo |
| Demora no recebimento da análise de custos pela ESEC (reajuste / repactuação). | Estabelecer, em colaboração com a ESEC, um procedimento claro e com prazos definidos para análise orçamentária relacionada a manutenção industrial. | Processo |
| Controle de execução do contrato é realizado manualmente (planilhas). | Analisar a viabilidade do desenvolvimento de um sistema destinado ao monitoramento e controle dos contratos associados à manutenção industrial. | Sistema |
| Reajuste ou repactuação maior do que o planejamento orçamentário da PMI. | Monitorar mensalmente a evolução dos índices de reajuste e repactuação dos contratos, a fim de detectar eventuais aumentos não previstos, e incluir antecipadamente no planejamento anual os valores apropriados. Isso visa a assegurar uma gestão mais eficaz e a previsão de recursos adequada para continuidade dos serviços de manutenção. | Gestão |