PMIGC - Coordenadoria de Controle e Documentação da Manutenção
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Solicitações de compra de materiais com quantitativos que não estão em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo. | Necessidade de retrabalho devido à necessidade de avaliação completa da solicitação e o não atendimento da solicitação devido à não conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 2 | Solicitações de compra de materiais ou contratação de serviços em que o objeto não está em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo | Necessidade de retrabalho devido à necessidade de avaliação completa da solicitação e o não atendimento da solicitação devido à não conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 3 | Recebimento da nota fiscal com valor divergente da proposta enviada anteriormente pelo fornecedor. | O recebimento de uma nota fiscal com valor divergente da proposta enviada pelo fornecedor pode resultar em retrabalho e atrasos nos pagamentos e no recebimento dos materiais ou execução dos serviços. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 4 | Recebimento de várias solicitações ao longo do mês que acabam ultrapassando o limite mensal de utilização do fundo rotativo quanto o limite total de compra para o material ou serviço em questão. | Não atendimento da solicitação e risco de paralisação dos serviços de distribuição de água ou tratamento de esgoto para a população. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 5 | Desconhecimento, por parte dos solicitantes, da norma ou do processo de aquisição de materiais ou contratação de serviços através do fundo rotativo. | Retrabalho e o recebimento de solicitações com documentação incompleta ou que não estão em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 6 | Documentação incompleta para aquisição de materiais ou contratação de serviços através do fundo rotativo. | Retrabalho e atraso na compra de materiais ou contratação de serviços por meio do fundo rotativo. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo |
| 7 | Descumprimento do prazo estabelecido para o retorno das solicitações de elaboração ou ajustes do planejamento orçamentário das gerências da PMI. | Retrabalho, desgastes devido a necessidade de fazer cobranças constantes e o atraso no orçamento anual das unidades da PMI e da DP. | C2.N01.M02.PAI0040 - Realizar planejamento orçamentário da PMI |
| 8 | Planejamentos orçamentários e solicitações com valores que não condizem com a realidade do orçamento previsto para a gerência e superintendência. | Retrabalho, desequilíbrio financeiro, falta de recursos, necessidade de tomar decisões difíceis, perda de oportunidades, restrições financeiras e perda de credibilidade da gerência / superintendência. | C2.N01.M02.PAI0040 - Realizar planejamento orçamentário da PMI |
| 9 | Recebimento de solicitações que não foram previamente planejadas durante a elaboração da proposta orçamentária ao longo do ano. | Retrabalho, desgaste da equipe e, possivelmente, o não atendimento da solicitação. | C2.N01.M02.PAI0050 - Realizar análise orçamentária para as aquisições e serviços da PMI |
| 10 | Solicitações que foram planejadas, porém, devido ao aumento dos índices/inflação, chegam com um valor maior do que o inicialmente planejado. | Necessidade de repriorizar projetos, revisar despesas e receitas, reavaliar a priorização de itens e realocar recursos de maneira eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos da organização. | C2.N01.M02.PAI0050 - Realizar análise orçamentária para as aquisições e serviços da PMI |
| 11 | Divergências de informações entre os sistemas GPLAN e SISFIN. | Criação de controles paralelos (planilhas) para monitorar o orçamento dos contratos da PMI, no qual geram retrabalho e riscos de erros. | C2.N01.M02.PAI0051 - Monitorar orçamento dos contratos da PMI |
| 12 | Atraso ou não realização da liquidação dos itens contratados por parte das unidades da PMI. | Retrabalho, desgastes devido a necessidade de fazer cobranças constantes e inconsistência no planejamento orçamentário da unidade. | C2.N01.M02.PAI0051 - Monitorar orçamento dos contratos da PMI |
| 13 | Recebimento do processo após a conclusão do certame, com a validade da proposta próxima ao vencimento. | Risco de perda de todo o processo licitatório. | C2.N01.M02.PAI0052 – Realizar atualização do cronograma orçamentário do contrato após o certame |
