PMID - Gerencia de Engenharia e Desenvolvimento
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | A PMIDM não possui em seu quadro de funcionários todos os técnicos com expertises necessárias para realizar os estudos prévio para diagnóstico das unidades operacionais e para realizar as vistorias de novas unidades operacionais | Necessidade de contar com a participação de técnicos especializados de outras áreas, contudo, esses profissionais têm outras prioridades em suas áreas de origem, o que nem sempre permite a disponibilidade necessária para concluir o trabalho dentro do prazo esperado. Dificuldade de acompanhamento na implementação das ações de retrofit e recebimento de novas unidades operacionais. | C2.N01.M02.PAI0062 – Realizar estudos prévios para diagnóstico das unidades operacionais C2.N01.M02.PAI0061 – Realizar a ampliação e modernização das unidades operacionais C2.N01.M02.PAI0065 – Receber novas unidades operacionais |
| 2 | Os trâmites burocráticos, que incluem aspectos organizacionais, administrativos e de contratação, estão prejudicando o desempenho da PMIDM. | Possível lentidão e obstáculos no funcionamento eficiente da PMIDM, resultando em risco de atrasos. | C2.N01.M02.PAI0062 – Realizar estudos prévios para diagnóstico das unidades operacionais |
| 3 | Os estudos prévios realizados não estão integrados ou registrados no sistema de controle de manutenções utilizado na CAESB (SIMAN). | A ausência de integração entre os estudos prévios e o SIMAN resulta em desafios para monitorar os serviços executados pelas áreas pertinentes. Além disso, há o risco de desconhecimento dos estudos realizados, comprometendo a capacidade de melhorar e expandir as unidades. | C2.N01.M02.PAI0062 – Realizar estudos prévios para diagnóstico das unidades operacionais |
| 4 | Não tem sistema para inserção dos relatórios emitidos para o acompanhamento das novas unidades operacionais. | Dificulta o conhecimento e divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela PMID por parte das áreas da CAESB envolvidas na iniciativa. | C2.N01.M02.PAI0065 – Receber novas unidades operacionais |
| 5 | O processo de licitação é caracterizado por uma burocracia complexa devido a exigências excessivas para contratação estabelecidas pela CAESB, resultantes de interpretações rigorosas. | Retrabalho, interpretações despadronizadas e risco de atrasos. | C2.N01.M02.PAI0061 – Realizar a ampliação e modernização das unidades operacionais C2.N01.M02.PAI0058 – Realizar gestão de demandas para os poços |
| 6 | Solicitações de manutenções realizadas fora do SIMAN. | Informalidade da solicitação realizada. Necessidade de abertura da OS por parte das equipes da PMIDM e PMIDO, impactando na realização de outras ações pelas coordenadorias. | C2.N01.M02.PAI0063 – Realizar manutenção corretiva dos geradores de energia da CAESB C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 7 | O SIMAN necessita do desenvolvimento de funcionalidades que permitam um monitoramento abrangente dos ativos em operação, sendo essencial para um gerenciamento eficiente das manutenções no órgão. | As tratativas são realizadas de forma muito individualizada em vez de soluções sistêmicas. Prejudica a visualização de forma ampla das manutenções realizadas, bem como as necessidades de manutenção. | C2.N01.M02.PAI0063 – Realizar manutenção corretiva dos geradores de energia da CAESB C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais |
| 8 | O SIMAN não é integrado com o sistema Supervisório. | A inexistência de um relatório que analise as informações das manutenções preventivas dos geradores em operação, juntamente com a ausência de indicadores no SIMAN sobre o tema, representa uma lacuna significativa no acompanhamento e na avaliação dessas práticas. | C2.N01.M02.PAI0064 – Realizar manutenção preventiva dos geradores de energia da CAESB |
| 9 | Alguns geradores não estão integrados ao sistema Supervisório. | Prejudica o monitoramento dos geradores em operação. | C2.N01.M02.PAI0063 – Realizar manutenção corretiva dos geradores de energia da CAESB |
