PMIGI - Coordenadoria de Processamento de Informações
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 7 | Demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema SIMAN sem prazos definidos. | Resulta em atrasos no desenvolvimento, dificuldade no planejamento e priorização inadequada das tarefas. Além disso, os usuários enfrentam insatisfação devido à espera prolongada pela nova funcionalidade do sistema. | C2.N01.M02.PAI0043 - Desenvolver novas funcionalidades no sistema SIMAN |
| 8 | Documentação do sistema SIMAN apresenta deficiências, com pouca abrangência e falta de informações essenciais. | A documentação inadequada do código do sistema pode causar problemas significativos no desenvolvimento, manutenção e escalabilidade do software. | C2.N01.M02.PAI0043 - Desenvolver novas funcionalidades no sistema SIMAN C2.N01.M02.PAI0044 - Realizar manutenção preventiva e corretiva no sistema SIMAN C2.N01.M02.PAI0045 - Oferecer suporte técnico e orientação sobre as funcionalidades do sistema SIMAN |
| 9 | Falta de priorização das demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema SIMAN | A falta de priorização das demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades pode causar atrasos, insatisfação dos usuários devido à espera prolongada pela nova funcionalidade do sistema e uso ineficiente de recursos e tempo dos analistas de TI da área. | C2.N01.M02.PAI0043 - Desenvolver novas funcionalidades no sistema SIMAN |
| 10 | Falta de pessoas com conhecimento em programação para realizar o desenvolvimento de novas funcionalidades ou manutenção no sistema SIMAN. | Resulta em sobrecarga de trabalho, atrasos no desenvolvimento e insatisfação dos usuários do sistema. | C2.N01.M02.PAI0043 - Desenvolver novas funcionalidades no sistema SIMAN C2.N01.M02.PAI0044 - Realizar manutenção preventiva e corretiva no sistema SIMAN C2.N01.M02.PAI0045 - Oferecer suporte técnico e orientação sobre as funcionalidades do sistema SIMAN |
| 11 | Falta de espaço em disco para realização dos backups diários da aplicação e do Banco da dados do sistema SIMAN. | Pode resultar em perda de dados, riscos de segurança, interrupção do serviço e dificuldades na recuperação de dados, impactando diretamente os usuários do sistema. | C2.N01.M02.PAI0044 - Realizar manutenção preventiva e corretiva no sistema SIMAN |
| 12 | Demandas de correção de bugs sem prazos definidos. | Pode resultar em atrasos, insatisfação dos usuários, instabilidade do software, acúmulo de problemas e dificuldade na priorização das atividades a serem desenvolvidas. | C2.N01.M02.PAI0044 - Realizar manutenção preventiva e corretiva no sistema SIMAN |
| 13 | Indisponibilidade de pessoas para o primeiro atendimento das demandas de suporte técnico. | Sobrecarga de trabalho do analista de TI, perda de concentração e produtividade e possíveis atrasos no desenvolvimento e manutenção do sistema SIMAN. | C2.N01.M02.PAI0044 - Realizar manutenção preventiva e corretiva no sistema SIMAN |
| 14 | As capacitações não são avaliadas, tanto em relação ao conteúdo ministrado quanto ao conhecimento adquirido pelos alunos. | Pode afetar negativamente a eficácia do treinamento, na qualidade da capacitação e no aumento das demandas de suporte técnico. | C2.N01.M02.PAI0046 - Realizar capacitações e treinamentos relacionado ao sistema SIMAN |
| 15 | Dificuldade em encontrar um período adequado para realizar o treinamento/capacitação com os colaboradores essenciais. | Pode ter efeitos negativos na participação dos colaboradores, no desenvolvimento profissional, na qualidade do trabalho e no aumento das demandas de suporte técnico | C2.N01.M02.PAI0046 - Realizar capacitações e treinamentos relacionado ao sistema SIMAN |
| 16 | Não há integração entre o Protheus e o SIMAN para obtenção dos custos dos empregados da PMI | Diminuição da eficiência operacional, risco de erros ou duplicação de dados, retrabalho, menor produtividade da equipe e a possibilidade de geração de relatórios com informações erradas. | C2.N01.M02.PAI0047 - Aferir custos de manutenção de unidades operacionais |
| 17 | Dependência exclusiva de uma única pessoa da SGP para a geração e envio da planilha de custos da unidade da PMI. | Atraso, ocorrência de erros e o risco de não gerar o relatório de custos das unidades da PMI, afetando diretamente o planejamento e a tomada de decisão da PMI. | C2.N01.M02.PAI0047 - Aferir custos de manutenção de unidades operacionais |
