EPRPI - Coordenadoria de Controle de Implantação

Serviços concluídos

Análise de Melhorias

Oportunidades de Melhoria nos Processos

A análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.

Situação atual identificada

ID	Problema identificado	Consequências (com evidências)	Processo(s) associado(s)
2	Ausência de prazo para cumprimento das pendências do projeto pelos projetistas ou empresa contratada.	Possibilidade de dissolução de continuidade das atividades executadas pela área. Possibilidade de descumprimento dos prazos regulatórios para conclusão da análise do projeto. *Possibilidade de insatisfação do cliente	C2.N01.M01.PAI0100 - Preparar projetos para análise de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas. C2.N01.M01.PAI0101 - Coordenar aprovação de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas
3	Sombreamento de atividades que são, em tese, de responsabilidade da CACTE. Atualmente a EPRPI emite parecer sobre as análises elaboradas pelas áreas de conhecimento da EPR acerca das viabilidades técnica e ambiental referente à projetos de doação por empreendedores, bem como, coordena o seu preparo para arquivamento.	Despadronização da forma de execução dos processos. Aumento do fluxo de trabalho da EPRPI, com atividades que não são de sua responsabilidade.	C2.N01.M01.PAI0101 - Coordenar aprovação de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas; C2.N01.M01.PAI0102 - Preparar o arquivamento dos projetos de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos
4	Falta de padronização e documentação dos processos executados da EPRPI	Despadronização da forma de execução dos processos. Dificuldade de mensuração da produtividade. *Dificuldade na tomada de decisão	C2.N01.M01.PAI0100 - Preparar projetos para análise de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas. C2.N01.M01.PAI0101 - Coordenar aprovação de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas. C2.N01.M01.PAI0102 - Preparar o arquivamento dos projetos de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos. C2.N01.M01.PAI0103 - Acompanhar a implantação dos Projetos junto à Obra. C2.N01.M01.PAI0104 - Gerenciar o esclarecimento dos Projetos em execução.
5	Dificuldade em monitorar o prazo de resposta das áreas de conhecimento da EPR. A EPRPI somente comunica a expiração do prazo às áreas de conhecimento da EPR quando extrapolado. Não fazendo nenhum tipo de reiteração de solicitação quando o prazo está próximo de terminar.	Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. *Demora no atendimento da solicitação.	C2.N01.M01.PAI0101 - Coordenar aprovação de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas.
6	Dificuldade em monitorar e acompanhar todos os pedidos de esclarecimentos dos projetos em execução. Nem todos os pedidos de esclarecimentos aportam na EPPRI, uma vez que há pedidos que a ESO encaminha diretamente para a área de conhecimento, traspassando a EPRPI.	Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. *Demora no atendimento da solicitação.	C2.N01.M01.PAI0104 - Gerenciar o esclarecimento dos Projetos em execução.
7	Dificuldade de implementar um planejamento estruturado para acompanhamento da implantação dos projetos. Visto que atualmente a EPRPI não possui um critério de priorização para acompanhamento da implantação dos projetos em execução	Atualmente a EPRPI não possui um critério de priorização para acompanhamento da implantação dos projetos em execução	C2.N01.M01.PAI0103 - Acompanhar a implantação dos Projetos junto à Obra.
8	Trabalhos manuais e repetitivos da análise dos projetos, haja vista que atualmente a EPRPI não possui um sistema que unifique todas as informações em um único repositório.	Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. *Demora no atendimento da solicitação.	C2.N01.M01.PAI0100 - Preparar projetos para análise de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas. C2.N01.M01.PAI0101 - Coordenar aprovação de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas
9	Ausência de painéis de BI para demonstrar a situação do acompanhamento dos projetos.	Os relatórios dos projetos ficam armazenados em pastas do prontuário de projetos. O que inviabiliza um controle pela EPRPI quanto aos prazos para conclusão das análises. Bem como, não há como monitorar a quantidade de documentos que são analisados.	C2.N01.M01.PAI0103 - Acompanhar a implantação dos Projetos junto à Obra. C2.N01.M01.PAI0104 - Gerenciar o esclarecimento dos Projetos em execução.
1	O efetivo disponibilizado para a EPRPI não é suficiente para executar as demandas da área.	Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. *Demora no atendimento da solicitação.	C2.N01.M01.PAI0100 - Preparar projetos para análise de Estudos de Concepção e Projetos Executivos de Empreendimentos ou previsto em obras licitadas.