| 10 | A PMIDM requer insumos e serviços especializados, os quais são contratados por outra área da CAESB, especificamente a área de transporte e elétrica. No entanto, esses contratos não atendem exclusivamente às necessidades das unidades operacionais e os responsáveis não possuem familiaridade com as urgências e a criticidade operacional das demandas dessas unidades. | Morosidade na obtenção desses insumos e serviços especializados. | C2.N01.M02.PAI0063 – Realizar manutenção corretiva dos geradores de energia da CAESB |
| 11 | Falta de peças recorrentes no almoxarifado da CAESB para as manutenções corretivas e preventivas dos geradores de energia. | Risco de atrasos nas manutenções. | C2.N01.M02.PAI0063 – Realizar manutenção corretiva dos geradores de energia da CAESB |
| 12 | Necessidade de definição de equipe para limpeza dos geradores. | Possibilidade de problema de manutenção e degradação dos componentes dos geradores em função da falta de limpeza. | C2.N01.M02.PAI0064 – Realizar manutenção preventiva dos geradores de energia da CAESB |
| 13 | Muitos geradores não tem proteção contra as intempéries. | Degradação dos componentes do gerador. | C2.N01.M02.PAI0064 – Realizar manutenção preventiva dos geradores de energia da CAESB |
| 14 | Não tem sistema para controle dos serviços realizados para implementação de novas unidade operacionais | Dificulta o monitoramento dos serviços realizados e o acompanhamento de desempenho. | C2.N01.M02.PAI0065 – Receber novas unidades operacionais |
| 15 | Ausência de uma política corporativa e planejamento para as manutenções dos ativos utilizados na operação da CAESB. | Possibilidade de escassez de recursos (insumos). Possibilidade de escassez de pessoal especializado. Possibilidade de atrasos. Impactos adversos na operação da CAESB. Possibilidade de aquisições mais dispendiosas realizadas de forma emergencial. | C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 16 | Necessidade de reciclagem dos gestores das áreas operacionais nos sistemas de gerenciamento da manutenção e novas tecnologias. | Prejuízo na realização das manutenções, em função de risco de demora na resposta, prejuízo na durabilidade das manutenções, desconforto dos técnicos da oficina em função de retrabalhos e perda de credibilidade frente ao cliente. | C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 17 | Necessidade de reciclagem dos profissionais da oficina frente a novas tecnologias | Possibilidade de atrasos e problemas de qualidade na realização dos serviços | C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 18 | É necessário aprimorar os processos de solicitação de manutenção/confecção de equipamentos, pois há situações em que os requisitos não são comunicados ou são comunicados de maneira incompleta. | Possibilidade de uma solução ineficaz devido à falta de comunicação de requisitos necessários. Possibilidade de retrabalho. Desperdício de material e horas de trabalho. | C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 19 | Alguns requisitos técnicos de profissionais estão ausentes nos contratos com a empresa terceirizada. | Possibilidade de alocação de técnico terceirizado sem a expertise necessária para a risco do trabalho. | C2.N01.M02.PAI0066 – Confeccionar peças para equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0068 – Realizar manutenção dos equipamentos industriais C2.N01.M02.PAI0069 – Realizar manutenção externa de equipamentos industriais |
| 20 | Necessidade de reciclagem dos gestores das áreas operacionais nos sistemas de gerenciamento da manutenção e novas tecnologias. | Prejuízo na realização das manutenções, em função de risco de demora na resposta, prejuízo na durabilidade das manutenções, desconforto dos técnicos da oficina em função de retrabalhos e perda de credibilidade frente ao cliente. | C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina |
| 21 | Falta ferramenta de análise de dados do SIMAN e demais sistemas que possam ter informações últeis para PMIDO. | Prejudica a gestão dos serviços em função de falta de informações gerenciais. | C2.N01.M02.PAI0067 – Gerir demandas para a oficina |
