EPRI - Unidade de Controle da Informação
Serviços concluídos
Análise de Melhorias
Oportunidades de Melhoria nos Processos
Voltar para a documentaçãoA análise de melhoria nos processos e sistemas representa a busca de informações mais aprofundadas na execução que permitirão o real entendimento da realização das atividades e constitui uma das etapas mais importantes em qualquer iniciativa de transformação. Representa detalhes dos processos em situação atual e deve preceder o esforço de proposição de melhorias, identificando o máximo de informação necessária para o conhecimento dos processos.
Situação atual identificada
| ID | Problema identificado | Consequências (com evidências) | Processo(s) associado(s) |
|---|---|---|---|
| 1 | Despadronização da forma de inserção do assunto do processo de projeto no sistema Gdoc. | Dificuldade de identificar o processo por assunto cadastrado no sistema Gdoc. Poluição do assunto do documento, o que dificulta a identificação do objeto do projeto. Demora no atendimento da solicitação. Possibilidade de insatisfação do cliente. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos; e, C2.N01.M01.PAI0079– Cadastrar Documentos no Atlas. |
| 2 | Despadronização da forma de cadastramento do endereço no Prontuário Web | Dificuldade de identificar se há polígono demarcado para o endereço informado. Demora no atendimento da solicitação. Possibilidade de insatisfação do cliente. Possibilidade de duplicidade no cadastro do endereço no Prontuário Web. Possibilidade de repasse de informação incorreta em relação ao cadastro do endereço. Possibilidade de não identificação do projeto. | C2.N01.M01.PAI0079– Cadastrar Documentos no Atlas. |
| 3 | Dificuldade de institucionalização da rotina de cadastro das demandas de ouvidoria do sistema GOuvi, em razão do baixo efetivo da EPRI. | Possibilidade de atraso nas respostas de ouvidoria do sistema GOuvi. Possibilidade de insatisfação do cliente. Possibilidade de resposta divergente da resposta dada pela Ouvidoria. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos; e, C2.N01.M01.PAI0079– Cadastrar Documentos no Atlas. |
| 4 | Multiplicidade de sistemas durante a execução dos processos, a saber: Gdoc, SEI, Lista de Documentos, E-mail / Teams. | Burocratização no trâmite das demandas. Possibilidade de retrabalho. Possibilidade no aumento do tempo de execução das demandas. Possibilidade de atraso nas respostas das demandas. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos; e, C2.N01.M01.PAI0081 - Fornecer Informações em relação aos Projetos. |
| 5 | Multiplicidade de sistemas para armazenamento dos dados necessarios para a execução das tarefas rotineiras nos processos da EPRI. | Retrabalho para preenchimento da mesma informação em vários sistemas. Possibilidade de inserção de informações com dados errados. Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0079 - Cadastrar Documentos no Atlas; e, C2.N01.M01.PAI0080 - Realizar Distribuição das Demandas de Informações de Projetos |
| 6 | Falta de padronização e documentação dos processos executados pela EPRI. | Despadronização da forma de execução dos processos. Dificuldade de mensuração da produtividade da equipe. Indisponibilidade de material de transferência de conhecimento. Obstáculo para identificar gargalos na execução dos processos. Dificuldade na tomada de decisões. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0079 - Cadastrar Documentos no Atlas; e, C2.N01.M01.PAI0080 - Realizar Distribuição das Demandas de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0081 - Fornecer Informações em relação aos Projetos. |
| 7 | Aderencia parcial do Prontuário Web e lista de documentos, pelas gerências que integram a EPR. | Gera itens com status desatualizados na lista de documentos. Criação de novos processos não cadastrados na lista de documentos. Falta de monitoramento do andamento dos documentos, pelas gerencias que integram a EPR. Possibilidade de demandas represadas. Possibilidade de resposta incorreta, devido a desatualização do Prontuario Web e lista de documentos, pelas gerencias que integram a EPR. Possibilidade de não acompanhamento pelas gerências da EPR, do status do documento deliberado pelo Superintendente. | C2.N01.M01.PAI0080 - Realizar Distribuição das Demandas de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0081 - Fornecer Informações em relação aos Projetos. |
| 8 | O efetivo disponibilizado para a EPRI não é suficiente para executar as demandas da área. | Possibilidade no atraso do fluxo da demanda. Possibilidade de insatisfação do cliente. Demora no atendimento da solicitação. Possibilidade de paralização do cadastro dos documentos no Atlas, em razão da ausência de capacidade/expertise com a ferramenta Arcgis. | C2.N01.M01.PAI0078 - Realizar Triagem de Documentos de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0079 - Cadastrar Documentos no Atlas; e, C2.N01.M01.PAI0080 - Realizar Distribuição das Demandas de Informações de Projetos C2.N01.M01.PAI0081 - Fornecer Informações em relação aos Projetos. |
Classificação dos problemas
| Natureza dos problemas | Qtd | Percentual |
|---|---|---|
| Sistema de Informação | 2 | 18% |
| Atores/Clientes/Fornecedores | 0 | 0% |
| Infraestrutura física | 0 | 0% |
| Planejamento | 0 | 0% |
| Regras de Negócio | 5 | 45% |
| Comunicação/Articulação | 0 | 0% |
| Processo (Handoffs e Controles de processos) | 0 | 0% |
| Burocracia | 0 | 0% |
| Financeiro | 0 | 0% |
| Conhecimento/Capacitação | 0 | 0% |
| Infraestrutura de T.I.C | 0 | 0% |
| Capacidade (dimensionamento equipe) | 2 | 18% |
| Integração | 2 | 18% |
| Total | 11 | 100% |
Proposta de melhorias
| Problema identificado | Melhoria | Correlação direta da melhoria |
|---|---|---|
| Despadronização da forma de inserção do assunto do processo de projeto no sistema Gdoc. | Criar metodologia para definir e padronizar a inserção do assunto do processo no sistema Gdoc. | Gestão |
| Despadronização da forma de cadastramento do endereço no Prontuário Web | Criar metodologia para definir e padronizar o cadastramento do endereço no Prontuário Web | Gestão |
| Dificuldade de institucionalização da rotina de cadastro das demandas de ouvidoria do sistema GOuvi, em razão do baixo efetivo da EPRI. | Verificar a possibilidade de definir regra de negócio para que todas as demandas de ouvidoria sejam cadastradas no prontuário Web. | Processo |
| Multiplicidade de sistemas durante a execução dos processos, a saber: Gdoc, SEI, Lista de Documentos, E-mail / Teams. | Verificar a possibilidade de integração dos sistemas, com a finalidade de extinguir o preenchimento manual da mesma informação em vários sistemas. | Sistema |
| Multiplicidade de sistemas para armazenamento dos dados necessarios para a execução das tarefas rotineiras nos processos da EPRI. | Verificar a possibilidade de integração dos sistemas, com a finalidade de realizar a busca dos dados atualizados para otimizar o tempo de pesquisa. | Sistema |
| Falta de padronização e documentação dos processos executados pela EPRI. | Realizar o mapeamento dos processos da EPRI para regulamentar e orientar a execução das atividades da área. | Gestão |
| Aderencia parcial do Prontuário Web e lista de documentos, pelas gerências que integram a EPR. | Realizar tratativas com as Gerências da EPR para aderirem integralmente o uso do Prontuário Web e a Lista de Documentos como ferramentas de uso diário. | Gestão |
| O efetivo disponibilizado para a EPRI não é suficiente para executar as demandas da área. | Verificar com setor de recursos humanos a possibilidade de realocação, admissão ou remanejamento de servidor para atender a área. | Gestão |