| 18 | Falta de automatização para geração dos relatórios de custos operacionais. | Maior tempo e esforço manual, erros e atrasos na disponibilidade dos relatórios de custos operacionais. | C2.N01.M02.PAI0047 - Aferir custos de manutenção de unidades operacionais |
| 19 | Falta de automatização para geração do relatório de condicionantes ambientais. | Maior tempo e esforço manual, erros e atrasos na disponibilidade dos relatórios de condicionantes ambientais. | C2.N01.M02.PAI0048 - Fornecer informações sobre condicionantes ambientais |
| 20 | Dependência exclusiva de uma única pessoa para geração dos relatórios de custos operacionais e condicionantes ambientais | Maior tempo e esforço manual, aumento do risco de erros e atrasos na disponibilidade dos relatórios, podendo até levar à indisponibilidade dos relatórios de custos operacionais e condicionantes ambientais. | C2.N01.M02.PAI0047 - Aferir custos de manutenção de unidades operacionais C2.N01.M02.PAI0048 - Fornecer informações sobre condicionantes ambientais |
| 1 | Falta de equipe disponível para realizar as visitas in loco (técnico em mecânica / elétrica) | A não realização/atualização do cadastro das unidades operacionais e equipamentos industriais no tempo determinado, resultando em informações divergentes entre o sistema e a realidade, no qual compromete a veracidade dos relatórios gerados e dificulta o planejamento e a gestão eficiente. | C2.N01.M02.PAI0041 - Administrar cadastro das Unidades Operacionais e Equipamentos Industriais com foco na manutenção |
| 2 | Ausência de informações técnicas ou número de patrimônio visíveis para a identificação dos equipamentos industriais. | A impossibilidade de cadastrar os equipamentos no sistema, resultando em informações divergentes entre o sistema e a realidade, no qual compromete a veracidade dos relatórios gerados e dificulta o planejamento e a gestão eficiente. | C2.N01.M02.PAI0041 - Administrar cadastro das Unidades Operacionais e Equipamentos Industriais com foco na manutenção |
| 3 | Falta de comunicação entre as unidades e a PMIG quando ocorre a troca de equipamentos ou a criação de uma nova unidade operacional. | A não realização/atualização do cadastro das unidades operacionais e equipamentos industriais no tempo determinado, resultando em informações divergentes entre o sistema e a realidade, no qual compromete a veracidade dos relatórios gerados e dificulta o planejamento e a gestão eficiente. | C2.N01.M02.PAI0041 - Administrar cadastro das Unidades Operacionais e Equipamentos Industriais com foco na manutenção |
| 4 | Recebimento de informações incompletas para o cadastro dos terceirizados | Ao receber informações incompletas para o cadastro dos terceirizados, a criação do usuário no sistema SIMAN fica comprometida, tornando inviável a correta atribuição do perfil ao usuário do terceirizado. Como resultado, ele não poderá executar as atividades no sistema. | C2.N01.M02.PAI0042 - Administrar cadastro dos materiais, pessoas, viaturas, ferramentas e serviços |
| 5 | Falta de padronização na tabela de materiais e serviços enviada pelas empresas. | A ausência de padronização na tabela de materiais e serviços enviada pelas empresas resulta em retrabalho e dificuldade na importação dos dados para o SIMAN. | C2.N01.M02.PAI0042 - Administrar cadastro dos materiais, pessoas, viaturas, ferramentas e serviços |
| 6 | Falta de padronização na tabela salarial / custos enviada pelas empresas | A ausência de padronização na tabela salarial / custos enviada pelas empresas resulta em retrabalho e dificuldade na importação dos dados para o SIMAN. | C2.N01.M02.PAI0042 - Administrar cadastro dos materiais, pessoas, viaturas, ferramentas e serviços |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 3 | 9% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 6 | 19% |
| Infraestrutura física | 1 | 3% |
| Planejamento | 3 | 9% |
| Regras de Negócio | 7 | 22% |
| Comunicação/Articulação | 4 | 12% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 1 | 3% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 2 | 6% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 4 | 12% |
| Integração | 1 | 3% |
| Total | 32 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema SIMAN sem prazos definidos. | Incluir a etapa de priorização e definição de prazos para as demandas de desenvolvimento de novos sistemas. | Processo |
| Documentação do sistema SIMAN apresenta deficiências, com pouca abrangência e falta de informações essenciais. | Elaborar manuais de usuário para as funcionalidades do sistema SIMAN. | Processo |