| 22 | Dificuldades para obtenção de autorização fundiária para outorga prévia para a iniciação da implementação dos novos poços. | Impossibilidade de iniciar a implementação no novo poço sem a autorização fundiária, acarretando atraso do início das obras e podendo gerar a necessidade de prorrogação do contrato com a empresa terceirizada. | C2.N01.M02.PAI0057 – Implementar novos poços |
| 23 | Demandas feitas à NEO Energia que são respondidas com atrasos. | Atraso no início da operação do novo poço. | C2.N01.M02.PAI0057 – Implementar novos poços |
| 24 | Atrasos da empresa contratada para desenvolvimento dos quadros elétricos em função da necessidade de materiais que precisam ser adquiridos fora do DF. | Atraso na execução das obras, acarretando na possibilidade de aplicação de sanções e de prorrogação do prazo. | C2.N01.M02.PAI0057 – Implementar novos poços |
| 25 | Necessidade de pessoal técnico para o acompanhamento das obras. | Morosidade na tomada de decisão, em função da necessidade de encaixar as visitas para acompanhamento nas obras na agenda dos empregados da CAESB que dedicam o seu tempo também para execução de outras atividades da coordenadoria. | C2.N01.M02.PAI0057 – Implementar novos poços |
| 26 | Necessidade de pessoal para acompanhamento das manutenções – fiscalização do contrato de manutenções de poços | Risco de aplicação de uma solução parcial por falta de conhecimento, podendo acarretar retrabalho. | C2.N01.M02.PAI0058 – Realizar gestão de demandas para os poços |
| 27 | Existência de casos que áreas operacionais da CAESB identificam o problema ou a unidade errada. | Atrasos na finalização da manutenção e deslocamento desnecessário da equipe até o local. | C2.N01.M02.PAI0059 – Realizar manutenção corretiva dos poços |
| 28 | Inconsistências nas informações provenientes do sistema de gestão do almoxarifado, ocasionalmente apresentando uma quantidade de determinado item que não corresponde efetivamente à quantidade existente. | Aumento do tempo de atendimento. | C2.N01.M02.PAI0059 – Realizar manutenção corretiva dos poços |
| 29 | Problemas decorrentes da manipulação inadequada do equipamento utilizado nos poços, decorrente de ajustes nas configurações realizados pela equipe de manutenção. | Pode afetar a operação dos poços e aumenta a quantidade de manutenções realizadas. | C2.N01.M02.PAI0059 – Realizar manutenção corretiva dos poços C2.N01.M02.PAI0060 – Realizar manutenção preventiva dos poços |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 8 | 24% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 5 | 15% |
| Infraestrutura física | 1 | 3% |
| Planejamento | 3 | 9% |
| Regras de Negócio | 2 | 6% |
| Comunicação/Articulação | 3 | 9% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 0 | 0% |
| Burocracia | 1 | 3% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 6 | 18% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 5 | 15% |
| Integração | 0 | 0% |
| Total | 34 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| A PMIDM não possui em seu quadro de funcionários todos os técnicos com expertises necessárias para realizar os estudos prévio para diagnóstico das unidades operacionais e para realizar as vistorias de novas unidades operacionais | Prever contratação de pessoal por concurso público. | Gestão |
| Os trâmites burocráticos, que incluem aspectos organizacionais, administrativos e de contratação, estão prejudicando o desempenho da PMIDM. | Padronização na interpretação dos procedimentos e no controle das informações fornecidas. | Gestão |
| Os estudos prévios realizados não estão integrados ou registrados no sistema de controle de manutenções utilizado na CAESB (SIMAN). | Demandar implementações de melhoria no SIMAN ou contratação/desenvolvimento de nova solução. | Sistema |
| Não tem sistema para inserção dos relatórios emitidos para o acompanhamento das novas unidades operacionais. | Demandar desenvolvimento de solução para a área de TI. | Sistema |
| O processo de licitação é caracterizado por uma burocracia complexa devido a exigências excessivas para contratação estabelecidas pela CAESB, resultantes de interpretações rigorosas. | Especialização dos colaboradores envolvidos na gestão e fiscalização dos contratos. | Gestão |
