PGOQA - Coordenadoria de Planejamento e Amostragem

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
4	Imprevisibilidade da entrada de novas demandas. Sempre que surgem solicitações urgentes ou casos de grande repercussão na mídia, torna-se necessário replanejar as coletas previamente programadas.	Impacto na organização do trabalho; Falta de previsibilidade, dificultando o planejamento eficiente das coletas. Sobrecarga da equipe, que precisa reorganizar as atividades frequentemente. Impacto nas coletas já programadas, podendo causar atrasos ou até a necessidade de cancelamentos.	C1.N01.PAI0275 - Realizar planejamento da amostragem; C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
5	Os empregados, quando necessário, são designados para realizar a coleta de amostras sozinhos, o que contraria a recomendação de segurança. A orientação é que a coleta sempre seja realizada por pelo menos dois profissionais, pois os locais são ermos e apresentam riscos à integridade física da equipe.	Risco à segurança do colaborador, que pode enfrentar situações perigosas sozinho. Falta de apoio em caso de emergências; Dificuldade operacional, pois algumas coletas podem exigir mais de uma pessoa para manuseio de equipamentos e amostras.	C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
6	Transferência das atividades do laboratório de esgoto para o laboratório principal. Com essa mudança, a equipe da PGOQA precisará planejar e receber as amostras que antes eram supervisionadas pelo laboratório de esgoto, com a mesma quantidade de pessoas e estrutura.	Comprometimento da qualidade e eficiência dos processos da área. Sobrecarga da equipe;	C1.N01.PAI0293 - Realizar recebimento, inspeção e distribuição das amostras
7	Recebimento inesperado de amostras de produtos químicos enviadas pela SLG, sem aviso prévio.	Falta de previsibilidade, dificultando o planejamento da rotina da PGOQA	C1.N01.PAI0293 - Realizar recebimento e distribuição das amostras
8	Impossibilidade de utilizar o sistema da UNICORP no tablet, pois não há previsão contratual para essa funcionalidade. A instalação do aplicativo exigiria um custo adicional para o laboratório, o que impede a equipe de adotar essa solução para otimizar os processos.	Maior tempo de processamento de dados, pois os registros precisam ser feitos manualmente; Possível aumento de erros, devido à falta de um meio mais ágil e automatizado para inserir informações em tempo real. Redução da eficiência no trabalho de campo, pois a equipe não pode utilizar um dispositivo portátil adequado para as operações.	C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
9	A planilha de coleta é preenchida manualmente, o que aumenta o risco de erros e perdas de informações.	Comprometimento da precisão dos dados; Retrabalho para a equipe;	C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
10	O Procedimento Operacional (PO) está desatualizado em relação ao uso do tablet no recebimento das coletas. Atualmente, o PO prevê apenas o preenchimento da planilha manualmente no recebimento, enquanto a coleta já utiliza o tablet para registro digital.	Essa inconsistência mantém parte do processo manual, aumentando o risco de erros e retrabalho.	C1.N01.PAI0293 - Realizar recebimento e distribuição das amostras
11	A equipe da PGOQA não possui um analista próprio para realizar a análise crítica dos resultados das coletas realizadas, o que faz com que essa atividade seja delegada a outras coordenadorias.	Dependência de outras coordenadorias, o que pode causar demora na análise dos resultados. Falta de um responsável direto na PGOQA, dificultando o acompanhamento e a padronização das avaliações.	C1.N01.PAI0296 - Realizar lançamentos dos controles de qualidade das amostras
12	A equipe atual não está preparada para realizar a coleta de amostras em áreas de poços, tendo em vista a necessidade de contato com energia elétrica.	Dependência de outras áreas da companhia para executar a coleta, o que pode causar atrasos e falta de autonomia (PPA); Risco de problemas trabalhistas, caso a companhia não forneça treinamento adequado ou não reconheça o direito ao adicional de periculosidade, o que pode resultar em ações na justiça.	C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
1	A equipe disponível atualmente não é suficiente para realizar todas as coletas dentro do prazo estipulado. A PGOQA recebeu uma nova demanda legal para a captação subterrânea, exigindo a coleta de amostras em 200 poços.	Risco de possíveis penalidades; impacto na qualidade e no prazo das coletas; Risco de não conformidade com a legislação vigente.	C1.N01.PAI0275 - Realizar planejamento da amostragem; C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
2	Falta de veículos adequados para atender à demanda de coleta. Atualmente, há apenas uma caminhonete e quatro carros menores, que não são apropriados para o transporte de amostras, equipamentos e acesso a locais necessários para a realização das coletas.	Comprometimento da eficiência do processo; Dificuldade no cumprimento das coletas; Os carros menores não possuem estrutura adequada para transporte seguro dos materiais coletados.	C1.N01.PAI0212 - Realizar coleta de amostras
3	Dificuldades operacionais causadas por falhas recorrentes no sistema UNILIMS, que apresenta quedas frequentes durante ações críticas. A queda ocorre sempre que um comando específico é executado, gerando uma mensagem de erro e tornando o sistema temporariamente indisponível.	Falha ao gerar o mapa de coleta dentro do sistema, impossibilitando a organização eficiente das rotas; Erro ao cadastrar pontos de coleta, impedindo o registro adequado das informações; Interrupções no fluxo de trabalho e atrasos no planejamento, afetando a eficiência operacional.	C1.N01.PAI0275 - Realizar planejamento da amostragem;