Classificação dos problemas

Natureza dos problemas	Qtd	Percentual
Sistema de Informação	2	13%
Atores/Clientes/Fornecedores	1	7%
Infraestrutura física	0	0%
Planejamento	2	13%
Regras de Negócio	3	20%
Comunicação/Articulação	0	0%
Processo (Handoffs e Controles de processos)	6	40%
Burocracia	0	0%
Financeiro	0	0%
Conhecimento/Capacitação	0	0%
Infraestrutura de T.I.C	0	0%
Capacidade (dimensionamento equipe)	1	7%
Integração	0	0%
Total	15	100%

Proposta de melhorias

Problema identificado	Melhoria	Correlação direta da melhoria
Ausência de prazo para cumprimento das pendências do projeto pelos projetistas ou empresa contratada.	Verificar a possibilidade de definir como regra de negócio, a institucionalização de prazo para cumprimento de pendências sob pena de arquivamento.	Processo
Sombreamento de atividades que são, em tese, de responsabilidade da CACTE. Atualmente a EPRPI emite parecer sobre as análises elaboradas pelas áreas de conhecimento da EPR acerca das viabilidades técnica e ambiental referente à projetos de doação por empreendedores, bem como, coordena o seu preparo para arquivamento.	Realizar interlocuções de alinhamento com a EPR e CACTE, no intuito de realocar atividades que atualmente são executadas pela EPRPI para a CACTE, nos termos do art. 93, inciso VI do Regimento Interno da Caesb.	Gestão
Falta de padronização e documentação dos processos executados da EPRPI	Realizar a padronização, por meio do mapeamento dos fluxos dos processos da EPRPI para regulamentar e orientar a execução das atividades da área.	Processo
Dificuldade em monitorar o prazo de resposta das áreas de conhecimento da EPR. A EPRPI somente comunica a expiração do prazo às áreas de conhecimento da EPR quando extrapolado. Não fazendo nenhum tipo de reiteração de solicitação quando o prazo está próximo de terminar.	Verificar a possibilidade de definir como regra de negócio, a institucionalização do monitoramento das respostas de forma automatizada, para que informe a área sobre a expiração do prazo.	Processo
Dificuldade em monitorar e acompanhar todos os pedidos de esclarecimentos dos projetos em execução. Nem todos os pedidos de esclarecimentos aportam na EPPRI, uma vez que há pedidos que a ESO encaminha diretamente para a área de conhecimento, traspassando a EPRPI.	Redesenhar o processo institucionalizando a rotina de recebimento de pedidos de esclarecimentos tão somente pela EPRPI.	Processo
Dificuldade de implementar um planejamento estruturado para acompanhamento da implantação dos projetos. Visto que atualmente a EPRPI não possui um critério de priorização para acompanhamento da implantação dos projetos em execução	Verificar a possibbilidade de elaborar um método de priorização para melhor controle e acompanhamento da implantação dos projetos.	Processo
Trabalhos manuais e repetitivos da análise dos projetos, haja vista que atualmente a EPRPI não possui um sistema que unifique todas as informações em um único repositório.	Verificar junto a PRTD a possibilidade de unicar as informações geridas pela EPRPI em um único repositório ou sistema.	Sistema
Ausência de painéis de BI para demonstrar a situação do acompanhamento dos projetos.	Verificar com a PRTA a possibilidade de criação de painel de acompanhamento dos projetos geridos pela EPRPI.	Sistema
O efetivo disponibilizado para a EPRPI não é suficiente para executar as demandas da área.	Articular junto a PRTP a realização da medição de capacidade de execução dos processos da EPRPI, a fim de identificar e quantificar a real necessidade de novos servidores.	Gestão