| Documentação do sistema SIMAN apresenta deficiências, com pouca abrangência e falta de informações essenciais. | Incluir a prática de documentação do sistema SIMAN. | Processo |
| Falta de priorização das demandas de desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema SIMAN | Incluir a etapa de priorização e definição de prazos para as demandas de desenvolvimento de novos sistemas. | Processo |
| Falta de pessoas com conhecimento em programação para realizar o desenvolvimento de novas funcionalidades ou manutenção no sistema SIMAN. | Realizar a contratação ou realocação de outro analista de TI para auxiliar no atendimento e no desenvolvimento e manutenção do sistema SIMAN. | Gestão |
| Falta de espaço em disco para realização dos backups diários da aplicação e do Banco da dados do sistema SIMAN. | Incluir a etapa de priorização e definição de prazos para as demandas de desenvolvimento de novos sistemas | Sistema |
| Demandas de correção de bugs sem prazos definidos. | Incluir a etapa de priorização e definição de prazos para as demandas de correção de bugs. | Processo |
| Indisponibilidade de pessoas para o primeiro atendimento das demandas de suporte técnico. | Realizar a contratação ou realocação de outro analista de TI para auxiliar no atendimento e no desenvolvimento e manutenção do sistema SIMAN. | Gestão |
| As capacitações não são avaliadas, tanto em relação ao conteúdo ministrado quanto ao conhecimento adquirido pelos alunos. | Implementar um planejamento de treinamento/capacitação com antecedência, levando em consideração as disponibilidades dos colaboradores essenciais e as necessidades das unidades da PMI. | Processo |
| Dificuldade em encontrar um período adequado para realizar o treinamento/capacitação com os colaboradores essenciais. | Recusar ou aplicar penalidades a empresa nos casos em que a documentação dos terceirizados estiverem fora do padrão estabelecido. | Gestão |
| Não há integração entre o Protheus e o SIMAN para obtenção dos custos dos empregados da PMI | Implementar a integração do SIMAN com o sistema Protheus. | Sistema |
| Dependência exclusiva de uma única pessoa da SGP para a geração e envio da planilha de custos da unidade da PMI. | Implementar a integração do SIMAN com o sistema Protheus. | Sistema |
| Falta de automatização para geração dos relatórios de custos operacionais. | Solicitar a PRT a compra ou disponibilização de discos para realização dos backups da área. | Automação |
| Falta de automatização para geração do relatório de condicionantes ambientais. | Solicitar a PRT a compra ou disponibilização de discos para realização dos backups da área. | Automação |
| Dependência exclusiva de uma única pessoa para geração dos relatórios de custos operacionais e condicionantes ambientais | Solicitar a PRT a compra ou disponibilização de discos para realização dos backups da área. | Automação |
| Falta de equipe disponível para realizar as visitas in loco (técnico em mecânica / elétrica) | Implementar a integração do SIMAN com o sistema Protheus. | Gestão |
| Ausência de informações técnicas ou número de patrimônio visíveis para a identificação dos equipamentos industriais. | Implementar um procedimento efetivo de patrimonização e cadastro de novos equipamentos industriais. | Processo |
| Ausência de informações técnicas ou número de patrimônio visíveis para a identificação dos equipamentos industriais. | Utilizar etiquetagem patrimonial que são capazes de suportar a exposição prolongada à água e substâncias agressivas. | Processo |
| Falta de comunicação entre as unidades e a PMIG quando ocorre a troca de equipamentos ou a criação de uma nova unidade operacional. | Conscientizar as áreas operacionais sobre a importância da comunicação nos casos de troca de equipamentos ou na criação de novas unidades operacionais. | Gestão |
| Recebimento de informações incompletas para o cadastro dos terceirizados | Realizar a contratação ou realocação de outro analista de TI para auxiliar no atendimento e no desenvolvimento e manutenção do sistema SIMAN. | Processo |
| Recebimento de informações incompletas para o cadastro dos terceirizados | Definir template e procedimento padrão para o recebimento dos dados dos terceirizados | Gestão |
| Falta de padronização na tabela de materiais e serviços enviada pelas empresas. | Criação de um template padrão para as tabelas de materiais e serviços | Processo |
| Falta de padronização na tabela salarial / custos enviada pelas empresas | Criar uma automação ou funcionalidade no SIMAN para geração do relatório de custos operacionais e condicionantes ambientais | Processo |