| 14 | As atividades realizadas na PMIGC não estão nas suas atribuições regimentais | A realização de atividades não autorizadas ou fora do escopo legal pode levar a sanções, processos administrativos e até mesmo ações judiciais contra a empresa e seus gestores. | C2.N01.M02.PAI0039 - Realizar gestão do Fundo Rotativo C2.N01.M02.PAI0040 - Realizar planejamento orçamentário da PMI C2.N01.M02.PAI0050 - Realizar análise orçamentária para as aquisições e serviços da PMI C2.N01.M02.PAI0051 - Monitorar orçamento dos contratos da PMI C2.N01.M02.PAI0052 – Realizar atualização do cronograma orçamentário do contrato após o certame |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 1 | 3% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 9 | 26% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 6 | 17% |
| Regras de Negócio | 2 | 6% |
| Comunicação/Articulação | 2 | 6% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 5 | 14% |
| Burocracia | 2 | 6% |
| Financeiro | 3 | 9% |
| Conhecimento/Capacitação | 4 | 11% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 1 | 3% |
| Total | 35 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Solicitações de compra de materiais com quantitativos que não estão em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo. | Promover treinamentos e workshops abrangendo o uso do fundo rotativo para aquisição de materiais e contratação de serviços, visando fornecer orientações e conhecimentos práticos sobre as diretrizes, políticas e procedimentos para utilizar o fundo rotativo de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações vigentes. | Gestão |
| Solicitações de compra de materiais ou contratação de serviços em que o objeto não está em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a utilização do fundo rotativo | Promover treinamentos e workshops abrangendo o uso do fundo rotativo para aquisição de materiais e contratação de serviços, visando fornecer orientações e conhecimentos práticos sobre as diretrizes, políticas e procedimentos para utilizar o fundo rotativo de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações vigentes. | Gestão |
| Recebimento da nota fiscal com valor divergente da proposta enviada anteriormente pelo fornecedor. | Ratificar com o fornecedor os valores e quantitativos antes da emissão da nota fiscal. | Processo |
| Recebimento de várias solicitações ao longo do mês que acabam ultrapassando o limite mensal de utilização do fundo rotativo quanto o limite total de compra para o material ou serviço em questão. | Promover treinamentos e workshops abrangendo o uso do fundo rotativo para aquisição de materiais e contratação de serviços, visando fornecer orientações e conhecimentos práticos sobre as diretrizes, políticas e procedimentos para utilizar o fundo rotativo de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações vigentes. | Gestão |
| Desconhecimento, por parte dos solicitantes, da norma ou do processo de aquisição de materiais ou contratação de serviços através do fundo rotativo. | Promover treinamentos e workshops abrangendo o uso do fundo rotativo para aquisição de materiais e contratação de serviços, visando fornecer orientações e conhecimentos práticos sobre as diretrizes, políticas e procedimentos para utilizar o fundo rotativo de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações vigentes. | Gestão |
| Documentação incompleta para aquisição de materiais ou contratação de serviços através do fundo rotativo. | Aprimorar a utilização do EP como controle e monitoramento das solicitações para o uso do fundo rotativo. | Sistema |
| Documentação incompleta para aquisição de materiais ou contratação de serviços através do fundo rotativo. | Promover treinamentos e workshops abrangendo o uso do fundo rotativo para aquisição de materiais e contratação de serviços, visando fornecer orientações e conhecimentos práticos sobre as diretrizes, políticas e procedimentos para utilizar o fundo rotativo de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações vigentes. | Gestão |
| Descumprimento do prazo estabelecido para o retorno das solicitações de elaboração ou ajustes do planejamento orçamentário das gerências da PMI. | Conscientizar todos os envolvidos sobre a extrema importância do cumprimento dos prazos estabelecidos para a elaboração e ajustes das propostas orçamentárias das gerências da PMI. | Gestão |
| Descumprimento do prazo estabelecido para o retorno das solicitações de elaboração ou ajustes do planejamento orçamentário das gerências da PMI. | Enviar alertas por e-mail quanto ao término do prazo para envio das propostas orçamentárias. | Automação |