| O processo de licitação é caracterizado por uma burocracia complexa devido a exigências excessivas para contratação estabelecidas pela CAESB, resultantes de interpretações rigorosas. | Indicação de ponto focal para realização de consultas sobre o processo licitatório. | Gestão |
| O processo de licitação é caracterizado por uma burocracia complexa devido a exigências excessivas para contratação estabelecidas pela CAESB, resultantes de interpretações rigorosas. | Verificar a atribuição regimental de área responsável pela gestão de contratos no âmbito da PMI. | Gestão |
| O processo de licitação é caracterizado por uma burocracia complexa devido a exigências excessivas para contratação estabelecidas pela CAESB, resultantes de interpretações rigorosas. | Padronização na interpretação dos procedimentos e no controle das informações fornecidas. | Gestão |
| Solicitações de manutenções realizadas fora do SIMAN. | Orientar os demandantes que a solicitação seja realizada pelo SIMAN. | Gestão |
| O SIMAN necessita do desenvolvimento de funcionalidades que permitam um monitoramento abrangente dos ativos em operação, sendo essencial para um gerenciamento eficiente das manutenções no órgão. | Demandar o desenvolvimento das funcionalidades necessárias. | Sistema |
| O SIMAN não é integrado com o sistema Supervisório. | Demandar desenvolvimento de integração para a área de TI e de automação. | Sistema |
| Alguns geradores não estão integrados ao sistema Supervisório. | Demandar integração para a área de automação da CAESB. | Sistema |
| A PMIDM requer insumos e serviços especializados, os quais são contratados por outra área da CAESB, especificamente a área de transporte e elétrica. No entanto, esses contratos não atendem exclusivamente às necessidades das unidades operacionais e os responsáveis não possuem familiaridade com as urgências e a criticidade operacional das demandas dessas unidades. | Articular melhoria da interface com áreas responsáveis pelos contratos, esclarecendo prazos e prioridades. | Gestão |
| A PMIDM requer insumos e serviços especializados, os quais são contratados por outra área da CAESB, especificamente a área de transporte e elétrica. No entanto, esses contratos não atendem exclusivamente às necessidades das unidades operacionais e os responsáveis não possuem familiaridade com as urgências e a criticidade operacional das demandas dessas unidades. | Definição regimental em relação às requisições. | Gestão |
| Falta de peças recorrentes no almoxarifado da CAESB para as manutenções corretivas e preventivas dos geradores de energia. | Articular com Almoxarifado para que seja adquiridos esses insumos nas compras de suprimentos. | Gestão |
| Necessidade de definição de equipe para limpeza dos geradores. | Definir regimentalmente a área responsável pela limpeza dos geradores. | Gestão |
| Muitos geradores não tem proteção contra as intempéries. | Implementar proteção contra as intempéries para os geradores que atualmente não possuem essa salvaguarda. | Gestão |
| Não tem sistema para controle dos serviços realizados para implementação de novas unidade operacionais | Demandar desenvolvimento de solução para a área de TI. | Gestão |
| Ausência de uma política corporativa e planejamento para as manutenções dos ativos utilizados na operação da CAESB. | Desenvolver e implementar uma política corporativa de manutenção, juntamente com um planejamento de manutenções. | Gestão |
| Necessidade de reciclagem dos gestores das áreas operacionais nos sistemas de gerenciamento da manutenção e novas tecnologias. | Implementar programas regulares de treinamento e atualização. | Gestão |
| Necessidade de reciclagem dos profissionais da oficina frente a novas tecnologias | Implementar programas regulares de treinamento e atualização. | Gestão |
| É necessário aprimorar os processos de solicitação de manutenção/confecção de equipamentos, pois há situações em que os requisitos não são comunicados ou são comunicados de maneira incompleta. | Aprimorar o processo de solicitação, podendo envolver a criação de formulários com campos específicos para cada requisito. | Processo |
