EPRPC - Coordenadoria de controle de projetos
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 6 | Sombreamento de atividades que são de responsabilidade da EPRL. A EPRPC tem como seu objetivo central a realização do monitoramento e controle dos projetos e não de fornecer suporte e apoio às licitações oriundas dos projetos finalizados. | Execução de processos que fogem do proposito da Coordenadoria. | P0004 - Fornecer suporte nas demandas de licitação |
| 1 | Dificuldade de estruturar um planejamento, por meio da utilização de uma Estrutura Analítica de Projetos – EAP, cronogramas e responsabilização do cumprimento das etapas. Atualmente o planejamento é feito apenas com o auxílio das informações disponíveis na planilha de planejamento de projetos. | a) Dificuldade em realizar o planejamento. Anteriormente já foi proposto a utilização do sistema Microsoft Project, mas as gerências atuantes no desenvolvimento dos projetos não aderiram a utilização, em razão de dificuldades de institucionalizar a ferramenta no seu cotidiano, tendo em vista a grande demanda. b) Ausência de monitoramento na realização das atividades causa impacto na quantificação dos recursos humanos e materiais alocados em cada projetos. | P0001 - Cadastrar demandas de planejamento de projetos e empreendimentos P0002 - Tratar demandas de informações dos projetos e empreendimentos da EPR |
| 7 | A elaboração do escopo pode demandar bastante tempo a depender da complexidade e abrangência do projeto. | Necessidade de entender o projeto e, quando necessário, solicitar informações e/ou solicitações de ajustes para os responsáveis pela elaboração do projeto. | P0004 - Fornecer suporte nas demandas de licitação |
| 8 | Realização de processos administrativos que fogem da concepção atribuídas para a EPRPC. | Execução de atividades que mais se encaixariam no contexto da EPRL. | P0004 - Fornecer suporte nas demandas de licitação |
| 2 | O cadastro de demandas de planejamento de projetos é realizado apenas no EP da EPR - Lista de Planejamento de Projetos. O Sistema de gestão de empreendimentos - GEMP não contempla a criação de códigos de setores, tão pouco supre as necessidades de planejamento de projetos. | Ausência de informações do empreendimento em um único repositório/sistema. Carência de um sistema que trate da gestão da elaboração e acompanhamento de projetos. | P0001 - Cadastrar demandas de planejamento de projetos e empreendimentos |
| 9 | Ausência de integração entre os sistemas / EP utilizados para buscar informações sobre o andamento das licitações. | Morosidade na busca de informações sobre o andamento das licitações dos projetos finalizado. | P0005 - Realizar o acompanhamento do andamento das licitações dos Projetos |
| 3 | Carência de informações, em sua completude, centralizadas em um único repositório e para responder questionamentos sobre os projetos monitorados. | Morosidade na elaboração das respostas, consequentemente maior acúmulo de demandas. | P0002 - Tratar demandas de informações dos projetos e empreendimentos da EPR |
| 10 | Trabalho manual de buscar informações e inserir na lista do EP da EPR - Lista de Planejamento de Projetos. | Perda de tempo em atividades que poderiam ser feitas de forma automatizada. | P0005 - Realizar o acompanhamento do andamento das licitações dos Projetos |
| 4 | Considerável número de projetos para acompanhamento. Por vezes pode acontecer a inserção de novos projetos, denominados como urgência, proveniente da possibilidade de inúmeras manutenções corretivas infraestrutura da Companhia. | Aumento das demandas para monitoramento. Atualmente são mais de 800 projetos na carteira da EPR. | P0002 - Tratar demandas de informações dos projetos e empreendimentos da EPR P0003 - Realizar a acompanhamento e controle de documentos relacionados aos projetos |
| 11 | Nem sempre o EP da PRL está atualizado. Fazendo com que a EPRPC busque as informações em outros sistemas (Comprasnet) ou mesmo tenha que fazer contato para que seja possível levantar informações sobre o andamento da licitação. | Dificuldade e insegurança na obtenção das informações para acompanhamento. | P0005 - Realizar o acompanhamento do andamento das licitações dos Projetos |
| 5 | Ausência de painéis de BI para demonstrar a situação do acompanhamento dos projetos. | Necessidade de imprmir a lista de projetos para visualização do Superintendente e Diretor de Engenharia. | P0003 - Realizar a acompanhamento e controle de documentos relacionados aos projetos |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 4 | 20% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 6 | 30% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 1 | 5% |
