EPRP - Gerencia de Planejamento de Projetos

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
8	Múltiplos canais de entrada das solicitações de análise de projeto de elétrica. Atualmente as solicitações são encaminhadas via GDOC, como também via e-mail.	Dificuldade de rastreabilidade das informações das solicitações de análise de projetos.	C2.N01.M01.PAI0093 - Analisar projetos
1	Não há possibilidade de planejamento das demandas e direcionamento da força de trabalho da EPRP, devido a imprevisibilidade do volume de entrada de solicitação de análise de novos projeto ou de retorno de projetos para revisão, ou de prestação de apoio nas áreas de mecânica e elétrica.	Possibilidade de atraso na análise dos projetos; Impossibilidade de planejamento e direcionamento da força de trabalho; Possibilidade de insatisfação do cliente; e, Impossibilidade ou demora na prestação do apoio técnico.	C2.N01.M01.PAI0093 - Analisar projetos
2	Ausência de ferramenta ou painéis para controlar a com maior detalhamento a evolução dos projetos.	Impossibilidade de planejamento e direcionamento da força de trabalho; Possibilidade de tomadas de decisões gerenciais menos assertivas; e, Dados gerencias de difícil acesso.	C2.N01.M01.PAI0093 - Analisar projetos
3	Prazos para análise de projetos de elétrica exíguos. Atualmente os critérios para determinação de prazo para análise dos projetos é definido pela Superintendência.	Possibilidade de atraso na análise dos projetos; e, Possibilidade de insatisfação do cliente.	C2.N01.M01.PAI0093 - Analisar projetos
4	Dificuldade de adquirir orçamentos das empresas fornecedoras de equipamentos dentro de um prazo razoável, acarretando demora para finalização do termo de referência.	A ausência de orçamentos pode gerar preços não correspondentes com a realidade do mercado; Atraso no processo licitatório; e, Atraso nas obras.	C2.N01.M01.PAI0094 - Dimensionar equipamentos e sistemas elétricos
5	Desatualização das especificações técnicas e padrões adotados pela Companhia (Caderno de encargos de elétrica e mecânica).	Possibilidade de retrabalho, novas revisões e incompatibilidade com outras partes do projeto; Desconhecimento das especificações técnicas e padrões adotados pela Companhia; e, Possibilidade de aumento de solicitação de prestação de apoio técnico pelas áreas da Caesb.	C2.N01.M01.PAI0096 - Realizar a elaboração e atualização das especificações técnicas e padrões adotadas pela Companhia
6	Inexistência de padrões técnicos de elétrica automação dentro da companhia, impossibilitando a construção do caderno de encargos de elétrica.	Possibilidade de retrabalho, novas revisões e incompatibilidade com outras partes do projeto; Desconhecimento das especificações técnicas e padrões adotados pela Companhia; e, Possibilidade de aumento de solicitação de prestação de apoio técnico pelas áreas da Caesb.	C2.N01.M01.PAI0096 - Realizar a elaboração e atualização das especificações técnicas e padrões adotadas pela Companhia
7	Aumento na quantidade de análise dos projetos de elétrica devido a ordem de execução definida pela EPR para as análises dos demais tipos de projeto. Atualmente os projetos civis estão sendo analisados e aprovados antes dos projetos de elétrica.	Possibilidade de retrabalho; e, Possibilidade aprovação de projetos fora dos padrões.	C2.N01.M01.PAI0093 - Analisar projetos

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	1	6%
Atores/Clientes/Fornecedores	3	19%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	3	19%
Regras de Negócio	2	12%
Comunicação/Articulação	3	19%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	2	12%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	2	12%
Integração	0	0%
Total	16	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Múltiplos canais de entrada das solicitações de análise de projeto de elétrica. Atualmente as solicitações são encaminhadas via GDOC, como também via e-mail.	Definir processo GDOC como único canal de entrada para as solicitações de análise dos projetos.	Processo
Não há possibilidade de planejamento das demandas e direcionamento da força de trabalho da EPRP, devido a imprevisibilidade do volume de entrada de solicitação de análise de novos projeto ou de retorno de projetos para revisão, ou de prestação de apoio nas áreas de mecânica e elétrica.	Verificar a possibilidade de utilização de ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas.	Sistema
Ausência de ferramenta ou painéis para controlar a com maior detalhamento a evolução dos projetos.	Verificar a possibilidade de utilização de ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas.	Sistema
Prazos para análise de projetos de elétrica exíguos. Atualmente os critérios para determinação de prazo para análise dos projetos é definido pela Superintendência.	Verificar com a EPR a possibilidade de alteração dos critérios para categorização e priorização de projetos.	Gestão
Dificuldade de adquirir orçamentos das empresas fornecedoras de equipamentos dentro de um prazo razoável, acarretando demora para finalização do termo de referência.	Realizar alinhamento entre a EPRP e a ESE(ESEC) para alteração dos fluxos de execução do levantamento dos orçamentos.	Gestão
Desatualização das especificações técnicas e padrões adotados pela Companhia (Caderno de encargos de elétrica e mecânica).	Criar força tarefa para atualização do caderno de encargos;	Gestão
Desatualização das especificações técnicas e padrões adotados pela Companhia (Caderno de encargos de elétrica e mecânica).	Criação de rotina mensal para alimentar o caderno de encargos (dias específicos);	Processo
Inexistência de padrões técnicos de elétrica automação dentro da companhia, impossibilitando a construção do caderno de encargos de elétrica.	Criar força tarefa para atualização do caderno de encargos;	Gestão
Inexistência de padrões técnicos de elétrica automação dentro da companhia, impossibilitando a construção do caderno de encargos de elétrica.	Criação de rotina mensal para alimentar o caderno de encargos (dias específicos);	Processo
Aumento na quantidade de análise dos projetos de elétrica devido a ordem de execução definida pela EPR para as análises dos demais tipos de projeto. Atualmente os projetos civis estão sendo analisados e aprovados antes dos projetos de elétrica.	Definir regra de negócio para ordem de análise dos projetos;	Processo
Aumento na quantidade de análise dos projetos de elétrica devido a ordem de execução definida pela EPR para as análises dos demais tipos de projeto. Atualmente os projetos civis estão sendo analisados e aprovados antes dos projetos de elétrica.	Alinhar com o Superintendente proposição de regra de negócio para ordem de análise dos projetos.	Gestão