| Planejamentos orçamentários e solicitações com valores que não condizem com a realidade do orçamento previsto para a gerência e superintendência. | Definir diretrizes e critérios específicos para a elaboração de planejamentos e solicitações orçamentárias, levando em consideração as restrições, o limites de gastos e a necessidade de justificar a solicitação com base nas metas e objetivos estratégicos da companhia. | Processo |
| Planejamentos orçamentários e solicitações com valores que não condizem com a realidade do orçamento previsto para a gerência e superintendência. | Estabelecer um canal de comunicação claro, aberto e objetivo entre a equipe responsável pela revisão e validação prévia da proposta orçamentária e os gestores das gerências e superintendência, que permita discussões construtivas sobre as solicitações e as necessidades das gerências. | Processo |
| Planejamentos orçamentários e solicitações com valores que não condizem com a realidade do orçamento previsto para a gerência e superintendência. | Promover treinamentos e workshops para os gestores das gerências e superintendência, abordando a importância de realizar um planejamento mais detalhado, considerando diferentes cenários, identificando áreas de risco potenciais e solicitações condizentes com o orçamento previsto, de modo a estar alinhado com as necessidades da área e baseado nas metas e objetivos estratégicos da Companhia. | Gestão |
| Recebimento de solicitações que não foram previamente planejadas durante a elaboração da proposta orçamentária ao longo do ano. | Promover treinamentos e workshops para os gestores das gerências e superintendência, abordando a importância de realizar um planejamento mais detalhado, considerando diferentes cenários, identificando áreas de risco potenciais e solicitações condizentes com o orçamento previsto, de modo a estar alinhado com as necessidades da área e baseado nas metas e objetivos estratégicos da Companhia. | Gestão |
| Recebimento de solicitações que não foram previamente planejadas durante a elaboração da proposta orçamentária ao longo do ano. | Estabelecer critérios claros de priorização para lidar com as solicitações não planejadas, levando em consideração a avaliação do impacto estratégico, urgência e alinhamento com os objetivos organizacionais. | Processo |
| Solicitações que foram planejadas, porém, devido ao aumento dos índices/inflação, chegam com um valor maior do que o inicialmente planejado. | Incorporar uma margem de contingência no planejamento inicial para abarcar possíveis aumentos de custos decorrentes da inflação ou outros fatores imprevistos, especialmente nos contratos de extrema importância para a Companhia. | Gestão |
| Divergências de informações entre os sistemas GPLAN e SISFIN. | Relatar os possíveis erros, bugs e divergências encontradas nos sistemas SISFIN ou GPLAN aos responsáveis pela gestão e manutenção dos sistemas. | Sistema |
| Divergências de informações entre os sistemas GPLAN e SISFIN. | Definir prazos para correção das divergências relatadas entre o sistema SISFIN e o GPLAN. | Processo |
| Atraso ou não realização da liquidação dos itens contratados por parte das unidades da PMI. | Definir cronograma e prazos para que as unidades da PMI realizem a liquidação dos itens contratados no sistema. | Processo |
| Atraso ou não realização da liquidação dos itens contratados por parte das unidades da PMI. | Realizar envio de alertas automáticos para que as unidades da PMI realizem a liquidação dos itens contratados no sistema. | Automação |
| Recebimento do processo após a conclusão do certame, com a validade da proposta próxima ao vencimento. | Cadastrar os processos licitatórios no EP para que seja possível emitir alertas de prazos. Essa prática facilitará o acompanhamento dos processos e permitirá que os envolvidos recebam notificações automáticas sobre datas-chave, possibilitando ações imediatas para contornar possíveis problemas. | Processo |
| Recebimento do processo após a conclusão do certame, com a validade da proposta próxima ao vencimento. | Estabelecer um canal de comunicação mais claro entre as áreas envolvidas; | Processo |
| As atividades realizadas na PMIGC não estão nas suas atribuições regimentais | Atualizar o regimento interno da PMIG e de suas coordenações para que se adequem as atividades realizadas | Gestão |