| Regras de Negócio | 0 | 0% |
| Comunicação/Articulação | 0 | 0% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 7 | 35% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 1 | 5% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 0 | 0% |
| Integração | 1 | 5% |
| Total | 20 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Sombreamento de atividades que são de responsabilidade da EPRL. A EPRPC tem como seu objetivo central a realização do monitoramento e controle dos projetos e não de fornecer suporte e apoio às licitações oriundas dos projetos finalizados. | Realizar interlocuções com a Superintendência de Projetos, no intuito de rever as competências da EPRPC. | Gestão |
| Dificuldade de estruturar um planejamento, por meio da utilização de uma Estrutura Analítica de Projetos – EAP, cronogramas e responsabilização do cumprimento das etapas. Atualmente o planejamento é feito apenas com o auxílio das informações disponíveis na planilha de planejamento de projetos. | Realizar interlocuções de alinhamentos entre a EPRPC e as gerências da EPR, com apoio da alta gestão, no intuito de ressaltar e institucionalizar um planejamento estruturado das demandas de projeto. | Gestão |
| A elaboração do escopo pode demandar bastante tempo a depender da complexidade e abrangência do projeto. | Verificar com as áreas responsáveis a padronização dos documentos técnicos para facilitar a identificação e elaboração do escopo. | Gestão |
| Realização de processos administrativos que fogem da concepção atribuídas para a EPRPC. | Realizar interlocuções de alinhamentos com a EPR - Superintendência de Projetos, no intuito de realocar atividades que atualmente são executadas pela EPRPC para a EPRL, nos termos do art. 188, inc. VI do Regimento Interno da Caesb. | Gestão |
| O cadastro de demandas de planejamento de projetos é realizado apenas no EP da EPR - Lista de Planejamento de Projetos. O Sistema de gestão de empreendimentos - GEMP não contempla a criação de códigos de setores, tão pouco supre as necessidades de planejamento de projetos. | Verificar com a PRTD - Gerência de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas a possibilidade de adequação do Sistema de Gestão de Empreendimentos para que atenda também às necessidades de monitoramento de projetos realizado pela EPRPC. | Sistema |
| Ausência de integração entre os sistemas / EP utilizados para buscar informações sobre o andamento das licitações. | Verificar com a PRTD a possibilidade de integração de sistemas / EP, a fim de facilitar a busca e registro de informações de acompanhamento de licitações. | Automação |
| Carência de informações, em sua completude, centralizadas em um único repositório e para responder questionamentos sobre os projetos monitorados. | Verificar a possibilidade de integração de sistemas para que possa armazenar as informações em um único repositório. | Sistema |
| Trabalho manual de buscar informações e inserir na lista do EP da EPR - Lista de Planejamento de Projetos. | Estudar as possibilidades para obtenção automática das informações no EP da PRL. Na etapa de redesenho deverá ser abordada a utilização da ferramenta Camunda como facilitadora das atividades altamente manuais. | Automação |
| Considerável número de projetos para acompanhamento. Por vezes pode acontecer a inserção de novos projetos, denominados como urgência, proveniente da possibilidade de inúmeras manutenções corretivas infraestrutura da Companhia. | Articular com a Superintendência a importância de sensibilizar a temática de monitoramento preventivo a fim de diminuir a quantidade de demandas corretivas/urgentes. | Gestão |
| Nem sempre o EP da PRL está atualizado. Fazendo com que a EPRPC busque as informações em outros sistemas (Comprasnet) ou mesmo tenha que fazer contato para que seja possível levantar informações sobre o andamento da licitação. | Realizar interlocuções de alinhamentos com a PRL - Assessoria de Licitações, para que institucionalizem a rotina de atualização diária/semanal do EP da PRL a fim de otimizar a obtenção das informações por parte da EPRPC. | Gestão |
| Ausência de painéis de BI para demonstrar a situação do acompanhamento dos projetos. | Verificar com a PRTA a possibilidade de criação de painel de acompanhamento dos dados disponibilizados no EP da EPR - Lista de Planejamento de Projetos para acompanhamento e controle da EPR e DE. | Sistema |