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	2	9%
Atores/Clientes/Fornecedores	2	9%
Infraestrutura física	2	9%
Planejamento	2	9%
Regras de Negócio	3	13%
Comunicação/Articulação	1	4%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	3	13%
Burocracia	1	4%
Financeiro	1	4%
Conhecimento/Capacitação	1	4%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	5	22%
Integração	0	0%
Total	23	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Imprevisibilidade da entrada de novas demandas. Sempre que surgem solicitações urgentes ou casos de grande repercussão na mídia, torna-se necessário replanejar as coletas previamente programadas.	Flexibilização do planejamento, com margens para absorver demandas imprevistas sem comprometer o fluxo de trabalho.	Gestão
Os empregados, quando necessário, são designados para realizar a coleta de amostras sozinhos, o que contraria a recomendação de segurança. A orientação é que a coleta sempre seja realizada por pelo menos dois profissionais, pois os locais são ermos e apresentam riscos à integridade física da equipe.	Composição do corpo técnico da PGOQA com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente.	Gestão
Transferência das atividades do laboratório de esgoto para o laboratório principal. Com essa mudança, a equipe da PGOQA precisará planejar e receber as amostras que antes eram supervisionadas pelo laboratório de esgoto, com a mesma quantidade de pessoas e estrutura.	Composição do corpo técnico da PGOQA com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente.	Gestão
Recebimento inesperado de amostras de produtos químicos enviadas pela SLG, sem aviso prévio.	Reforço na comunicação, exigindo que a área de compras notifique o laboratório antes do envio das amostras.	Processo
Impossibilidade de utilizar o sistema da UNICORP no tablet, pois não há previsão contratual para essa funcionalidade. A instalação do aplicativo exigiria um custo adicional para o laboratório, o que impede a equipe de adotar essa solução para otimizar os processos.	Negociação de uma alternativa, como a disponibilização de uma versão web responsiva do sistema, acessível sem necessidade de um aplicativo específico.	Sistema
Impossibilidade de utilizar o sistema da UNICORP no tablet, pois não há previsão contratual para essa funcionalidade. A instalação do aplicativo exigiria um custo adicional para o laboratório, o que impede a equipe de adotar essa solução para otimizar os processos.	Revisão do contrato com a UNICORP, para avaliar a viabilidade da inclusão do aplicativo no pacote sem custos excessivos	Gestão
A planilha de coleta é preenchida manualmente, o que aumenta o risco de erros e perdas de informações.	Revisão do contrato com a UNICORP, para avaliar a viabilidade da inclusão do aplicativo no pacote sem custos excessivos	Gestão
A planilha de coleta é preenchida manualmente, o que aumenta o risco de erros e perdas de informações.	Negociação de uma alternativa, como a disponibilização de uma versão web responsiva do sistema, acessível sem necessidade de um aplicativo específico.	Sistema
O Procedimento Operacional (PO) está desatualizado em relação ao uso do tablet no recebimento das coletas. Atualmente, o PO prevê apenas o preenchimento da planilha manualmente no recebimento, enquanto a coleta já utiliza o tablet para registro digital.	Padronização do processo digital, garantindo que coleta e recebimento utilizem a mesma ferramenta de registro.	Processo
O Procedimento Operacional (PO) está desatualizado em relação ao uso do tablet no recebimento das coletas. Atualmente, o PO prevê apenas o preenchimento da planilha manualmente no recebimento, enquanto a coleta já utiliza o tablet para registro digital.	Atualização do Procedimento Operacional (PO), incluindo o uso do tablet também no recebimento das coletas	Gestão
A equipe da PGOQA não possui um analista próprio para realizar a análise crítica dos resultados das coletas realizadas, o que faz com que essa atividade seja delegada a outras coordenadorias.	Composição do corpo técnico da PGOQA com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente.	Gestão
A equipe atual não está preparada para realizar a coleta de amostras em áreas de poços, tendo em vista a necessidade de contato com energia elétrica.	Capacitação da equipe atual, garantindo que os colaboradores estejam aptos a realizar a coleta de forma segura.	Gestão
A equipe disponível atualmente não é suficiente para realizar todas as coletas dentro do prazo estipulado. A PGOQA recebeu uma nova demanda legal para a captação subterrânea, exigindo a coleta de amostras em 200 poços.	Composição do corpo técnico da PGOQA com base na análise da capacidade e quantidade de recursos humanos necessários para a execução do processo de negócio, considerando nova contratação ou remanejamento de empregados do quadro existente.	Gestão
Falta de veículos adequados para atender à demanda de coleta. Atualmente, há apenas uma caminhonete e quatro carros menores, que não são apropriados para o transporte de amostras, equipamentos e acesso a locais necessários para a realização das coletas.	Consultar a área responsável pela frota da companhia (SSAT) para verificar a viabilidade de troca de veículos com outras áreas da Caesb. Para esta melhoria, mostra-se a necessidade de apoio da PGO.	Gestão
Dificuldades operacionais causadas por falhas recorrentes no sistema UNILIMS, que apresenta quedas frequentes durante ações críticas. A queda ocorre sempre que um comando específico é executado, gerando uma mensagem de erro e tornando o sistema temporariamente indisponível.	Solicitar ao fornecedor do sistema melhorias específicas para atender às necessidades da área.	Sistema