| É necessário aprimorar os processos de solicitação de manutenção/confecção de equipamentos, pois há situações em que os requisitos não são comunicados ou são comunicados de maneira incompleta. | Realização de treinamentos para os solicitantes para promover uma melhor compreensão dos requisitos. | Processo |
| Alguns requisitos técnicos de profissionais estão ausentes nos contratos com a empresa terceirizada. | Prever requisitos necessários para os técnicos para as próximas contratações. | Gestão |
| Necessidade de reciclagem dos gestores das áreas operacionais nos sistemas de gerenciamento da manutenção e novas tecnologias. | Implementar programas regulares de treinamento e atualização. | Gestão |
| Falta ferramenta de análise de dados do SIMAN e demais sistemas que possam ter informações últeis para PMIDO. | Demandar implementações de melhoria no SIMAN ou contratação/desenvolvimento de nova solução. | Sistema |
| Dificuldades para obtenção de autorização fundiária para outorga prévia para a iniciação da implementação dos novos poços. | Articular prazos pela área responsável na CAESB junto a ADASA. | Gestão |
| Demandas feitas à NEO Energia que são respondidas com atrasos. | Articular prazos pela área responsável na CAESB junto à NEO | Gestão |
| Atrasos da empresa contratada para desenvolvimento dos quadros elétricos em função da necessidade de materiais que precisam ser adquiridos fora do DF. | Articular com empresa contratada o planejamento antecipado de compras, | Gestão |
| Atrasos da empresa contratada para desenvolvimento dos quadros elétricos em função da necessidade de materiais que precisam ser adquiridos fora do DF. | Articular com empresa contratada as fontes alternativas de abastecimento. | Gestão |
| Atrasos da empresa contratada para desenvolvimento dos quadros elétricos em função da necessidade de materiais que precisam ser adquiridos fora do DF. | Articular com empresa contratada a priorização de fornecedores locais, | Gestão |
| Atrasos da empresa contratada para desenvolvimento dos quadros elétricos em função da necessidade de materiais que precisam ser adquiridos fora do DF. | Articular com empresa contratada a manutenção de estoque estratégico, | Gestão |
| Necessidade de pessoal técnico para o acompanhamento das obras. | Prever contratação de pessoal por concurso público. | Gestão |
| Necessidade de pessoal para acompanhamento das manutenções – fiscalização do contrato de manutenções de poços | Prever contratação de pessoal por concurso público. | Gestão |
| Existência de casos que áreas operacionais da CAESB identificam o problema ou a unidade errada. | Aprimorar o processo de solicitação por meio de treinamento e conscientização quanto às responsabilidades de reportar com precisão os problemas identificados. | Processo |
| Inconsistências nas informações provenientes do sistema de gestão do almoxarifado, ocasionalmente apresentando uma quantidade de determinado item que não corresponde efetivamente à quantidade existente. | Aprimorar feedback para que a área responsável possa garantir a fidelidade das informações prestadas. | Gestão |
| Problemas decorrentes da manipulação inadequada do equipamento utilizado nos poços, decorrente de ajustes nas configurações realizados pela equipe de manutenção. | Concientizar equipe de operação dos riscos de ajustes inadequados. | Gestão |
| Problemas decorrentes da manipulação inadequada do equipamento utilizado nos poços, decorrente de ajustes nas configurações realizados pela equipe de manutenção. | Realizar uma análise de impacto sempre que ajustes nas configurações forem necessários, avaliando os possíveis efeitos no desempenho global dos poços e tomando medidas preventivas para mitigar riscos. | Gestão |
| Problemas decorrentes da manipulação inadequada do equipamento utilizado nos poços, decorrente de ajustes nas configurações realizados pela equipe de manutenção. | Desenvolver e implementar procedimentos padronizados para a realização de ajustes nas configurações, assegurando que cada passo seja seguido corretamente e que haja uma compreensão clara das consequências de cada alteração. | Gestão |